Nur der ganze Prozess zählt Dokumente elektronisch bearbeiten über Behördengrenzen hinweg

Autor / Redakteur: Petra Winkler, verantwortet das Portfolio-Management Public Sector bei Siemens IT Solutions and Serv / Gerald Viola

eAdministration, die integrierte Sicht auf das Dokumentenmanagement mit Vorgangsbearbeitung, sichere Langzeitarchivierung, Content Management und elektronische Akten nehmen in den Behörden langsam aber sicher Gestalt an. Zahlreiche eGovernment-Projekte, die sich mit dieser innerbehördlichen Einführung beschäftigen, sind weitgehend abgeschlossen. Oder sie befinden sich in der Planung. eAdministration ist somit zu einem festen Bestandteil der Sachbearbeitung in vielen Behörden geworden.

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Dokumente durchgehend bearbeiten: Behörde A, Behörde B, Behörde C
Dokumente durchgehend bearbeiten: Behörde A, Behörde B, Behörde C
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Herausforderung in der Öffentlichen Verwaltung besteht darin, die Verwaltungsprozesse über Behördengrenzen hinweg fortzuführen. Doch die unter der Überschrift „Prozessketten“ zurzeit in Deutschland diskutierten Anforderungen erzwingen zusätzliche und vor allem übergreifende Lösungsansätze. Nur darüber sind weitergehende Effizienz- und Effektivitätsgewinne möglich.

Die Einführung von Prozessketten wird vor allem für den Einsatz zwischen Verwaltung und Wirtschaft diskutiert. An dieser Nahtstelle schlummern für alle Beteiligten die größten Nutzenpotenziale. Ein prominentes Beispiel dafür ist das One-Stop-Shop-Konzept der EU-Service-Directive. In der Praxis erprobte Methoden wie das eGovernment Framework von Siemens erleichtern die Konzeption und Umsetzung elektronischer, strukturierter wie unstrukturierter sowie sicherer Verwaltungsprozesse.

Zumal das Rahmenwerk die neuen elektronischen Prozesse in den Kontext aller dafür notwendigen Veränderungen stellt. So kann darüber beispielsweise gezielt auf Veränderungen innerhalb der IT-Infrastruktur sowie auf erforderliche Integrationsmaßnahmen geschlossen werden.

Das wiederum ermöglicht den Entscheidern, einen Fahrplan gestaffelt in Einzeletappen für eAdministration zu entwickeln. Er antizipiert für eine schrittweise Vorgehensweise nicht nur die technischen, sondern auch die organisatorischen Veränderungen. Auch die strategischen Ziele, die eine Behörde mit eAdministration verfolgt, können im Gesamtkontext des eGovernment Framework schließlich besser und vor allem praxisgerechter konkretisiert und umgesetzt werden.

Analyse des In- und Output von Verwaltungsprozessen

Eine Analyse anhand von Standard-Vorgehensmodellen liefert Erkenntnisse zum Zuschnitt von Prozessen, IT-Infrastruktur, Organisation und Wirtschaftlichkeit.

Die Fragen, die für die Analyse des In- und Output von Verwaltungsprozessen gestellt werden sollten, gehen ins Detail:

  • Welche Input-Kanäle werden verwendet?
  • Welche Dokumenten- oder Informationsobjekte kommen über diese Kanäle an?
  • Werden diese Objekte gespeichert, wenn ja, wie lange?
  • Wo sollen diese Objekte gespeichert und weiterver- oder weiterbearbeitet werden?
  • Wie viele Objekte sind das? Welche Größe haben sie?
  • Werden diese Objekte an der Input-Schnittstelle konvertiert?

Die gleichen Fragen sollten für den Output von Verwaltungsprozessen gestellt werden.

So trivial diese Fragen auf den ersten Blick erscheinen mögen: Die Antworten darauf sind mit entscheidend für eine erfolgreiche Planung der innerbehördlichen eAdministration-Projekte. Die Antworten erlauben zudem, behördenübergreifende Prozessketten mit hoher Effektivität und Effizienz zu identifizieren.

Gestützt über vorgefertigte Tabellen

Vorgefertigte Tabellen fördern die Professionalität dieser Vorgehensweise. Sie sollten

  • für die Datenerhebung,
  • zur Identifikation von Vorgangstypen,
  • für Projektstrukturen und Aufwände,
  • für Datenauswertung und -verdichtung (über Annahme und Erfahrungswerte),
  • zur Ergebnisdarstellung und
  • für eine konsequente Verfolgung weiterer Ausbauschritte bereitstehen.

Systematisch ausbauen

Bereits in der Einführung von IT-Verfahren für ein durchgängiges, übergreifendes Dokumentenmanagement einschließlich elektronischer Vorgangsbearbeitung und Archivierung steckt für die Behörde ein erhebliches Effizienz- und Effektivitätspotenzial. Die Erfahrungen aus den Projekten können als Basis dienen, den Entfaltungsraum für den Einsatz von elektronischer Aktenverwaltung und Vorgangsbearbeitung innerhalb der Behörden auf weitere Prozesse sowie über die Behördengrenzen hinweg auszudehnen.

Um zwischenbehördliche Dokumentenbearbeitungsfolgen in Gang zu setzen und umzusetzen, ist eine übergreifende IT-Architektur notwendig. Nur sie macht es möglich, die Prozesssteuerungen und Dokumentenverwaltungen im Gesamtkontext der beteiligten Behörden abzubilden.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang ein einheitliches Austauschformat. Es wird gebraucht, um behördenüberschreitend gemeinsam an Akten und Vorgängen inklusive der darin enthaltenen Dokumente und Daten arbeiten zu können. So sollten neben der Übermittlung von Dokumenten und Inhalten ihre komplette Struktur und Historie, einschließlich der elektronischen Signaturen, medienbruchfrei austauschbar sein. Dazu müssen nicht nur auf Formatebene, sondern auch auf Sende- und Empfänger-Seite die richtigen Weichen gestellt werden. Der Austausch sollte unabhängig von den dort eingesetzten Systemen funktionieren. Das ist die Voraussetzung, um Verwaltungsstandards wie XMeld, XJustiz, DOMEA und SAGA befolgen und integrieren zu können. Auch die Unabhängigkeit des Versands und Empfangs von der Transportebene muss gegeben sein. Das wird über die Befolgung von de-facto-Standards wie eMail oder FTP (File Transfer Protocol) erreicht. Für den Datenaustausch von eAkten, Dokumenten und Informationen zwischen verschiedenen DOMEA-Konzept-konformen Systemen hat Siemens IT Solutions and Services ZRX (Zipped Record XML) entwickelt.

Integration

Mitentscheidend für die Qualität der umfassenden eAdministration-Drehscheibe ist die Integration der Fachverfahren bei allen beteiligten Behörden. Fehlt die Einbindung wichtiger Fachverfahren und Applikationen, wird eAdministration nicht die erwartete Effizienz und Effektivität erbringen können. Die Ablauflogik der behördenübergreifenden Verwaltungsprozesse muss so in die IT-Infrastruktur implementiert werden, dass später interne oder externe Veränderungen ohne großen Anpassungsaufwand auf Prozessebene nachvollzogen werden können.

EU-DLR stand Pate

Mit einer Verteilung der Prozess- und Integrationslogik auf die beteiligten Applikationen ist das nicht möglich. Nur eine serviceorientierte Architektur (SOA) erlaubt eine Verlagerung der Prozesssteuerung. Auf diese Weise werden die bisher separat angesiedelten IT-Bereiche EAI (Enterprise Application Integration) und BPM (Business Process Modelling) zu einem Werkzeug zusammengeführt.

Konzeptionelle und technische Basis der SOA bildet der ESB (Enterprise Service Bus). Er unterstützt durch seine Ausrichtung die prozessorientierte Integration heterogener Fachverfahren und Anwendungen. Die innerhalb des ESB definierten und hinterlegten Regeln bilden die Prozesslogik ab. Über sie können Interaktionen mit Fachverfahren und Applikationen sowie Informationsweiterleitungsprozesse dorthin exakt nach Vorgaben gesteuert werden. Diese Steuerung funktioniert unabhängig davon, in welcher Behörde und an welchem Standort die Fachverfahren und Applikationen angesiedelt sind.

One-Stop-Shop-Konzept

Für die IT-Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie hat Siemens ein ganzheitliches Lösungskonzept entwickelt, das die genannten Anforderungen erfüllt. Alle Zugangskanäle wie Telefon, Internet, Fax oder Brief werden über ein Service-Center gebündelt. Das integrierte Middleware-Konzept ermöglicht eine übergreifende Prozesssteuerung, eine behördenübergreifende elektronische Akte und hält Schnittstellen zu den Verwaltungsverfahren vor. Über die Middleware werden sämtliche behördliche Informationen und Bescheide für den Anfragenden aggregiert und in einer übergeordneten elektronischen eAkte zusammengefasst. Die gesamte Prozessüberwachung bei Anfragen wird ebenfalls über diese Middleware abgewickelt.

SOA und SLA

Eine behördenübergreifende eAdministration setzt mit Blick auf die lokalen Fachverfahren und Applikationen aber nicht nur auf Prozessebene die richtige Servicesicht voraus. Die gesamte IT muss sich dem neuen Paradigma fügen. Eine Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung ist die Verbindung von dokumentenbasierender Vorgangsbearbeitung und dem SOA-Paradigma. Nur dann wird das durchgängige Dokumentenmanagement inklusive elektronischer Vorgangsbearbeitung, Inhaltsrecherchen und Archivierung voll zur Geltung kommen. IT-Ressourcen sowie SLAs (Service Level Agreements), so zum Durchsatz, zur Verfügbarkeit, zur Zuverlässigkeit und zum Ausfallschutz, müssen einzelnen Fachverfahren und Applikationen nach Bedarf flexibel zuordbar sein.

Resümee

eAdministration steht vor der Herausforderung, die durch eGovernment verfügbaren Behördenservices effizient und effektiv zu bedienen. Um die Verwaltungsmodernisierung auf die nächste Entwicklungsstufe zu heben, muss der Fokus auf behördenübergreifende Abläufe gerichtet werden. Denn nur eine ganzheitliche Betrachtungsweise und Umsetzung führt zum erwarteten Nutzen. So besehen sind die Behörden gefordert, im eigenen Interesse sowie im Interesse ihrer Kunden – Bürger und Wirtschaft – eAdministration progressiv auszubauen.

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(ID:2015119)