Nur der ganze Prozess zählt

Dokumente elektronisch bearbeiten über Behördengrenzen hinweg

14.09.2008 | Autor / Redakteur: Petra Winkler, verantwortet das Portfolio-Management Public Sector bei Siemens IT Solutions and Serv / Gerald Viola

Dokumente durchgehend bearbeiten: Behörde A, Behörde B, Behörde C
Dokumente durchgehend bearbeiten: Behörde A, Behörde B, Behörde C

eAdministration, die integrierte Sicht auf das Dokumentenmanagement mit Vorgangsbearbeitung, sichere Langzeitarchivierung, Content Management und elektronische Akten nehmen in den Behörden langsam aber sicher Gestalt an. Zahlreiche eGovernment-Projekte, die sich mit dieser innerbehördlichen Einführung beschäftigen, sind weitgehend abgeschlossen. Oder sie befinden sich in der Planung. eAdministration ist somit zu einem festen Bestandteil der Sachbearbeitung in vielen Behörden geworden.

Die Herausforderung in der Öffentlichen Verwaltung besteht darin, die Verwaltungsprozesse über Behördengrenzen hinweg fortzuführen. Doch die unter der Überschrift „Prozessketten“ zurzeit in Deutschland diskutierten Anforderungen erzwingen zusätzliche und vor allem übergreifende Lösungsansätze. Nur darüber sind weitergehende Effizienz- und Effektivitätsgewinne möglich.

Die Einführung von Prozessketten wird vor allem für den Einsatz zwischen Verwaltung und Wirtschaft diskutiert. An dieser Nahtstelle schlummern für alle Beteiligten die größten Nutzenpotenziale. Ein prominentes Beispiel dafür ist das One-Stop-Shop-Konzept der EU-Service-Directive. In der Praxis erprobte Methoden wie das eGovernment Framework von Siemens erleichtern die Konzeption und Umsetzung elektronischer, strukturierter wie unstrukturierter sowie sicherer Verwaltungsprozesse.

Zumal das Rahmenwerk die neuen elektronischen Prozesse in den Kontext aller dafür notwendigen Veränderungen stellt. So kann darüber beispielsweise gezielt auf Veränderungen innerhalb der IT-Infrastruktur sowie auf erforderliche Integrationsmaßnahmen geschlossen werden.

Das wiederum ermöglicht den Entscheidern, einen Fahrplan gestaffelt in Einzeletappen für eAdministration zu entwickeln. Er antizipiert für eine schrittweise Vorgehensweise nicht nur die technischen, sondern auch die organisatorischen Veränderungen. Auch die strategischen Ziele, die eine Behörde mit eAdministration verfolgt, können im Gesamtkontext des eGovernment Framework schließlich besser und vor allem praxisgerechter konkretisiert und umgesetzt werden.

Analyse des In- und Output von Verwaltungsprozessen

Eine Analyse anhand von Standard-Vorgehensmodellen liefert Erkenntnisse zum Zuschnitt von Prozessen, IT-Infrastruktur, Organisation und Wirtschaftlichkeit.

Die Fragen, die für die Analyse des In- und Output von Verwaltungsprozessen gestellt werden sollten, gehen ins Detail:

  • Welche Input-Kanäle werden verwendet?
  • Welche Dokumenten- oder Informationsobjekte kommen über diese Kanäle an?
  • Werden diese Objekte gespeichert, wenn ja, wie lange?
  • Wo sollen diese Objekte gespeichert und weiterver- oder weiterbearbeitet werden?
  • Wie viele Objekte sind das? Welche Größe haben sie?
  • Werden diese Objekte an der Input-Schnittstelle konvertiert?

Die gleichen Fragen sollten für den Output von Verwaltungsprozessen gestellt werden.

So trivial diese Fragen auf den ersten Blick erscheinen mögen: Die Antworten darauf sind mit entscheidend für eine erfolgreiche Planung der innerbehördlichen eAdministration-Projekte. Die Antworten erlauben zudem, behördenübergreifende Prozessketten mit hoher Effektivität und Effizienz zu identifizieren.

 

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