9. eGovernment-Wettbewerb

DNA medienbruchfrei erfassen und übermitteln

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Juristisch einwandfrei

Um ein Gutachten gerichtsfest zu gestalten, müssen alle Schritte der Untersuchungen lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine Untersuchung muss auch nach Jahren zu den gleichen Bedingungen wiederholt werden können. Bei bestimmten Kapitalverbrechen, die nicht verjähren, müssen Daten und Spuren ein Menschenleben lang asserviert werden.

Herkömmliche Laborinformationssysteme auf dem Markt wurden analysiert und konnten nur Insellösungen sein. Das Ziel, ein integratives System zu schaffen, konnte damit nicht erreicht werden.

Die Landesregierung Rheinland-Pfalz hatte aber als wichtigstes Element der Umsetzung von eGovernment die Einführung der „elektronischen Akte“ zur dauerhaften und revisionssicheren Speicherung von Dokumenten und der elektronischen Kommunikation beschlossen. In diesem Zusammenhang empfiehlt die Landesregierung das Produkt DOMEA der Firma OpenText als Landesstandard für den Bereich Dokumentenmanagementsystem einzusetzen. Das wurde durch die Polizeiabteilung im Innenministerium aufgenommen und 2005 das Projekt zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems DOMEA bei der Polizei Rheinland-Pfalz in einer ersten Ausbaustufe im Landeskriminalamt zur Unterstützung der Abläufe und Verfahren im Bereich der kriminaltechnischen Untersuchungsstelle beauftragt.

Erste Projektphase

Ziel dieser ersten Phase war die Entwicklung und Einführung einer IT-gestützten Asservatenverwaltung, eines Laborinformationssystems und einer durchgängigen Dokumentation und Archivierung von Akten und Vorgängen auf Basis von DOMEA mit Schnittstellen zu Fachverfahren, Expertensystemen, Laborgeräten und Scannern. Dies sollte insbesondere durch die Abbildung der Geschäftsordnung des Landeskriminalamts, die Verwendung des landeseinheitlichen Rahmenaktenplans und die medienbruchfreie Übertragung der Daten über Schnittstellen realisiert werden.

Die Einführung bei der Polizei in Rheinland-Pfalz orientierte sich am DOMEA-Konzept der Koordinierungs- und Beratungsstelle beim Bundesinnenministerium (KBSt). Dieses geht davon aus, dass Aktenverwaltung und Vorgangsbearbeitung in Behörden und Verwaltungen in unterschiedlichen medialen Formen stattfinden. Wesentliches Ziel des DOMEA-Konzeptes der KBSt ist die Einführung der elektronisch unterstützten Akte. So sollen behördliche Geschäftsprozesse medienbruchfrei und vollständig realisiert werden können.

Behördliche Unterlagen müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität und Authentizität, Zusammenfassung aufgabenbezogener und zusammengehöriger Schriftstücke, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. So müssen auch IT-unterstützte Akten hinreichenden Inhalt und Struktur aufweisen und sich in einen Kontext einordnen lassen. Elektronisch unterlegte Akten sollen wie reine Papierakten über die unmittelbare Bearbeitung hinaus ihre Nachweisfunktion erfüllen.

Folgende Grundanforderungen waren daher bei der DOMEA-Einführung zu beachten. DOMEA soll als zentrale Anwendung beim Landesbetrieb Daten und Information (LDI) betrieben werden. Grundsätzlich sollen alle elektronischen Dokumente an allen Arbeitsplätzen verfügbar sein. Wichtig ist die schnelle Recherche nach Vorgängen und Dokumenten auch im Volltextmodus sowie die (teil)-automatisierte Erstellung von Dokumenten. Um bei ad-hoc-Situationen nicht an feste Workflowvorgaben gefesselt zu sein, muss das System so geplant sein, dass neben den (teil)-automatisierten Weiterleitungen auch die parallele Bearbeitung von Vorgängen möglich ist. Jeder Arbeitsschritt soll protokolliert werden und zu jedem Zeitpunkt muss eine schnelle und sichere Sachstandsaussage zu Untersuchungsständen und statistischen Fragestellungen möglich sein. Die Schnittstellen zu Fachanwendungen müssen ausfallsicher und mit einer zusätzlichen Rückfallposition angeboten werden. Auf gesetzliche Änderungen hin muss das System kurzfristig und mit überschaubarem Kostenrahmen der neuen Rechtslage angepasst werden können. Die besonderen Belange des Datenschutzes und der der Datensicherheit sind abzubilden.

Die fachlichen und finanziellen Dimensionen und Auswirkungen des Projektes auf die Aufbau- und Ablauforganisation erforderten eine besondere Beobachtung und einen wirksamen Umgang mit den „Kritischen Erfolgsfaktoren (KEF)“.

Zu den KEF zählen allgemein insbesondere

  • die Verfügbarkeit der personellen Ressourcen,
  • die Qualifikation der einzusetzenden Projektmitarbeiter,
  • die Festlegung des fachlichen Projektumfangs,
  • die Zusammenarbeit der beteiligten Dienststellen und Dienstleister sowie
  • die Entscheidungskompetenz der Projektleitung

Darüber hinaus sind folgende Risiken bei der Einführung von DOMEA in der Kriminaltechnik zu beachten:

  • Produktivitätsabfall während der Projektphase,
  • Serviceeinbußen bei der Netzwerkverwaltung für den Regelbetrieb für die Dauer des Projektes,
  • Akzeptanzprobleme durch anfänglichen Mehraufwand und
  • Ausfall des Systems im Produktivbetrieb.

Früh wurde erkannt und darauf hingewiesen, dass insbesondere während der Testphase in der Kriminaltechnik Produktivitätseinbrüche wahrscheinlich sind, da aus fachlichen und technischen Erwägungen keine Systemtests während des Produktionsbetriebes durchgeführt werden können. Die Tests können nur von den Sachverständigen selbst unter Laborbedingungen abgearbeitet werden. Hierzu ist neben der wissenschaftlichen Kompetenz auch eine gründliche Beschulung in das geschaffene IT-Produkt erforderlich.

Ebenso ist zu berücksichtigen, dass die Mitarbeiter aus dem DV-Bereich des LKA in das Projekt personell erheblich involviert sind. Dies führt zwangsläufig zu Priorisierung der Alltagsarbeit zugunsten des Projektes.

Die Systemeinführung transformiert gewohnte Arbeitsabläufe in eine ungewohnte IT-Umgebung. Der Zeitaufwand der Bearbeitung nahm daher anfangs zu. Dies galt auch ausdrücklich für Routinetätigkeiten.

Bestehende informelle Arbeitsweisen mussten den neuen Vorgaben im Sinne der Geschäftsordnung angepasst werden, was zu Akzeptanzproblemen führte. Durch die erheblichen Eingriffe beziehungsweise anschließenden Veränderungen insbesondere der Ablauforganisation waren Information und Kommunikation in und aus Richtung der jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie zu den Personalvertretungen und dem Landesbeauftragten für den Datenschutz wesentlich für den Projekterfolg.

Die Lösung ist seit Februar 2009 unter Produktionsbedingungen im Landeskriminalamt Rheinland-Pfalz im Einsatz. Untersuchungsanträge werden aus dem Expertensystem der Polizei POLADIS über eine Schnittstelle an DOMEA übersandt. Die Anträge können aber auch im Landeskriminalamt mit einem KOFAX-Scanner eingelesen werden. In beiden Fällen wird in DOMEA automatisch ein Vorgang angelegt. Sind mehrere Disziplinen mit der Untersuchung beauftragt, so wird die Reihenfolge der Untersuchungen individuell durch eine Expertenstelle festgelegt. Jeder Sachverständige kann erkennen, welche Untersuchungen geplant oder schon durchgeführt worden sind und wer gerade den Spurenträger untersucht.

Der Spurenträger wird mit einem Barcode versehen. An allen Untersuchungsstellen wird der Barcode ausgelesen, sodass lückenlos nachgewiesen werden kann, wann das Asservat wo war beziehungsweise wo es sich befindet.

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