eAkte-Projekt DigiPA

Digitalisierung der Personalakten abgeschlossen

| Autor: Susanne Ehneß

Staatskanzlei Schleswig-Holstein in Kiel
Staatskanzlei Schleswig-Holstein in Kiel (© embeki - stock.adobe.com)

Schleswig-Holstein hat auf die ausschließlich elektronische Personalaktenführung umgestellt.

Wie das Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung (MELUND) bekannt gab, ist die Digitalisierung der Personalakten des Landespersonals in Schleswig-Holstein umgesetzt. „Ich freue mich sehr, dass wir hierbei deutschlandweit eine Vorreiterrolle einnehmen und somit die Digitalisierung in der Landesverwaltung weiter vorantreiben“, kommentiert Digitalisierungsstaatssekretär Tobias Goldschmidt. Das Ziel sei klar: „Wir wollen und müssen perspektivisch möglichst alle Verwaltungsleistungen digital anbieten. Das ist zweifelsohne ein Mammutprojekt für die nächsten Jahre, aber aller Mühen wert.“

Projekt eAkte

Die Digitalisierung der Personalakten begann im Juni 2015 mit den mehr als 32.000 Personalakten der Lehrkräfte. Mehr als 1,5 „Akten“-Kilometer waren dort zu erfassen, zu verpacken und abzuholen. Insgesamt seien mehr als 6.650 Kartons mit 171.000 Personalakten transportiert, fast 12.000.000 Blatt Papier digitalisiert worden. Daraus seien über 7.000.000 Dateien in den Dokumenten der elektronischen Personalakten entstanden. Inzwischen wurden nach eigenen Angaben bereits über eine halbe Million Dokumente seit der Umstellung durch die jeweiligen Personalstellen gescannt und den elektronischen Personalakten hinzugefügt.

Digitalisierungsstaatssekretär Tobias Goldschmidt
Digitalisierungsstaatssekretär Tobias Goldschmidt (© Frank Peter)

„Eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung war und ist, dass das landeseigene Personal durch die Arbeiten zur Digitalisierung der Personalakten und der anschließend erforderlichen Qualitätssicherung so wenig wie möglich Zusatzarbeit haben soll. Daher haben wir umfangreich externe Dienstleistung in Anspruch genommen“, erläutert Goldschmidt. Mit dem IT-Dienstleister Dataport wurde ein entsprechender Vertrag geschlossen. „Die öffentliche Verwaltung trägt eine hohe Verantwortung. Wir verarbeiten viele, hochsensible Daten. Die Menschen müssen sicher sein können, dass sie uns all das auch anvertrauen können“, erklärt Goldschmidt. Dataport als Anstalt des öffentlichen Rechts sei hier „der entscheidende Akteur für unsere digitale Souveränität“.

Umsetzungspartner

Dataport setzte laut MELUND für Teile der Konzeption und des Projektmanagements, für das Erfassen und Verpacken der Personalakten, für deren Transport zum Scan-Dienstleister sowie für den eigentlichen Scanvorgang die Dienstleister Computacenter und Rhenus ein.

Um zu gewährleisten, dass die besonders schützenswerten Daten und Inhalte der Personalakten gesichert sind, habe Rhenus zunächst entsprechende Räumlichkeiten geschaffen. Diese liegen laut Ministerium in einem „besonders geschützten Bereich“, der exklusiv für die Digitalisierung der Akten des Landes Schleswig-Holstein genutzt werde.

Zudem sei das Projekt namens „Programm zur Überführung von papierbasierten in elektronische Personalakten durch Digitalisierung (DigiPA)“ von Beginn an eng von den jeweiligen Vertretungen von Personalinteressen, von den Spitzenorganisationen der Gewerkschaften und vom Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz (ULD) begleitet worden.

„Kulturwandel“

„Die Umstellung auf die elektronische Personalaktenführung bedeutet einen erheblichen Kulturwandel. Dieser wird mit der Einführung des vollständig elektronischen Personalmanagements konsequent fortgesetzt werden. Ich möchte daher den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den mehr als 100 Personalstellen des Landes meine Anerkennung aussprechen: Sie gehen mit uns voran auf dem Weg der Digitalisierung. Nur gemeinsam mit Ihnen können wir die damit verbundenen Herausforderungen meistern“, so Goldschmidt.

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