Stadtverwaltung Erlangen

Digitale Vorgangsbearbeitung

15.10.2007 | Autor / Redakteur: Gerhard Matuschke / Gerald Viola

Landesvorbild führte zu Produktwechsel

Die Auswahl der Fabasoft eGov-Suite durch die Bayerische Staatsverwaltung als einheitliches DMS für die Ministerien und die Etablierung des „Bayern Standards“ im Projekt „ELDORA“ hat Erlangen und die Nachbarstädte Nürnberg und Fürth dann dazu bewogen, ihre Überlegungen zur Weiterentwicklung des internen DMS zu überprüfen und ab dem Jahr 2006 einen Produktwechsel durchzuführen.

Der Funktionsumfang der Fabasoft eGov-Suite und die bereits weitgehend an die Bedürfnisse der Öffentlichen Verwaltung angepassten Workflows, Rollen- und Rechtestrukturen ließen es sinnvoll erscheinen, den Wechsel vorzunehmen und die Einführung einer allgemeinen digitaler Aktenführung auf der neuen technischen Basis anzugehen.

Die Projektarbeit konzentrierte sich in der Folge auf die Vorarbeiten für eine vollständige digitale Aktenführung in zunächst einzelnen Pilotbereichen. Der bestehende Aktenplan gemäß KGSt-Vorschlag wurde angepasst und im Fabasoft-System hinterlegt. Hierbei erwies es sich als überaus hilfreich und wichtig, dass die Stadtarchive eng und frühzeitig in den Prozess eingebunden waren. So konnte die langfristige Perspektive der Aktenführung immer mit den kurzfristigen Anforderungen des Verwaltungsalltags in Beziehung gesetzt werden. In Erlangen ist das Stadtarchiv deshalb auch einer der fünf Pilotanwendungsbereiche. Im Weiteren sind die zentrale Organisationsabteilung, das eGovernment-Center, bei dem auch die Projektleitung liegt, und das Umweltamt beteiligt. Zudem ist die Integration einer technischen Dokumentation für den Entwässerungsbetrieb (Klärwerk, Kanalsystem) in Arbeit und soll dort ebenfalls durch DMS-gestützte Arbeitsabläufe ergänzt werden.

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