Outsourcing Dokumentation an Profis auszulagern spart Zeit und Geld

Redakteur: Gerald Viola

Über die Jahre können Archive in Öffentlichen Verwaltungen enorme Ausmaße annehmen. Baupläne, Geodaten, Formulare, Korrespondenzschreiben – alles wird archiviert und im besten Fall schnell griffbereit sein. Zahlreiche eGovernment-Projekte wollen diesem Trend gegensteuern. Eines davon ist beispielsweise die elektronische Steuererklärung ELSTER.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Um dem übermäßigen Papierbestand Herr zu werden, empfiehlt sich die Digitalisierung solcher analogen Daten. Ist das Archiv allerdings sehr umfangreich, sind derlei Projekte intern oft nicht zu realisieren: Zu groß ist die Menge an Dokumenten, zu unterschiedlich die Dokumententypen (Papier, Karton, Zeichenfolien, Farbe und schwarz-weiß, kleine Formate bei der Korrespondenz, große Formate bei Bauplänen).

Die Kompetenzen der Mitarbeiter werden außerdem in aller Regel an anderer Stelle in der Verwaltung gebraucht. So bleibt keine Zeit, sich lange in die Scan-Technologie einzuarbeiten und danach die Archivierung zu überwachen. Folglich werden auch noch so akribisch geplante Konzepte hinfällig, bis schließlich das ganze Digitalisierungs-Vorhaben versanden kann.

Erfolgversprechender ist es in solchen Fällen, die anstehenden Aufgaben an externe Spezialisten auszulagern. Bei entsprechenden Dienstleistern sind die technischen und personellen Voraussetzungen oft ganz andere als intern: Selbst Pläne in Übergröße, die also das Format DIN A 0 übersteigen, meistern diese mithilfe eines modernen Maschinenparks, schneller und in besserer Qualität. Darüber hinaus versteht es das Fachpersonal, unterschiedliche Dokumententypen mit den korrekten Scan-Einstellungen zu bearbeiten.

Denn nicht alle Dokumente lassen sich über einen Kamm scheren: Farbige Pläne und Schwarzweiß-Informationen verlangen unterschiedliche Behandlung, für Folien gelten ebenfalls andere Vorgaben. Nur geschultes Fachpersonal findet zügig die geeigneten Einstellungen und kann die nötigen Korrekturen vornehmen. Des Weiteren ist der Maschinenpark bei externen Serviceanbietern auf einem technisch aktuelleren Stand und hält für jede Art von Dokument die richtige Lösung bereit.

Beispielsweise können Dokumente auch mehrere Jahrzehnte oder ein ganzes Jahrhundert alt sein. Entsprechend viel Schmutz hat sich auf der Oberfläche angelagert. Durchschnittliche Hard- und Software kann so etwas nicht ausgleichen. Spezialisten dagegen verfügen über professionelle Ausrüstung und machen selbst ältere, vergilbte und unleserliche Schriftstücke wieder brauchbar.

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Voraussetzungen für den Einsatz eines Dienstleisters

Ein externer Dienstleister sollte außerdem in der Lage sein, Kunden außerhalb seines direkten Wirkungskreises zu bedienen. Dazu gehört ein durchdachtes Logistiknetz, oder – bei großen Datenmengen – ein Vor-Ort-Service. Oftmals ist es günstiger, die Maschinen plus Fachpersonal anzumieten, als Dokumente kistenweise zu transportieren. Klare Zeitvorgaben können so im Voraus definiert und eingehalten werden. Dies gibt Projektmanagern Sicherheit und Überblick.

Darüber hinaus sollten öffentlichen Auftraggebern mehrere Optionen zur Speicherung ihrer Daten offen stehen. Damit sind nicht nur CDs, DVDs oder Festplatten als Informationsträger gemeint. Online-Archive mit weltweitem Zugriff komplettieren dieses Portfolio erst.

Die Wenzel Gruppe beispielsweise bietet Bauherren an, die digitalisierten Daten auf eine passwortgeschützte Internet-Plattform hochzuladen (www.planhoch2.de), die Verantwortliche als Änderungsdienst nutzen können. Werden dann Teile einer Parzelle geändert, vermerkt dies der Verantwortliche am PC auf dem digitalen Plan und lädt ihn wieder auf die Plattform. Wird das Flurstück, und damit auch der Plan, abermals verändert, läuft das gleiche Prozedere ab: Den alten Plan aufrufen, Änderungen digital vornehmen, hochladen. So können alle Zuständigen immer mit dem aktuellen Material agieren oder Veränderungen über Jahrzehnte hinweg beobachten, inklusive eines Vergleichs mit den Vorversionen.

Neben Computer-gestützen Datenträgern sollte außerdem das Medium Microfilm nicht unterschätzt werden. Dieser EDV-unabhängige Langzeitspeicher kann bis zu 300 Jahre ohne Qualitätsverlust überdauern und ist von technischen Veränderungen, egal ob bei der Hard- oder Software, nicht betroffen.

Die Informationen sind also auch dann verwendbar, wenn gewisse Dateiformate schon lange durch andere abgelöst wurden oder technische Probleme EDV-gestützte Daten im schlimmsten Fall unbrauchbar machen. Ein guter Dienstleister hält die Option „Microfilm“ für den Anwender also stets offen.

Fazit

Das Digitalisieren von Archiven in Öffentlichen Verwaltungen ist keine reine Fließbandarbeit mit einem einzigen Gerät. Für gute Qualität und eine schnelle, effiziente Abwicklung sorgt erst geschultes und routiniertes Fachpersonal mit umfangreicher, moderner technischer Ausrüstung. Das Tüpfelchen auf dem „i“ bilden Zusatzleistungen wie Vor-Ort-Service oder das Speichern von Daten auf Microfilm.

So können sich Mitarbeiter in den Verwaltungen auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, was am Ende Zeit und bares Geld spart.

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