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Produktiver und effizienter Dokumenten-Software für ein „papierloses Büro“

| Autor / Redakteur: eGovernment SPEZIAL / Gerald Viola

In der Öffentlichen Verwaltung stapeln sich tagtäglich Unmengen an Papieren, Formularen und Anträgen, die bislang meist per Hand eingescannt und weiterverarbeitet werden. Dies kostet die Behörden nicht nur viel Zeit, sondern führt auch zu hohen Produktivitäts- und Gewinneinbußen.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Für eine effizientere Arbeitsweise ist es deshalb unabdingbar, dass wichtige Dokumente schnell auffindbar sind und gemeinsam in einer Abteilung genutzt werden können. Eine Möglichkeit, sich dieser Papierflut zu stellen, bietet die Dokumentenkonvertierung und OCR-Software von Nuance, OmniPage. Zu den Voraussetzungen des papierlosen Büros gehört nicht nur die benutzerfreundliche Konvertierung unterschiedlicher Dateiformate, sondern auch die Möglichkeit zur schnellen und umfassenden Bearbeitung der Dateien.

Die neue Version 18 von OmniPage bietet vielfältige Innovationen und Erweiterungen, um Dokumente noch produktiver und leistungsfähiger zu scannen und anschließend zu PDF-Dateien zu konvertieren. Die Erkennungsgenauigkeit konnte bei der neuen Version um weitere 67 Prozent bei der Layout- und um 18 Prozent bei der Zeichen-Präzision verbessert werden.

Funktionen für Behörden

Zahlreiche neue Funktionen von OmniPage 18 richten sich speziell an Behörden und Ämter. So spart der Anwender im Vergleich zur manuellen Neuerstellung von Seiten 15 und mehr Minuten pro Seite. Bei einem vierseitigen Dokument bedeutet dies eine Zeitersparnis von mindestens einer Stunde. Darüber hinaus reduziert OmniPage 18 die Konvertierungszeit von mehrseitigen PDF-Dateien um 30 Prozent. Große Mengen an Dokumenten können auf diese Weise viel effizienter als bisher bewältigt werden.

Für eine deutlich verbesserte Organisation von Dateien sorgt die integrierte PaperPort-Software. Sie übernimmt die Sortierung, Anzeige und Suche von mehr als 150 Dokumenten- und Fotoformaten. Ebenfalls integriert ist Nuance PDF Create für die Erstellung von PDF-Dateien, die zu hundert Prozent dem Industriestandard entsprechen.

Für die direkte Dokumentenspeicherung und -konvertierung in Google Docs, Box.net, Windows SkyDrive und mehr als zwanzig weiteren Cloud-Diensten steht ab sofort der innovative Nuance Cloud Connector zur Verfügung. Der Cloud-Dienst automatisiert und beschleunigt die Arbeitsprozesse, wodurch umständliches Einloggen und Uploaden nicht mehr nötig sind.

Papierformulare lassen sich mit OmniPage 18 einfach in ausfüllbare Formulare konvertieren und elektronisch versenden. Auch das Redigieren oder Schwärzen von vertraulichen Inhalten ist möglich, um beispielsweise Verträge intern weiterzureichen ohne dabei geheime Informationen preis zu geben. OmniPage kann Text auf der Basis einer Liste von Stichwörtern erkennen und automatisch markieren.

Unverzichtbares Werkzeug

Eine weitere Neuerung ist die innovative PDF-Konvertierung. Während andere Produkte bei der Umwandlung von Dokumenten in durchsuchbare PDF-Dateien Anmerkungen zerstören können, erstellt OmniPage 18 mit dem eDiscovery Assistant eine optimierte, durchsuchbare PDF-Datei, die Haftnotizen und Anmerkungen beibehält und einbezieht. Alle vorhandenen PDF-Anmerkungen werden gespeichert, der Nutzer kann somit den gesamten Inhalt einer PDF-Datei durchsuchen.

Der eDiscovery Assistant unterstützt auch Stapelkonvertierung und macht OmniPage damit zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Öffentliche Verwaltung, in der Verträge erstellt, Dokumente korrigiert und Personalunterlagen sowie eingescannte Finanz- und Steuerdaten bearbeitet werden.

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