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Digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) Digitale Verwaltung: Leipzig will 100 Prozent

Bis 2022 wollen Bund, Länder und Kommunen alle Verwaltungsleistungen digital anbieten. Ein wesentlicher Baustein ist es, die ­internen Abläufe in der Verwaltung zu digitalisieren. Denn wie sollen Bescheide elektronisch beantragt werden, wenn die entsprechenden Dokumente nur analog vorliegen? Die Digitalisierung „nach innen“ ist der Schlüssel.

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Mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) sind Informationen jederzeit schnell auffindbar und können von überall eingesehen werden
Mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) sind Informationen jederzeit schnell auffindbar und können von überall eingesehen werden
(© Waxwaxwax/ iStock)

Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet unübersehbare Vorteile: Informationen sind jederzeit schnell auffindbar und können von überall eingesehen werden. Natürlich spart ein Dokumentenmanagement-System auch Platz. Aktenlager und Papier-Archive können teilweise oder ganz wegfallen. Gleichzeitig sind digitale Dokumente rechtssicher und amtlich verbindlich.

Ausbau seit 2006

Wie gut das in der Praxis läuft, sieht man in Leipzig. Die zweitgrößte Stadt im Osten Deutschlands ­erhebt den Anspruch, eine der Vorreiterinnen in Sachen moderne Verwaltung zu sein. Der Komplett-Ausbau des digitalen Dokumentenmanagements wird durch den städtischen IT-Dienstleister Lecos realisiert, der auf jahrelange Erfahrung zurückgreifen kann. Bereits im Jahr 2006 hat Lecos in mehreren Ämtern und Fachbereichen ein DMS installiert. Die Wahl fiel da bereits auf die Software enaio des deutschen Herstellers Optimal Systems, das eigens entwickelte Fachlösungen für die Bedürfnisse der Öffentlichen Verwaltung bietet.

Das Ziel: Medienbrüche vermeiden

Wenn nur einige Abteilungen ­digitalisiert sind, der Rest jedoch weiterhin analog oder mit inkomatibler Software arbeitet, entstehen Medienbrüche. Einscannen, ausdrucken, wieder einscannen – das kostet Arbeitszeit und Steuergeld. Im digitalen Konzept in Leipzig werden Medienbrüche durch zwei Faktoren verhindert. Zum einen die digitale Umlaufmappe: Vorgänge wandern elektronisch von Amt zu Amt und bleiben dabei nachvollziehbar – mit klar geregelten Zugriffsrechten. Zum anderen verfügt enaio über unzählige Spezialschnittstellen zu den Fachverfahren in der Verwaltung, von denen ständig neue entwickelt ­werden.

Tausende Verwaltungsstellen – Millionen Dokumente

Im Dezember 2019 wurde Lecos beauftragt, das DMS enaio in der gesamten Stadtverwaltung zu implementieren. Der Umfang ist gewaltig: 50 Millionen Seiten Posteingang werden schon jetzt pro Jahr digital bearbeitet. Rund 4.500 Verwaltungsangestellte sind betroffen – und auf die kommt es an, denn sie sind es, die sich in neue Verfahren einarbeiten müssen.

Die bisherige Erfahrung zeigt jedoch, dass Vorbehalte aus der analogen Ära schnell abgebaut werden können. Das digitale Dokumentenmanagement-System überzeugt durch Arbeitserleichterungen und die Optimierung der Arbeitsprozesse.

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