Kulturwandel mitgestalten Digitale Strategien für eine zeitgemäße Verwaltung

Redakteur: Susanne Ehneß

Im Gespräch erläutert Dirk Arendt von den Berliner Strategen, weshalb sich der Public Sector dem Thema Mobilität nicht verschließen kann und darf. Neben der Flexibilität sei gerade die intuitive Bedienung von Nutzen. „Letztlich wiederum stärkt das die gesellschaftliche Teilhabe“, so Arendt.

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An mobilen Endgeräten kommen auch die Mitarbeiter öffentlicher Verwaltungen nicht vorbei
An mobilen Endgeräten kommen auch die Mitarbeiter öffentlicher Verwaltungen nicht vorbei
(Bild: visochin_o - Fotolia.com)

Herr Arendt, Bundesinnenminister Thomas de Maizière hat in diesem Sommer das Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“ vorgestellt. Welche Erwartungen haben Sie an das Konzept?

Arendt: Zunächst einmal ist es ein gutes Zeichen, dass der Innenminister an die Behörde von morgen denkt und auf eine zeitgemäße Verwaltung setzt. Ich befürchte aber, dass de Maizière mit seinem Programm zu kurz springt, indem er das Mobile Government nicht berücksichtigt. Sehen Sie sich auf der Straße um: An Haltestellen oder im öffentlichen Nahverkehr sieht man kaum noch Menschen, die kein Smartphone in der Hand halten.

Egal, ob in Metropolen wie Berlin und Hamburg oder auf dem Land – mobile Endgeräte sind in der Gesellschaft längst angekommen. Eine Studie aus den USA zeigt, dass dort bereits 65 Prozent aller eMails auf Smartphones oder Tablet-Computern geöffnet werden. Und auch die deutschen Nutzer gehen inzwischen immer häufiger mobil ins Netz, aktuell sind es laut Initiative D21 schon über 40 Prozent.

Einen solchen Kulturwandel dürfen wir nicht verschlafen, sondern müssen ihn aktiv mitgestalten, indem wir jetzt über die mobile Verwaltung nachdenken.

Inwiefern unterscheidet sich eine mobile Verwaltung vom eGovernment?

Arendt: So simpel es klingen mag: Es sind andere, neue Geräte. Und diese neuen Geräte bieten neue Möglichkeiten für die Verwaltung an sich, aber auch im Umgang mit der Verwaltung für Bürger, der Wirtschaft und auch NGOs oder einfach der Netzgemeinde. Denn mGovernment setzt, wenn man es richtig angeht, ganz neue Maßstäbe bei der Bedienbarkeit. Geben Sie zum Beispiel einem Senioren, der noch nie etwas mit Computern zu tun hatte, je einen PC und ein Tablet. Nach einer Woche fragen Sie ihn, welches Gerät er lieber bedient. Er wird höchstwahrscheinlich das Tablet bevorzugen, weil es einfacher ist. Die Apps auf mobilen Endgeräten sind viel intuitiver in der Handhabe als traditionelle Computerprogramme.

Aber einen Punkt will ich ganz stark hervorheben. Mobile Gov bedeutet nicht, dass wir alles auf eine App setzen. Gute und einfach zu bedienende Apps können in einem nächsten Schritt auch dazu führen, dass sich erstens der Fokus auf den Nutzer und seine Interessen richtet, dass zweitens die Verwaltung effizienter wird und dass drittens die Daten transparenter werden. Letztlich wiederum stärkt das die gesellschaftliche Teilhabe. Und ohne diese Teilhabe, dieses „Mitmachen“ der Bürger bei der Erledigung bestimmter traditioneller Aufgaben, werden wir keine zukunftsfähige Verwaltung hinbekommen. Viele dieser hier angesprochenen Punkte findet man übrigens auch in ähnlichem Wortlaut im eGovernment-Gesetz wieder.

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Dirk Arendt, Government Affairs Director bei den "Berliner Strategen"
Dirk Arendt, Government Affairs Director bei den "Berliner Strategen"
(Bild: Klaus Dombrowsky)

Das klingt nach einer tollen Zukunftsvision, dürfte aber schwer umzusetzen sein – gerade was die Sicherheit der Daten angeht.

Arendt: Natürlich muss die Sicherheit der Daten gewährleistet werden. Vor allem, wenn wir beispielsweise über mGovernment bei Bundeswehr- oder Polizeieinsätzen reden. Wenn Soldaten oder Polizisten für die interne Kommunikation Chatprogramme verwenden, können diese Daten auf fremden Servern landen. Oder – um das Problem auf die allgemeine Verwaltung zu übertragen – es können sich berufliche und private Daten vermischen, wenn der Mitarbeiter sein privates Gerät auch für dienstliche Angelegenheiten nutzt.

Das wirft datenschutzrechtliche und allgemein rechtliche Fragen auf, und hier brauchen wir zum einen Rechtssicherheit, aber auch eine technische Weiterentwicklung, gerade in Deutschland. Responsive Design, Barrierefreiheit von Anwendungen oder auch mobile Sicherheit mit verschlüsselten Containersystemen – das alles ist hier nicht selbstverständlich. Und so kommt es dann, dass überall unternehmensinterne Insellösungen gesucht werden und keine internationalen Standards gesetzt oder eingehalten werden. Das ist natürlich alles andere als zielführend und sehr schade, wenn man die enormen Vorteile der mobilen Verwaltung bedenkt.

Die da wären?

Arendt: Wenn ich zum Beispiel an die mobilen Bürgerdienste denke, die es ja schon seit Anfang der 2000er Jahre gibt, laufen diese bis heute folgendermaßen ab: Ein Beamter kommt in eine Einrichtung, beispielsweise ein Krankenhaus oder ein Altenheim und muss alle notwendigen Geräte in einem Koffer mitschleppen. Notebook, Drucker, Chipkartenleser, Bezahlterminal und verschiedenste Formulare, etwa um den Wohnsitz umzumelden. Dabei könnte das Tablet die meisten dieser Geräte ersetzen. Das wäre nicht nur ein erheblicher finanzieller Vorteil, weil die Anschaffungskosten viel geringer wären. Zudem müssten sich die Mitarbeiter weniger technisches Wissen aneignen, weil viele ein Tablet ohnehin schon privat nutzen.

Ein weiteres Einsatzgebiet ist künftig vielleicht noch wichtiger, weil Menschenleben davon abhängen können: Wenn mGovernment bei Rettungsdiensten Einzug hält, könnte im Katastrophenfall alles vor Ort digital koordiniert werden. Jede Einsatzkraft hat dann sofort und permanent Zugriff auf die für sie relevanten Daten.

Oder, wieder etwas alltäglicher: Nehmen Sie einen Pendler, der jeden Tag eine halbe Stunde zur und von der Arbeit in der Bahn sitzt. Was wäre, wenn er seine dienstlichen eMails schon auf der Strecke sicher erledigen kann und sich die Fahrt auf seine Arbeitszeit anrechnen lassen könnte?

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Das klingt nach der vielfach beschworenen Flexibilität am Arbeitsplatz. Die will aber nicht jeder haben.

Arendt: Natürlich ist das nicht für jeden von Vorteil. Und nur, weil man die Möglichkeit dazu hat, heißt das ja nicht, dass jeder Arbeitnehmer diese Flexibilität nutzen muss. Aber um heutzutage ein attraktiver Arbeitgeber zu sein, brauchen wir die mobile Verwaltung. Wir werden es uns bei dem demografischen Wandel bald nicht mehr erlauben können, dass eine junge Mutter den Job in einer Behörde kündigt, um in ein privates Unternehmen zu wechseln, einfach nur, weil sie dort von zuhause aus arbeiten kann. Oder weil sie sich dort mit dem Tablet von überall aus betrieblich fortbilden kann und für die Seminare nicht quer durch die Republik fahren muss. Digitale Kompetenz!

Um das zu realisieren, müssten viele Strukturen aufgebrochen werden. Welche Veränderungen empfehlen Sie?

Arendt: Bis heute haben wir es nicht geschafft, die Politik für das Thema Verwaltungsmodernisierung zu sensibilisieren und zu begeistern. Das scheint mir ein wichtiger Hebel. Wir müssen vermitteln, was passiert, wenn nichts passiert. Aber wir müssen das Rad nicht neu erfinden – es reicht, wenn wir es nachbauen.

Kürzlich habe ich ein spannendes Gespräch im „Guardian“ gelesen mit Francis Maude, dem britischen Minister für Kabinettsangelegenheiten, und Chris Termain, dem neuseeländischen Innenminister. In dem Artikel schildern sie, wie ihre Länder Erfahrungen beim Aufbau eines Mobile-Government-Angebots austauschen. Dort ist eine pragmatische Trial-and-Error-Kultur vorhanden, die ich mir für die deutsche Verwaltung auch wünschen würde: Modellvorhaben mit Experimentierklauseln.

Anstatt die Top-100-Verwaltungsprozesse zu suchen, versuchen wir es doch mit ein, zwei Lebenslagen. Befragen wir doch die Crowd, die Bürger selbst dazu, was sie sich an Leistungen vorstellen. Wir müssen uns lösen vom typisch deutschen Ansatz, alles von Anfang an perfekt und allumfassend zu machen. Das ist heutzutage nicht mehr zu schaffen.

Und wir können diese in UK oder anderswo schon entwickelten und erprobten Prozessbausteine übernehmen. Stärke von mobile ist – das haben wir vom eCommerce schätzen gelernt – mit wenigen Klicks zum Erfolg. Adaptieren wir das doch: Den fast vergessenen einheitlichen Ansprechpartner wieder zum Leben erwecken und vor die Verwaltungsprozesse stellen, hinten aufräumen und Verwaltung neu denken.

Neu denken im Sinne der Anforderungen einer zeitgemäßen Verwaltung. Das heißt: vom Kunden aus betrachten. Feedbackverfahren einbauen, Zufriedenheit erfragen. Und ja, wir brauchen eine digitale Strategie, die über den Zeitraum der Legislaturperiode hinweg gedacht wird und sich an der europäischen orientiert – und die lautet „digital by default“, also standardmäßig digital zu denken.

Die Fragen stellte Manfred Klein.

Dirk Arendt ist Government Affairs Director bei dem Beratungsunternehmen Berliner Strategen und Mitglied des Redaktionsbeirats der eGovernment Computing.

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