Stadtverwaltung Erlangen

Digitale Vorgangsbearbeitung

15.10.2007 | Autor / Redakteur: Gerhard Matuschke / Gerald Viola

Die Erlanger DMS-Grundsätze

Die Erlanger Grundausrichtung für den zukünftigen Ausbau des Dokumentenmanagementsystems umfasst drei Hauptbereiche:

  • Vorgangsbearbeitung mit der Fabasoft eGov-Suite überall dort, wo keine (umfassenden) Fachverfahren vorhanden oder sinnvoll sind oder wo diese vorteilhaft abgelöst werden können.
  • Der gesamte Bereich der individuellen fachlichen Arbeit und des resultierenden „allgemeinen Papierkriegs“, den es in jeder Dienststelle gibt, ist so ein Einsatzgebiet.
  • Dort, wo Fachanwendungen im Einsatz sind, sollen – wie schon in der Vergangenheit begonnen – die entstehenden oder begleitenden Dokumente weitgehend automatisiert im zentralen DMS abgelegt werden.
  • Andere zentrale EDV-Systeme wie das GIS oder das Finanzwesen, werden über Schnittstellen mit dem DMS verbunden, sodass Inhalte und Abfragen zwischen den Systemen ausgetauscht, Zwischenstände dokumentiert und Mehrfachspeicherungen vermieden werden können.

Das weitere Ausrollen der DMS-gestützten Aktenführung und Vorgangsbearbeitung auf die restliche Verwaltung wird systematisch weitergetrieben. Übergeordnet wurde ein allgemeines Organisationshandbuch erstellt, ergänzt durch spezielle Handbücher, die konkrete Abläufe und Besonderheiten in der jeweiligen Dienststelle aufgreifen. Zusammen mit den Erfahrungen des Pilotbetriebs und angepassten Schulungskonzepten sollte es dann möglich sein, weitere Bereiche deutlich leichter und kostengünstiger ans System anzubinden.

Nach all diesen Änderungen – was bleibt? Nachvollziehbarkeit, Konsistenz und eine einheitliche – dann elektronische – Grundlage der Aktenführung. In den Erlanger Akten zu finden und nachzulesen sind dann Gründe und Vorgehensweise beim Umstieg in die DMS-Welt, inklusive dieses Artikels.

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