Stadtverwaltung Erlangen

Digitale Vorgangsbearbeitung

15.10.2007 | Autor / Redakteur: Gerhard Matuschke / Gerald Viola

Ein alter Witz über Beamte lautet, das seien die Menschen, die noch nach Jahrzehnten ihre eigenen Fehler in den Akten nachlesen können. Ja, wenn das denn noch so wäre! Nicht nur in der Öffentlichen Verwaltung wird zunehmend die Klage laut, dass die alten Tugenden der Schriftgutverwaltung mit der Veränderung der Arbeitswelt durch den EDV-Einsatz ganz erheblich Schaden genommen haben.

Die derzeitige Arbeitsweise in der Verwaltung ist geprägt durch eine oft personenabhängige Mischung aus Computerarbeit und Papierverwaltung (hybride Aktenführung). Diese Parallelität erzeugt erhebliche Doppelarbeit und eine zum Teil dramatisch anwachsende Unübersichtlichkeit bei aktenrelevanten Vorgängen. Dadurch entstehen unnötig hohe Kosten und zudem ergeben sich Fehler- und Missbrauchsmöglichkeiten. Obendrein werden Dokumente auf ihrem Weg durch die Verwaltung oft „sicherheitshalber“ viele Male kopiert oder gedruckt und individuell aufbewahrt. Das Nebeneinander von digitaler und papierener Aktenführung muss deshalb schnellstmöglich beendet werden, um mittelfristig wieder festen registratorischen Boden unter die Füße zu bekommen und die Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz des öffentlichen Handelns nicht zu gefährden.

Die Stadt Erlangen als kleine Großstadt mit einer durch Wissenschaft und Technik geprägten Arbeitswelt und einer entsprechend anspruchsvollen Bevölkerung und Wirtschaft hat sich bereits frühzeitig für die Nutzung von eGovernment eingesetzt. Dabei ergab eine verwaltungsinterne Umfrage aus dem Jahr 2004, dass bereits damals im Durchschnitt ein Viertel des Schriftverkehrs als eMail abgewickelt wurden und dass auf die Frage, wie denn diese eMails archiviert würden, immerhin rund 10 Prozent mit „gar nicht“ geantwortet haben. Solche Entwicklungen können nur durch angemessene und komfortable technische Systeme aufgefangen werden, zusammen mit geeigneten organisatorischen Festlegungen.

Es war in diesem Zusammenhang klar, dass ein solches Unterfangen die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagements unumgänglich machen würde. Deshalb wurden die Entwicklungen seit dem Jahr 2001 durch eine hauptamtliche Projektleitung vorangetrieben. Dabei stand zunächst – wie zumeist – der Aufbau digitaler Archive (Registraturen/Ablagen) im Vordergrund, teilweise auch nur als quasi digitalisierte Kopien bestehender Alt-Karteisysteme ohne eine Integration in das DMS.

Die gewissermaßen nächste logische Stufe ist die Verbindung von sogenannten Fachverfahren an ein digitales Archiv. Dies wurde in Erlangen für die Kfz-Zulassung und für die Belege der Stadtkasse realisiert. Außerdem wurde ein Online-Stadtratsinformationssystem auf der Basis des DMS eingeführt, das gemeinsam mit den Nachbarstädten entwickelt wurde. Die enge Abstimmung mit den Nachbarkommunen hat die gesamte DMS-Projektarbeit stets begleitet. Unter dem Dach von MEDIA@Komm fanden beispielsweise die Auswahl des Systems Xtrend von COI im Jahr 2001 und die darauf aufbauenden Entwicklungen statt.

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