Stadtverwaltung Erlangen

Digitale Vorgangsbearbeitung

15.10.2007 | Autor / Redakteur: Gerhard Matuschke / Gerald Viola

Bayern-Standard taugt nicht für alles

Neben umfangreichen organisatorischen und technischen Vorarbeiten sowie Schulungsmaßnahmen für die zukünftigen Benutzer mussten die Entscheidungsgremien und die Leitungsebene der Verwaltung informiert und von der Sinnhaftigkeit der Pläne überzeugt werden. Denn zunächst einmal ist das alles trotz günstiger Konditionen des Rahmenvertrages nicht ganz billig und es bedarf guter Argumente und Zahlen, um diese Mittel in einem städtischen Etat unterzubringen.

Bei der Arbeit an den Details der verschiedenen Bereiche zeigte sich auch bald, dass die ministerialen Vorgaben des „Bayern-Standards“, der auf dem DOMEA-Konzept der KBSt aufbaut, nicht in allen Details auf die kommunale Arbeitswelt anzuwenden sind. Der DOMEA-Dreiklang von Akte, Vorgang und Dokument leuchtet zwar zunächst jedem ein, die kommunale Aufgabenvielfalt und Produktpalette macht es aber nicht ganz leicht, konsistente und effiziente Abläufe und eine klare Trennungen der logischen Ebenen des Aktenplans miteinander zu vereinbaren. Es gibt Fälle, unter anderem im Umweltamt, bei denen ein „Vorgang“ (im Sinne des DMS oder der Bearbeitung) nicht ein isoliertes und gut abgrenzbares Eigenleben führt, sondern mit zahlreichen anderen Vorgängen in Beziehung steht. Hierfür wurde dann auch jenseits des Bayern-Standards das „Objekt mit Flächenbezug“ abgeleitet, das diese multiplen Vorgänge vereint und gleichzeitig die spätere Verbindung zu einem Geoinformationssystem zulässt.

Das Projektteam ist nach wie vor von den Vorteilen eines solchen Standards überzeugt und hat deshalb dafür Sorge getragen, dass nötige Anpassung stets innerhalb des aufgespannten Rahmens blieben. Dies soll sicherstellen, dass künftige Produkt-Updates und Weiterentwicklungen ohne Risiko für den lokalen Betrieb übernommen werden können und kostenträchtige Überarbeitungen oder das Einfrieren nicht mehr pflegbarer Anwendungen vermieden werden.

DMS mit Vorgangsbearbeitung kommt nun allerdings in ein städtisches EDV-Umfeld, das großenteils von den längs etablierten Fachverfahren dominiert wird. Diese bestimmen die Workflows, produzieren die benötigten Dokumente und speichern die Daten und Abläufe in Datenbanken. Es ist daher eine Herausforderung, die Workflows der Fachverfahren effizient mit den Workflows des Vorgangsbearbeitungssystems auszubalancieren. Schon aus Kostengründen wird man dies zunächst nur moderat ändern. Die Archivare treibt aber die Sorge um, dass diese Mischung aus Datenbanken, Papierausdrucken und Digitalspeicherungen, oft nach generischer „Aktenordnung“ in diversen Formaten, irgendwann zum Verlust ganzer Dokumentationsbereiche führen wird. Dem Thema Medien- und Formatfrage muss man sich dabei noch separat und ausführlicher widmen. Beim 5. Bayerischen Archivtag, der kürzlich in Erlangen stattfand, nahm dieses Thema breiten Raum ein.

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