Behördenarbeit automatisieren

Digitalisierung des Formularwesens

| Redakteur: Ira Zahorsky

Medienbruchfreie Formular-Management-Software soll die Digitalisierung von Behörden erleichtern.
Medienbruchfreie Formular-Management-Software soll die Digitalisierung von Behörden erleichtern. (Bild: Formcycle)

Während Vorreiter wie Dänemark, Estland oder Schweden beinah Ihren kompletten Verwaltungsapparat digitalisiert haben, hakt es in Deutschland noch an den einfachsten Dingen. Die Auswahl an online zur Verfügung gestellten Anträgen und Formularen ist noch immer gering.

Täglich sind in Deutschland immer noch unzählige Mitarbeiter von Verwaltungen und Firmen damit beschäftigt, Daten von einem Blatt Papier in Computersystem einzutippen, obwohl gerade hier Hilfe bei der Digitalisierung technisch schnell umgesetzt werden kann. In Deutschland gibt es an der Stelle einige Software-Anbieter, die medienbruchfreie Formular-Prozesse abbilden und in bestehende IT-Systeme von Staat und Verwaltung integrieren können.

  • Was soll mit den ausgefüllten Formularen als nächstes passieren?
  • Wer soll der Bearbeiter sein?
  • Welche Eskalationsstufen sollen definiert werden?
  • Wer soll über den Eingang und die Bearbeitung der Formulardaten informiert werden?

Diese und weitere so genannte „Workflows“ können beispielsweise über die Software Formcycle per „Drag & Drop“ medienbruchfrei so definiert werden, wie man es in dem konkreten Fall benötigt.

Beispiel Landkreis Bayreuth

Ein positives Beispiel des digitalen Formulartransformationsprozesses ist der Landkreis Bayreuth: „Wir sind in einer fort laufenden Entwicklung, um interne und externe Prozesse zu digitalisieren. Viele interne Anträge von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden vom Antrag über die Genehmigung bis hin zur digitalen Ablage automatisiert erledigt. Für unsere Bürgerinnen und Bürger stellen wir Dienste bereit, die im Idealfall papierlos bis zur digitalen Akte verarbeitet werden, was uns enorm viel Zeit und damit Kosten spart“, sagt Roland Thiem, stellvertretender Leiter Informations- und Kommunikationstechnik im Landkreis Bayreuth.

Damit ist Bayreuth wie 37 Prozent der deutschen Landkreise aktuell dabei, ihre Digitalisierungsstrategie durchzusetzen. 42 Prozent der Landkreise in Deutschland haben diesen Schritt noch vor sich und 15 Prozent sehen laut einer Umfrage (pdf) des Deutschen Landkreistages, die in Zusammenarbeit mit Frauenhofer IESE entstand, (noch) keine Notwendigkeit einer Digitalisierungsstrategie.

Dass die Prozesse zur Digitalisierung des Formularwesens von gut geschultem Personal durchdacht und geplant werden müssen, steht außer Frage. Länder wie Schweden und Dänemark machen es vor. Angst und Unsicherheit sind schlechte Berater, doch genau diese Hemmschwelle ist bei 1/3 der Befragten der Umfrage des Deutschen Landkreistages präsent. Die so genannten „Hemmfaktoren“ identifizieren und genau dort ansetzen ist also die große Aufgabe für über 50 Prozent der deutschen Landkreise in den kommenden Jahren. Ist der Online-Formular Workflow einmal definiert, kann von einer zukunftsfähigen digitalen Transformation, sowie Zeit- und Kostenersparnis ausgegangen werden.

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Ich frage mich immer, wozu wir eigentlich Anträge benötigen, wenn doch die Daten schon vorliegen....  lesen
posted am 21.08.2018 um 11:25 von Unregistriert

Dafür mache ich MUT zur digitalen Welt! (googeln)  lesen
posted am 10.08.2018 um 22:26 von Unregistriert


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