9. eGovernment-Wettbewerb DNA medienbruchfrei erfassen und übermitteln

Redakteur: Manfred Klein

Das Landeskriminalamt Rheinland-Pfalz hat mit dem Projekt „Medienbruchfreie DNA-Datenerfassung und -übermittlung“ ein einheitliches, schnelles, sicheres und vor allem gerichtsfestes Erfassungs- und Übermittlungssystem eingeführt. Damit ist die medienbruchfreie Bereitstellung von Laborinformationen und DNA-Analysen gewährleistet. Ziel ist eine noch effizientere und schnellere Zusammenarbeit und damit eine signifikant höhere Aufklärungsquote in der Verbrechensbekämpfung.

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Per Barcode zur medienbruchfreien Erfassung und Übermittlung von DNA-Datensätzen
Per Barcode zur medienbruchfreien Erfassung und Übermittlung von DNA-Datensätzen
( Archiv: Vogel Business Media )

Belohnt wurde diese innovative Entwicklung beim neunten eGovernment-Wettbewerb, den die Management- und Technologieberatung BearingPoint gemeinsam mit dem Technologieanbieter Cisco ausrichtet. Das Landeskriminalamt Rheinland-Pfalz wurde für sein Projekt in der Kategorie „eCollaboration“ ausgezeichnet.

Die DNA-Analyse spielt bei der Aufklärung von Straftaten eine immer größere Rolle. Die Anzahl der Delikte, die mithilfe einer molekulargenetischen Untersuchung geklärt werden können, steigt von Jahr zu Jahr. Vor diesem Hintergrund kommt der DNA-Analyse eine erhebliche kriminalistische Bedeutung zu. Die Folge ist ein signifikanter Anstieg bei den durchzuführenden DNA-Untersuchungen.

Schriftliche Dokumente bestimmen die Prozesse in der Kriminaltechnologie und sind Basis für die kriminalpolizeilichen Ermittlungen und eine fundierte Beweisführung vor Gericht. Seit jeher werden in Laboren und Forschungseinrichtungen Dokumente erstellt. Bekannt sind die Labortagebücher, Ergebnisprotokolle und Arbeitsanweisungen der Wissenschaftler an die Mitarbeiter. Diese können zwar strukturiert und formalisiert erstellt werden, sind aber meistens Papierdokumente. Die formale Abarbeitung im Labor in der üblicherweise papiergebundenen Akte verbirgt viele Schwachstellen.

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Schwachstellen beseitigt

Jedes Weiterleiten von Untersuchungsanfragen bedeutet ein Stillstand in der Bearbeitungskette. Es hängt allein von der Zeitdauer des Weiterleitungsvorgangs ab, wann wieder damit gearbeitet werden kann. Wenn, wie in der Praxis der Kriminaltechnik nicht unüblich, Begutachtungen parallel durchgeführt werden müssen, ist dies nur mit entsprechenden Kopien der Untersuchungsakte möglich. Jedoch ist damit die Akte so lange nicht homogen, wie die einzelnen Ergebnisse nicht zusammengeführt werden. Absprachen und Recherchen zu den Inhalten der Untersuchungsakte sind sehr zeitaufwendig und meist nur in Besprechungen möglich.

Komplizierte Fragestellungen müssen oft interdisziplinär beantwortet werden. Akten und Spurenträger sind bis zu einem Menschenleben lang zu verwahren, wenn eine schwere Straftat nicht verjährt. Lagerort von Spuren und Akten und der Bearbeitungsstatus lassen sich nur noch sehr zeitaufwendig feststellen.

Die Zuordnung zu Rahmenplanaktenzeichen und die Vergabe von Schlagworten können mit einem großen individuellen Spielraum vergeben werden. Für einen Dritten ist es dann schwer, genau diese Logik zu treffen.

Akten werden aus der Registratur nur während der üblichen Geschäftszeiten vorgelegt.

In der Konsequenz werden bei den Sachbearbeitern separate Tagebücher, Handakten, Postbücher etc. vorgehalten und gepflegt. Arbeitsabläufe werden dadurch ineffizient und intransparent. Die Sachbearbeitung hat weniger Zeit, sich auf die Kernprozesse zu konzentrieren und der administrative Aufwand rund um die Vorgangsbearbeitung beansprucht die Arbeitszeit überproportional. Serviceleistungen und schnelle Reaktionen auf veränderte Aufgabenstellungen oder Nachfragen seitens der Ermittler sind so kaum möglich.

Das war auch die Ausgangslage im Jahr 2005. In den Dezernaten innerhalb der Abteilung Kriminalwissenschaft und -technik wurden dezentral Tagebücher und Handakten angelegt. Die elektronischen Tagebücher waren nicht miteinander vernetzt. Daten wurden redundant erhoben. Die Disziplinen in der Abteilung konnten nicht ohne Weiteres wissen, wer unter Umständen noch an dem Spurenträger Untersuchungen zu erledigen hatte. Dies erforderte einen erheblichen Koordinationsaufwand vom Eingang der Untersuchungsanträge bis hin zur Überwachung von Löschfristen für Daten und die Herausgabe oder Vernichtung von Asservaten.

Die Ergebnisse der molekulargenetischen Untersuchungen sind DNA-Identifizierungsmuster, die für den Laien aus kryptischen Zahlenwerten und -kombinationen besteht. Diese Werte wurden aus dem DNA-Laborgeräten ausgelesen, von Sachverständigen interpretiert und händisch in einem Formular erfasst. Dieser und weitere Medienbrüche im Verlauf der DNA-Analyse waren erhebliche Fehlerquellen, weswegen der herkömmliche Prozess zeitaufwendig und arbeitsintensiv mit sechs QS-Schritten überwacht werden musste.

Eine wichtige Herausforderung ist, dass der Sachverständige während seiner Untersuchung die Personalien eines Probanden nicht wissen darf. Dazu müssen die Untersuchungsanträge anonymisiert dem Laborbereich zugeführt werden. Nach der Untersuchung sind die Gutachten durch eine Stelle wieder mit den Personalien zusammenzuführen.

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Juristisch einwandfrei

Um ein Gutachten gerichtsfest zu gestalten, müssen alle Schritte der Untersuchungen lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine Untersuchung muss auch nach Jahren zu den gleichen Bedingungen wiederholt werden können. Bei bestimmten Kapitalverbrechen, die nicht verjähren, müssen Daten und Spuren ein Menschenleben lang asserviert werden.

Herkömmliche Laborinformationssysteme auf dem Markt wurden analysiert und konnten nur Insellösungen sein. Das Ziel, ein integratives System zu schaffen, konnte damit nicht erreicht werden.

Die Landesregierung Rheinland-Pfalz hatte aber als wichtigstes Element der Umsetzung von eGovernment die Einführung der „elektronischen Akte“ zur dauerhaften und revisionssicheren Speicherung von Dokumenten und der elektronischen Kommunikation beschlossen. In diesem Zusammenhang empfiehlt die Landesregierung das Produkt DOMEA der Firma OpenText als Landesstandard für den Bereich Dokumentenmanagementsystem einzusetzen. Das wurde durch die Polizeiabteilung im Innenministerium aufgenommen und 2005 das Projekt zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems DOMEA bei der Polizei Rheinland-Pfalz in einer ersten Ausbaustufe im Landeskriminalamt zur Unterstützung der Abläufe und Verfahren im Bereich der kriminaltechnischen Untersuchungsstelle beauftragt.

Erste Projektphase

Ziel dieser ersten Phase war die Entwicklung und Einführung einer IT-gestützten Asservatenverwaltung, eines Laborinformationssystems und einer durchgängigen Dokumentation und Archivierung von Akten und Vorgängen auf Basis von DOMEA mit Schnittstellen zu Fachverfahren, Expertensystemen, Laborgeräten und Scannern. Dies sollte insbesondere durch die Abbildung der Geschäftsordnung des Landeskriminalamts, die Verwendung des landeseinheitlichen Rahmenaktenplans und die medienbruchfreie Übertragung der Daten über Schnittstellen realisiert werden.

Die Einführung bei der Polizei in Rheinland-Pfalz orientierte sich am DOMEA-Konzept der Koordinierungs- und Beratungsstelle beim Bundesinnenministerium (KBSt). Dieses geht davon aus, dass Aktenverwaltung und Vorgangsbearbeitung in Behörden und Verwaltungen in unterschiedlichen medialen Formen stattfinden. Wesentliches Ziel des DOMEA-Konzeptes der KBSt ist die Einführung der elektronisch unterstützten Akte. So sollen behördliche Geschäftsprozesse medienbruchfrei und vollständig realisiert werden können.

Behördliche Unterlagen müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität und Authentizität, Zusammenfassung aufgabenbezogener und zusammengehöriger Schriftstücke, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. So müssen auch IT-unterstützte Akten hinreichenden Inhalt und Struktur aufweisen und sich in einen Kontext einordnen lassen. Elektronisch unterlegte Akten sollen wie reine Papierakten über die unmittelbare Bearbeitung hinaus ihre Nachweisfunktion erfüllen.

Folgende Grundanforderungen waren daher bei der DOMEA-Einführung zu beachten. DOMEA soll als zentrale Anwendung beim Landesbetrieb Daten und Information (LDI) betrieben werden. Grundsätzlich sollen alle elektronischen Dokumente an allen Arbeitsplätzen verfügbar sein. Wichtig ist die schnelle Recherche nach Vorgängen und Dokumenten auch im Volltextmodus sowie die (teil)-automatisierte Erstellung von Dokumenten. Um bei ad-hoc-Situationen nicht an feste Workflowvorgaben gefesselt zu sein, muss das System so geplant sein, dass neben den (teil)-automatisierten Weiterleitungen auch die parallele Bearbeitung von Vorgängen möglich ist. Jeder Arbeitsschritt soll protokolliert werden und zu jedem Zeitpunkt muss eine schnelle und sichere Sachstandsaussage zu Untersuchungsständen und statistischen Fragestellungen möglich sein. Die Schnittstellen zu Fachanwendungen müssen ausfallsicher und mit einer zusätzlichen Rückfallposition angeboten werden. Auf gesetzliche Änderungen hin muss das System kurzfristig und mit überschaubarem Kostenrahmen der neuen Rechtslage angepasst werden können. Die besonderen Belange des Datenschutzes und der der Datensicherheit sind abzubilden.

Die fachlichen und finanziellen Dimensionen und Auswirkungen des Projektes auf die Aufbau- und Ablauforganisation erforderten eine besondere Beobachtung und einen wirksamen Umgang mit den „Kritischen Erfolgsfaktoren (KEF)“.

Zu den KEF zählen allgemein insbesondere

  • die Verfügbarkeit der personellen Ressourcen,
  • die Qualifikation der einzusetzenden Projektmitarbeiter,
  • die Festlegung des fachlichen Projektumfangs,
  • die Zusammenarbeit der beteiligten Dienststellen und Dienstleister sowie
  • die Entscheidungskompetenz der Projektleitung

Darüber hinaus sind folgende Risiken bei der Einführung von DOMEA in der Kriminaltechnik zu beachten:

  • Produktivitätsabfall während der Projektphase,
  • Serviceeinbußen bei der Netzwerkverwaltung für den Regelbetrieb für die Dauer des Projektes,
  • Akzeptanzprobleme durch anfänglichen Mehraufwand und
  • Ausfall des Systems im Produktivbetrieb.

Früh wurde erkannt und darauf hingewiesen, dass insbesondere während der Testphase in der Kriminaltechnik Produktivitätseinbrüche wahrscheinlich sind, da aus fachlichen und technischen Erwägungen keine Systemtests während des Produktionsbetriebes durchgeführt werden können. Die Tests können nur von den Sachverständigen selbst unter Laborbedingungen abgearbeitet werden. Hierzu ist neben der wissenschaftlichen Kompetenz auch eine gründliche Beschulung in das geschaffene IT-Produkt erforderlich.

Ebenso ist zu berücksichtigen, dass die Mitarbeiter aus dem DV-Bereich des LKA in das Projekt personell erheblich involviert sind. Dies führt zwangsläufig zu Priorisierung der Alltagsarbeit zugunsten des Projektes.

Die Systemeinführung transformiert gewohnte Arbeitsabläufe in eine ungewohnte IT-Umgebung. Der Zeitaufwand der Bearbeitung nahm daher anfangs zu. Dies galt auch ausdrücklich für Routinetätigkeiten.

Bestehende informelle Arbeitsweisen mussten den neuen Vorgaben im Sinne der Geschäftsordnung angepasst werden, was zu Akzeptanzproblemen führte. Durch die erheblichen Eingriffe beziehungsweise anschließenden Veränderungen insbesondere der Ablauforganisation waren Information und Kommunikation in und aus Richtung der jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie zu den Personalvertretungen und dem Landesbeauftragten für den Datenschutz wesentlich für den Projekterfolg.

Die Lösung ist seit Februar 2009 unter Produktionsbedingungen im Landeskriminalamt Rheinland-Pfalz im Einsatz. Untersuchungsanträge werden aus dem Expertensystem der Polizei POLADIS über eine Schnittstelle an DOMEA übersandt. Die Anträge können aber auch im Landeskriminalamt mit einem KOFAX-Scanner eingelesen werden. In beiden Fällen wird in DOMEA automatisch ein Vorgang angelegt. Sind mehrere Disziplinen mit der Untersuchung beauftragt, so wird die Reihenfolge der Untersuchungen individuell durch eine Expertenstelle festgelegt. Jeder Sachverständige kann erkennen, welche Untersuchungen geplant oder schon durchgeführt worden sind und wer gerade den Spurenträger untersucht.

Der Spurenträger wird mit einem Barcode versehen. An allen Untersuchungsstellen wird der Barcode ausgelesen, sodass lückenlos nachgewiesen werden kann, wann das Asservat wo war beziehungsweise wo es sich befindet.

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Fazit

Die Untersuchungen der DNA-Analysemaschinen werden durch das System angestoßen. Dabei wurde berücksichtigt, dass in Zukunft auch ein Roboter mit DOMEA im DNA-Bereich kommunizieren kann. Untersuchungsergebnisse der Maschinen werden durch die Sachverständigen interpretiert und dann in elektronische Akten exportiert. Über Barcodes, die in die von DOMEA generierten Formulare integriert sind, können Daten ausgelesen und in Masken der DNA-Analyse-Datei eingetragen werden, ohne dass unbedingt eine Schnittstelle bestehen muss. Die Gutachten können dem Auftraggeber elektronisch in das Expertensystem übergeben werden.

Für das Landeskriminalamt bedeutet die neue Lösung neben den aufbau- und ablauforganisatorischer Anpassungen die Abkehr von der Papierakte und der Mehrfacherfassung hin zur elektronischen/digitalisierten Akte. Verbunden damit ist die Einführung einer elektronischen Registratur. Der Durchsatz an Analysen konnte zudem merkbar gesteigert werden. Jeder Mitarbeiter kann sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren. Und auch die Fehlerquote wurde durch die medienbruchfreie Datenübertragung von Laborergebnissen deutlich verbessert. Die Anfragen aus den Polizeibehörden können jederzeit von einer Stelle aus umfassend beantwortet werden.

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