MACH Selfservices Digitalisierung interner Verwaltungsprozesse

Redakteur: Ira Zahorsky

Beschleunigt durch die Corona-Pandemie haben Verwaltungen im vergangenen Jahr die Grundlagen dafür geschaffen, dass wichtige Verwaltungsdienstleistungen auch aus dem Homeoffice erledigt werden können. Dennoch gibt es Nachholbedarf bei der Digitalisierung.

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Durch die Corona-Pandemie wurde die Digitalisierung in öffentlichen Einrichtungen beschleunigt. Dennoch gibt es an vielen Stellen noch Nachholbedarf.
Durch die Corona-Pandemie wurde die Digitalisierung in öffentlichen Einrichtungen beschleunigt. Dennoch gibt es an vielen Stellen noch Nachholbedarf.
(Bild: © Maksym Yemelyanov - stock.adobe.com)

Rolf Sahre, Vorstandsvorsitzender der MACH AG, sieht mit Blick auf das letzte Jahr Fortschritte aber auch noch großen Nachholbedarf bei der Digitalisierung in den Verwaltungen: „Die Wichtigkeit und die Vorteile der Digitalisierung wurden durch die Corona-Pandemie in vielen öffentlichen Einrichtungen erkannt – ein Digitalisierungsschub, der bis in den Kern der Verwaltung reicht, lässt jedoch noch auf sich warten.“ Denn Verwaltungen waren im vergangenen Jahr in erster Linie mit der Neuorganisation ihrer Workflows im Homeoffice und der damit verbundenen Aufrechterhaltung der Services beschäftigt. Wie auch bei Unternehmen waren die Behörden, die bereits größtenteils auf digitale Workflows umgestellt hatten, wesentlich besser aufgestellt als diejenigen, bei denen die Prozesse noch papierbasiert liefen.

Auf das Arbeiten aus der Ferne waren jedoch die wenigsten Verwaltungen eingerichtet. Es fehlte häufig an Anwendungen, die dezentrale Zugriffe unkompliziert ermöglichen, damit Verwaltungssoftware auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice bedient werden kann. Abhilfe können hier die MACH Selfservices schaffen, deren barrierefreie Oberfläche dem Anbieter zufolge auch benutzerfreundlich und selbsterklärend Zugang zu ausgewählten Funktionalitäten des ERP-Systems bietet. „Mit den Selfservices können Verwaltungsmitarbeiter:innen dezentrale Aufgaben, wie die Prüfung von Rechnungen oder den Urlaubsantrag einfach, schnell und unkompliziert erledigen. Der Einbezug dieser Gelegenheitsnutzer:innen wird die Mitarbeiter:innen in den Verwaltungen insgesamt deutlich entlasten. Verwaltungen folgen damit dem Trend zum dezentralen und mobilen Arbeiten über die Pandemie hinaus“, erläutert Stefan Mensching, Technologie-Vorstand bei MACH.

Dezentrales Arbeiten

Ein Vorreiter des dezentralen Arbeitens ist bereits heute die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf. Die Hochschule bindet ihre Personalverantwortlichen mit dem Selfservice Personalkostenhochrechnung in die Ressourcenplanung ein. „Die Entscheider können nun intuitiv, mit nur wenigen Klicks, verschiedene Szenarien dezentral simulieren und gewinnen so Transparenz über die finanziellen Auswirkungen von Besetzungsentscheidungen", sagt Nicole Arntzen, MACH Koordinatorin an der Heinrich-Heine-Universität. Weitere Services sollen in Kürze folgen.

Virtuelle Projektarbeit

„Wir können heute mit einem Großteil unserer Kunden remote zusammenarbeiten, was die Fortsetzung unserer Projekte auch in Pandemiezeiten ermöglicht“, sagt Tobias Adam, Geschäftsfeldleiter bei MACH. Ein Beispiel ist das OZG-Beratungsprojekt mit dem Bayerischen Staatsministerium für Digitales: MACH startete die Zusammenarbeit mit dem Ministerium aus der Ferne und begleitet es bis heute vor allem virtuell.

„Zu Jahresbeginn 2020 hat das Bayerische Staatsministerium für Digitales die MACH AG mit der strategischen Begleitung der OZG-Umsetzung beauftragt. Trotz der schwierigen Umstände in Zeiten der Corona-Pandemie konnte gemeinsam die wichtige Basisarbeit für die OZG-Umsetzung in Bayern geschaffen werden“, berichtet Dr. Vanessa Greger, Referatsleiterin Onlinezugangsgesetz, Portalverbund, Identitätsmanagement im Bayerischen Staatsministerium für Digitales. „Neben einem Anforderungsmanagement wurden ein Kommunikationskonzept erstellt und ein Wissensmanagement aufgebaut.“

Tobias Adam, sieht auch über die Pandemie hinaus Vorteile der virtuellen Projektarbeit: „Höhere Flexibilität, Effizienz und sinkende Reiseaufwände sowie CO2-Emissionen – die Vorzüge der Remote-Zusammenarbeit sind in vielen Situationen deutlich geworden und werden bleiben. Die aufgebaute Infrastruktur, die angepassten Arbeitsweisen und die stark gestiegene Akzeptanz können einfach weiter genutzt werden.

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