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Branchenkompass Public Services 2015 Digitalisierung macht Behörden effizient

| Redakteur: Manfred Klein

Schon seit einigen Jahren digitalisieren Behörden zunehmend ihre Arbeitsprozesse. Denn der Einsatz von IT vermeidet Medienbrüche, bringt erhebliche Effizienzgewinne und legt den Grundstein für den Ausbau von eGovernment-Angeboten.So wird eGovernment zum Treibstoff der Prozessoptimierung in der Verwaltung.

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Digitalisierung wird in vielen Verwaltungen noch stiefmütterlich behandelt
Digitalisierung wird in vielen Verwaltungen noch stiefmütterlich behandelt
(Bild: Zerophoto - Fotolia.com)

Knappe Kassen sowie sich stetig wandelnde Anforderungen zwingen Öffentliche Verwaltungen mehr denn je, effizient zu wirtschaften. Um ihre Effizienz zu steigern, nutzen Behörden zahlreiche IT-Instrumente. Dies zeigt der Branchenkompass Public Services 2015 von Sopra Steria Consulting. Neun von zehn befragten Entscheidern in der Öffentlichen Verwaltung drängen auf einen zielgerechteren Einsatz der IT bei fachlichen Anforderungen und wollen Effizienzreserven heben. Damit ist das Thema gegenüber der vorangegangenen Befragung im Jahr 2013 noch einmal deutlich wichtiger geworden.

Idealerweise ermöglicht der Einsatz von IT in Fachanwendungen eine stärkere Automatisierung der Prozesse, in welche die deutliche Mehrheit der Befragten investieren will. Dabei spielt auch die Vermeidung von Medienbrüchen eine wichtige Rolle. Häufig erfolgt die Aktenführung noch in Papierform, die Daten werden manuell in die elektronische Vorgangsbearbeitung eingegeben. Stattdessen ist eine durchgängige und weitgehend automatisierte Weiterleitung, Bearbeitung und Archivierung auf digitalem Wege deutlich effizienter.

Der Ausbau elektronischer Angebote bietet auch die Chance zur Prozessoptimierung, die im eGovernment-Gesetz des Bundes verpflichtend bei der Bereitstellung entsprechender Verfahren verankert ist. Verbindet man diese mit einer Aufgabenvollzugskritik besteht die Möglichkeit, die Qualität der Aufgabenabwicklung zu steigern.

eGovernment als Chance zur Prozessoptimierung

So lautet die Frage nun nicht mehr, welche Prozesse elektronisch bereitgestellt werden können, sondern wird dadurch ergänzt, wie sich die Aufgabenabwicklung qualitativ verbessern lässt. Dies kann erreicht werden, indem elektronisch eingehende Anträge unmittelbar bearbeitet sowie Wege- und Liegezeiten eingespart werden.

Darüber hinaus sinken manuelle Nacherfassungs- oder Korrekturaufwände. Diesem Anspruch müssen eGovernment-Angebote Rechnung tragen. So sehen 85 Prozent der Entscheider die Aufgabenvollzugskritik, also die inhaltliche ­Prozessverbesserung, als äußerst wichtig an.

Elektronische Datenverarbeitungsprozesse sind nur dann zielführend und effizient, wenn sie auch für die Verwaltung einen Mehrwert bieten und nicht nur dem Bürger als Serviceleistung nutzen. Damit können auch Veränderungen in der Aufbauorganisation einhergehen. So geben zwei Drittel der Befragten an, dass sie ihre interne Aufbauorganisation verbessern möchten, um effizienter zu werden – ein Zuwachs gegenüber 2013 um sieben Prozentpunkte.

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