DAK: Elektronische Posteingangslösung steigert Beratungsqualität und Arbeitseffizienz

Digitalisierung fördert moderne Geschäftsprozesse

18.09.2009 | Redakteur: Gerald Viola

Posteingang: Bereits um 7.30 Uhr sind die ersten Dokumente im DMS verfügbar
Posteingang: Bereits um 7.30 Uhr sind die ersten Dokumente im DMS verfügbar

Eigene DigiZentren

Als eine der Schlüsselkomponenten für ein effektives Dokumentenmanagement kristallisierte sich der digitale Posteingang heraus. „Mit dem frühen Scannen der Eingangspost sofort nach Eintreffen stellen wir die Auskunftsfähigkeit in der Kundenberatung sicher. Zudem sorgen wir für eine verzögerungsfreie Bearbeitung der Kundenanliegen im Backoffice-Bereich“, erläutert Kay-M. Schülzke, Projektleiter Teilprojekt Querschnitt bei der DAK und für alle Fragen zur Posteingangsbearbeitung und Postlogistik zuständig.

Die Umsetzung der elektronischen Posteingangsbearbeitung erfolgt in drei DigiZentren, die auf die Standorte Hamburg, Berlin und Essen verteilt sind. Über die unterschiedlichen Postleitzahlen werden die Postströme gesteuert und zu den jeweiligen Scan-Regionen geleitet. Allein in Hamburg treffen pro Tag rund 20.000 Sendungen ein, das entspricht einem Papiergewicht von etwa 300 Kilogramm.

Einzugs- & Transportsystem ist eine Eigenentwicklung

Ein kleinerer Teil des Belegguts ist homogen, meist Sendungen mit ein bis zwei Blatt, die über Scanner mit integrierter Brieföffnung erfasst werden. Dagegen enthält ein Großteil der Sendungen extrem heterogenes Beleggut in unterschiedlichen Formaten und Papierstärken – darunter beispielsweise Briefe, Schecks, Arzt-Rechnungen und Rezepte.

Diese Dokumente zu digitalisieren ist Aufgabe der InoTec 4x2-Hochleistungsscanner, für die sich die DAK nach intensiven Teststellungen entschieden hat. „Schnell, robust, solide und ein sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis“, nennt Kay-M. Schülzke als Gründe für die Scanner-Auswahl.

Pro Standort sind 10 bis 12 InoTec 412CD-Modelle im Einsatz, die Dokumente mit einer Geschwindigkeit von bis zu 110 Blatt pro Minute einscannen. Das eigenentwickelte Einzugs- und Transportsystem ermöglicht die vollautomatische Verarbeitung unterschiedlichster Dokumentenformate und Papierstärken in einem Stapel. Dabei zieht der Feeder auch sehr dünnes Papier völlig problemlos ein.

Neben den Produkteigenschaften schätzt Kay-M. Schülzke auch den direkten Draht zum Hersteller, der immer wieder seine Kompetenz zum Nutzen des Projektes einbringt.

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