DAK: Elektronische Posteingangslösung steigert Beratungsqualität und Arbeitseffizienz

Digitalisierung fördert moderne Geschäftsprozesse

18.09.2009 | Redakteur: Gerald Viola

Posteingang: Bereits um 7.30 Uhr sind die ersten Dokumente im DMS verfügbar
Posteingang: Bereits um 7.30 Uhr sind die ersten Dokumente im DMS verfügbar

Flussorientierte Prozesse

Die Arbeitsabläufe in den DigiZentren sind konsequent flussorientiert gestaltet. Zweimal am Tag, jeweils zwischen 6.30 und 7 Uhr und gegen 8 Uhr, erfolgt die Anlieferung der Eingangspost. Diese wird registriert und gewogen, maschinell nach Formaten vorsortiert, per Brieffräse geöffnet und für das Scannen vorbereitet, also entklammert, geglättet und in Stapel unterteilt. Vertrauliche Sendungen werden zudem aussortiert.

Die Trennung der einzelnen Sendungen geschieht mit Patchcode-Blättern. Gescannt wird im Duplex-Verfahren und in Schwarzweiß mit einer Auflösung von 300 dpi. Das Format der Images ist TIFF-G4. In Zusammenarbeit mit der Erfassungssoftware erzeugen die InoTec-Scanner für jedes Blatt einen eigenen Paginierungsstring, der aufgedruckt das Scan-Datum und einen eindeutigen Identifier enthält. So können bei Bedarf einzelne Dokumente der Sendungen auch sehr schnell wieder gefunden werden.

Derart aufbereitet gelangen die elektronischen Dokumente zur nächsten Instanz des Workflows, der Klassifizierung und Indexierung. Die eingesetzte Software führt diese Aufgaben weitgehend automatisiert durch. Sie erkennt zum einen, um welche Art von Dokument es sich handelt (Klassifizierung) und liest zum anderen wichtige Informationen selbstständig aus (Indexierung) wie zum Beispiel die Krankenversicherungsnummer.

Anhand dieser Informationen werden die Poststücke dann an die richtigen Dienststellen zur Bearbeitung verteilt und an der richtigen Stelle im DMS-Archiv abgelegt. Sind automatisierte Zuordnungen nicht möglich, können die Dokumente auch manuell klassifiziert und indexiert werden. „Der parallele Ablauf der einzelnen Digitalisierungsschritte führt zu einem kontinuierlichen Scan-Fluss ohne Warteschlangen und damit zeitliche Verzögerungen“, betont Kay-M. Schülzke und freut sich über eine hohe Arbeitsproduktivität.

„Bereits um 7.30 Uhr sind die ersten Dokumente im DMS verfügbar, die letzten Sendungen der Eingangspost sind spätestens am frühen Nachmittag abrufbereit“.

Bei der Umsetzung der DigiZentren vertraut die DAK auf den Rat des Posteingangsbearbeitungsspezialisten MailConsult der bei konzeptionellen Fragen rund um die Erweiterung der Digitalisierungsworkflows tatkräftige Unterstützung leistet.

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