Branchenkompass Public Services 2015 Digitalisierung macht Behörden effizient

Redakteur: Manfred Klein

Schon seit einigen Jahren digitalisieren Behörden zunehmend ihre Arbeitsprozesse. Denn der Einsatz von IT vermeidet Medienbrüche, bringt erhebliche Effizienzgewinne und legt den Grundstein für den Ausbau von eGovernment-Angeboten.So wird eGovernment zum Treibstoff der Prozessoptimierung in der Verwaltung.

Firmen zum Thema

Digitalisierung wird in vielen Verwaltungen noch stiefmütterlich behandelt
Digitalisierung wird in vielen Verwaltungen noch stiefmütterlich behandelt
(Bild: Zerophoto - Fotolia.com)

Knappe Kassen sowie sich stetig wandelnde Anforderungen zwingen Öffentliche Verwaltungen mehr denn je, effizient zu wirtschaften. Um ihre Effizienz zu steigern, nutzen Behörden zahlreiche IT-Instrumente. Dies zeigt der Branchenkompass Public Services 2015 von Sopra Steria Consulting. Neun von zehn befragten Entscheidern in der Öffentlichen Verwaltung drängen auf einen zielgerechteren Einsatz der IT bei fachlichen Anforderungen und wollen Effizienzreserven heben. Damit ist das Thema gegenüber der vorangegangenen Befragung im Jahr 2013 noch einmal deutlich wichtiger geworden.

Idealerweise ermöglicht der Einsatz von IT in Fachanwendungen eine stärkere Automatisierung der Prozesse, in welche die deutliche Mehrheit der Befragten investieren will. Dabei spielt auch die Vermeidung von Medienbrüchen eine wichtige Rolle. Häufig erfolgt die Aktenführung noch in Papierform, die Daten werden manuell in die elektronische Vorgangsbearbeitung eingegeben. Stattdessen ist eine durchgängige und weitgehend automatisierte Weiterleitung, Bearbeitung und Archivierung auf digitalem Wege deutlich effizienter.

Der Ausbau elektronischer Angebote bietet auch die Chance zur Prozessoptimierung, die im eGovernment-Gesetz des Bundes verpflichtend bei der Bereitstellung entsprechender Verfahren verankert ist. Verbindet man diese mit einer Aufgabenvollzugskritik besteht die Möglichkeit, die Qualität der Aufgabenabwicklung zu steigern.

eGovernment als Chance zur Prozessoptimierung

So lautet die Frage nun nicht mehr, welche Prozesse elektronisch bereitgestellt werden können, sondern wird dadurch ergänzt, wie sich die Aufgabenabwicklung qualitativ verbessern lässt. Dies kann erreicht werden, indem elektronisch eingehende Anträge unmittelbar bearbeitet sowie Wege- und Liegezeiten eingespart werden.

Darüber hinaus sinken manuelle Nacherfassungs- oder Korrekturaufwände. Diesem Anspruch müssen eGovernment-Angebote Rechnung tragen. So sehen 85 Prozent der Entscheider die Aufgabenvollzugskritik, also die inhaltliche ­Prozessverbesserung, als äußerst wichtig an.

Elektronische Datenverarbeitungsprozesse sind nur dann zielführend und effizient, wenn sie auch für die Verwaltung einen Mehrwert bieten und nicht nur dem Bürger als Serviceleistung nutzen. Damit können auch Veränderungen in der Aufbauorganisation einhergehen. So geben zwei Drittel der Befragten an, dass sie ihre interne Aufbauorganisation verbessern möchten, um effizienter zu werden – ein Zuwachs gegenüber 2013 um sieben Prozentpunkte.

Auch die Konsolidierung hin zu ­einer einheitlichen IT-Infrastruktur besitzt für die Entscheider weiterhin eine hohe Priorität. Über 80 Prozent der Befragten planen entsprechende Vorhaben. Bei Landes- und Bundesbehörden liegt der Anteil sogar noch etwas höher.

Die Erwartungshaltung, die im Zuge einer Konsolidierung entsteht, ist dabei sehr vielfältig. Ein wichtiges Argument sind hier die deutlich geringeren Steuerungsaufwände, die im Zuge der Konsolidierung entstehen. Zudem wird die Anzahl an Schnittstellen unterschiedlicher Systeme geringer und der Wartungsaufwand sinkt.

Hinzu kommt, dass zunehmend in Standardlösungen investiert wird, die in der Entwicklung und im Betrieb häufig kostengünstiger sind. Nebenbei besteht mit konsolidierten IT-Systemen auch die Möglichkeit, Dienste behördenübergreifend verfügbar zu machen.

Die Konsequenz einer Konsolidierung der IT-Infrastruktur und der Weg hin zu einheitlichen Standardlösungen sind Gründe, warum die Bereitschaft seitens der Verwaltungen mit Blick auf Kooperationen und das Outsourcing an privatwirtschaftliche Dienstleister zurückgeht. Nur noch knapp 40 Prozent der Befragten können sich das in den nächsten Jahren vorstellen oder wollen es umsetzen. Vor allem Kommunen sind in dieser Hinsicht skeptisch und bevorzugen dann interkommunale Kooperationen. Landes- und Bundesbehörden haben hier weniger Berührungsängste.

Auch die Bereitschaft, in den kommenden drei Jahren wenigstens einen Teil der Verwaltung auszulagern, ist gesunken. Nur noch die Hälfte der Entscheider ist zum Outsourcing an ein staatliches oder privates Dienstleistungsunternehmen bereit.

Immerhin mehr als ein Drittel der Entscheider plant, den Betrieb und die Wartung von Applikationen in Form einer Public Private Partnership, einer vollständigen Auslagerung oder eines Shared-Service-Centers auszugliedern. Ein genauso hoher Anteil hat dies für das eigene Rechenzentrum vor. Weniger als ein Viertel der ­Befragten kann es sich vorstellen, das IT-Servicemanagement an externe Dienstleister zu vergeben.

Zentrale Services

Noch geringer ist der Anteil, der bis 2017 zentrale, telefonische Dienstleistungen bei einem externen Anbieter einkaufen möchte – ebenfalls deutlich weniger als vor zwei Jahren. Diese Entwicklung ist wohl auf die erfolgreiche Einführung der Behördennummer 115 zurückzuführen.

Gerade dieses Beispiel zeigt, dass zentral angebotene Dienstleistungen für beide Seiten große Vorteile bringen. Der Bürger, aber auch die Verwaltungen profitieren von einem einfachen Zugang zu allen Behördendienstleistungen. Die ­Behörden wiederum umgehen unnötigen Aufwand durch den Betrieb eigener Rufnummern. Damit finden auch Bürger leichter den für sie richtigen Ansprechpartner und Fehlleitungen werden vermieden. Diese Effizienzsteigerung wird durch das vom IT-Planungsrat beschlossene zentrale Servicekonto im eGovernment erweitert.

Die Planungen sehen vor, dass Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen ein Servicekonto einrichten können und dieses bequem für die verschiedenen Online-Dienste von Bundes-, Landes- und kommunalen Behörden nutzen. Entsprechend muss der Bürger nicht mehr bei jedem Dienst Name und Anschrift neu eingeben und kann somit beispielsweise auch seinen neuen Personalausweis für Verwaltungsvorgänge nutzen, um nicht mehr persönlich erscheinen oder unterschreiben zu müssen.

(ID:43599895)