Nur der ganze Prozess zählt

Dokumente elektronisch bearbeiten über Behördengrenzen hinweg

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Gestützt über vorgefertigte Tabellen

Vorgefertigte Tabellen fördern die Professionalität dieser Vorgehensweise. Sie sollten

  • für die Datenerhebung,
  • zur Identifikation von Vorgangstypen,
  • für Projektstrukturen und Aufwände,
  • für Datenauswertung und -verdichtung (über Annahme und Erfahrungswerte),
  • zur Ergebnisdarstellung und
  • für eine konsequente Verfolgung weiterer Ausbauschritte bereitstehen.

Systematisch ausbauen

Bereits in der Einführung von IT-Verfahren für ein durchgängiges, übergreifendes Dokumentenmanagement einschließlich elektronischer Vorgangsbearbeitung und Archivierung steckt für die Behörde ein erhebliches Effizienz- und Effektivitätspotenzial. Die Erfahrungen aus den Projekten können als Basis dienen, den Entfaltungsraum für den Einsatz von elektronischer Aktenverwaltung und Vorgangsbearbeitung innerhalb der Behörden auf weitere Prozesse sowie über die Behördengrenzen hinweg auszudehnen.

Um zwischenbehördliche Dokumentenbearbeitungsfolgen in Gang zu setzen und umzusetzen, ist eine übergreifende IT-Architektur notwendig. Nur sie macht es möglich, die Prozesssteuerungen und Dokumentenverwaltungen im Gesamtkontext der beteiligten Behörden abzubilden.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang ein einheitliches Austauschformat. Es wird gebraucht, um behördenüberschreitend gemeinsam an Akten und Vorgängen inklusive der darin enthaltenen Dokumente und Daten arbeiten zu können. So sollten neben der Übermittlung von Dokumenten und Inhalten ihre komplette Struktur und Historie, einschließlich der elektronischen Signaturen, medienbruchfrei austauschbar sein. Dazu müssen nicht nur auf Formatebene, sondern auch auf Sende- und Empfänger-Seite die richtigen Weichen gestellt werden. Der Austausch sollte unabhängig von den dort eingesetzten Systemen funktionieren. Das ist die Voraussetzung, um Verwaltungsstandards wie XMeld, XJustiz, DOMEA und SAGA befolgen und integrieren zu können. Auch die Unabhängigkeit des Versands und Empfangs von der Transportebene muss gegeben sein. Das wird über die Befolgung von de-facto-Standards wie eMail oder FTP (File Transfer Protocol) erreicht. Für den Datenaustausch von eAkten, Dokumenten und Informationen zwischen verschiedenen DOMEA-Konzept-konformen Systemen hat Siemens IT Solutions and Services ZRX (Zipped Record XML) entwickelt.

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