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Verlässliche Partner für eine sichere Datenarchivierung Digitales Archiv der Hessischen Justiz

Viele Behörden versinken noch immer in Bergen von Akten. Die Hessische Justiz hat bereits vor Jahren den Kampf gegen volle sowie teure Archive aufgenommen und baut diese Offensive kontinuierlich aus. Gerade wurden zwei neue Scanstellen in den Sozialgerichten Marburg und Wiesbaden ausgestattet. Davor waren bereits 14 Scanstellen aktiv, die mithilfe der maßgeschneiderten DMS-Lösung der IBYKUS AG und bewährten Kodak Scannern rund 16,5 Millionen Seiten jährlich digitalisieren und die Papierakten anschließend vernichten.

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„Gerade bei unseren hohen Ansprüchen und Scanvolumen ist es wichtig, eine bewährte Lösung zu haben, die uns Sicherheit bietet und einfach funktioniert“, so Hendrik Weyh, Leiter der Muster-Scanstelle bei der Hessischen Justiz.
„Gerade bei unseren hohen Ansprüchen und Scanvolumen ist es wichtig, eine bewährte Lösung zu haben, die uns Sicherheit bietet und einfach funktioniert“, so Hendrik Weyh, Leiter der Muster-Scanstelle bei der Hessischen Justiz.
(© VALENTYN SEMENOV)

Rechtssichere digitale Archivierung

Die Sicherheits- und Qualitätsauflagen in der Justiz sind besonders hoch. Schließlich betragen die Aufbewahrungsfristen für Akten zwischen 30 und 120 Jahre. Verlässliche Partner mit genauen Kenntnissen über die entsprechenden Regularien sind daher in diesem Umfeld wichtig. IBYKUS bietet mit seinem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine spezielle Lösung für die revisionssichere Langzeit-Archivierung von Akten, die den gesamten Prozess nachvollziehbar abbildet und ein schnelles Auffinden ermöglicht. Dabei berücksichtigt IBYKUS DMS die strengen Vorschriften und Richtlinien.

Die nunmehr 16 Scanstellen in Hessen befinden sich in unterschiedlichen Gerichten. Dort werden die jeweiligen Archivakten manuell aufbereitet, mit Barcodes versehen und durch die geschulten Mitarbeiter gescannt sowie kontrolliert. Die Erfassungslösung Kodak Capture Pro sorgt dafür, dass die gescannten Dokumente ohne Zwischenschritte in die digitale Anwendung IBYKUS DMS integriert werden. Sich wiederholende Prozesse lassen sich mit der Scanlösung einfach abbilden, sodass sie mit nur einem Tastendruck ausgelöst werden.

Das Abrufen der archivierten Akten ist durch hinterlegte Zugriffsberechtigungen im IBYKUS DMS klar geregelt. So sind in der Regel die Akten nur für das zuständige Gericht sichtbar. Bei Anfragen von anderen Stellen wird ein Workflow ausgelöst, der die Berechtigung bei vorher definierten Personen abfragt, die die Anfrage dann bearbeiten und den Zugriff gewähren können.

Hochleistungs-Scanner für herausfordernde Anwendungen

Eine Gerichtsakte beinhaltet in den meisten Fällen sehr unterschiedliche Dokumente. Vielfältige Papierformate und -stärken, farbiges dünnes Durchschlagpapier oder Fotos stellen besondere Anforderungen an die eingesetzten Scanner. IBYKUS und ihre Kunden wissen das zuverlässige Einzugsverhalten, die hohe Bildqualität und Langlebigkeit von Kodak Scannern zu schätzen. So kommen bei der Hessischen Justiz die Produktionsscanner Kodak i5200 und i5250 zum Einsatz, die heterogenes Beleggut im Stapel reibungslos erfassen. Ein intelligenter Dokumentenschutz mit Ultraschalltechnologie und eine Metallerkennung im Scanner, registrieren Doppel- und Fehleinzüge sowie Metallklammern und stoppen den Einzug noch bevor ein Papierstau entsteht. So wird auch die Beschädigung von Dokumenten vermieden. Um die Dateigrößen möglichst gering zu halten, werden Papierdokumente in schwarz-weiß erfasst und gespeichert. Beleggut, welches in Farbe archiviert werden muss (z. B. Fotos), wird in der Vorbereitung mit entsprechenden Patchblättern für die Farbumschaltung getrennt.

„Gerade bei unseren hohen Ansprüchen und Scanvolumen ist es wichtig, eine bewährte Lösung zu haben, die uns Sicherheit bietet und einfach funktioniert“, so Hendrik Weyh, Leiter der Muster-Scanstelle bei der Hessischen Justiz. „Wir haben mit IBYKUS, ihrer Softwarelösung und den robusten Kodak Scannern die besten Erfahrungen gemacht. Wir schätzen die kompetente Beratung, Unterstützung und Zuverlässigkeit sehr.“

Passender Service aus einer Hand

Ausfälle von Scannern sind teuer, daher legt die Hessische Justiz unter Beachtung der vergaberechtlichen Auflagen Wert auf schnellen und unkomplizierten Service aus einer Hand, falls doch einmal ein Problem auftritt. IBYKUS erfüllt diesen Wunsch in Zusammenarbeit mit dem Service & Support von Kodak Alaris mit dem „Next Business Day“ Kundendienst. Zweimal im Jahr erfolgt eine vorbeugende Wartung aller Scanner.

Menschen hinter der Digitalisierung

Neben der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen ist die Hessische Justiz darauf bedacht, die menschliche Komponente mit zu berücksichtigen. So sind alle Arbeitsplätze in den Scanstellen inkl. der Scan-Arbeitsplätze ausschließlich von Mitarbeitenden mit körperlichen Beeinträchtigungen besetzt. Hier ist ein Vorteil, dass sich die Produktionsscanner von Kodak Alaris sehr einfach bedienen lassen und teilweise wurden spezielle Tische angefertigt, um die Scanner ergonomisch zugänglich zu machen. Das Land Hessen zeigt sich als ein verantwortungsbewusster Arbeitgeber, der gezielt benachteiligte Menschen in das Berufsleben integriert.

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