eEinkauf und Abrechnung aus einem Guss

Digitale Rechnungserfassung in Kommunen

| Redakteur: Manfred Klein

Bessere Preise, schlankere Prozesse und mehr Transparenz

Die Zusammenarbeit der Stadt Lörrach mit TEK wurde bei der Einführung Anfang 2000 vor allem als Möglichkeit betrachtet, günstig einzukaufen. Aufgrund der Erfolge, die sich daraufhin in der Lörracher Zentralverwaltung durch die Einführung des neuen Modells abzeichneten, wurde die Strategie vom Rathaus über die Schulen bis hin zu den Eigenbetrieben der Stadt Lörrach ausgeweitet. So erfolgen heute Ausschreibung und Vergabe für die gesamte Verwaltung auf Basis der von TEK erstellten Leistungsverzeichnisse gemäß der „Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen“ (VOL). Der weit größere Gewinn ergab sich jedoch sowohl für Lörrach als auch für Tübingen aus den vereinfachten Prozessen und den besseren Steuerungsmöglichkeiten.

„Die Kosten für einen Bestellvorgang liegen, unabhängig davon, was ein Artikel kostet, laut aktuellen Untersuchungen bei 90 Euro, die einer Rechnungsbearbeitung bei 15 Euro. Berücksichtigt man, dass die Zahl der Rechnungen einer Stadt ungefähr der ihrer Einwohner entspricht, zeigt sich, dass es weniger um die Preise, als vielmehr um die Arbeitserleichterung aufgrund der neugestalteten Prozesse geht“, hebt Annette Rebmann-Schmelzer, Fachbereichsleiterin Zentrale Dienste und Ratsarbeit bei der Stadt Lörrach. hervor.

eAbrechnung als missing link zum effizienten Gesamtprozess

„In Lörrach entstand das Interesse an der e-Abrechnung beziehungsweise dem Gutschriftverfahren im Jahr 2014, als wir von den positiven Erfahrungen der Kreisverwaltung Germersheim in Rheinland-Pfalz hörten. Eigene Untersuchungen deuteten bereits auf erhebliche verwaltungsinterne Aufwände der Rechnungsbearbeitung hin. Das hat uns dazu bewogen, diesen Lösungsweg auch für uns in Betracht zu ziehen“, erinnert sich Rebmann-Schmelzer. „Unser Ziel war es, einen durchgängig digitalen Verfahrensablauf zu haben. Ausschreibung beziehungsweise Vergabe, Einkauf und Abrechnung lassen sich nur dann wirklich transparent und effizient gestalten, wenn sie als Gesamtprozess verstanden werden. Mit der Entscheidung für das Gutschriftverfahren haben wir die Lücke geschlossen“, führt Rebmann-Schmelzer aus.

Dennoch sollte es noch einige Zeit dauern, bis der entscheidende verwaltungsinterne Dialog abgeschlossen war. Nach rund zweieinhalb Jahren konnte das Verfahren innerhalb kurzer Projektzeiten implementiert werden. In diesen Zeitraum erfolgten die Abstimmungen über Formate und Schnittstellen zu SAP zwischen TEK, dem jeweiligen Fachbereich Finanzen und deren Rechenzentrum.

Auch Sonderwünsche wie ein Barcode zur elektronischen Belegarchivierung wurden dabei berücksichtigt. Zu Jahresbeginn 2017 konnte das Gutschriftverfahren in Lörrach schließlich an den Start gehen. Seither wird jeweils zum Monatsende die Gutschriftdatei erstellt, die in das Finanzsystem-System der Verwaltung importiert wird. Ein weiterer XML-Datensatz geht an den Lieferanten.

„Aktuell steuern wir rund 14.000 Artikel mit einem Jahresbeschaffungsvolumen von 250.000 Euro über das Einkaufssystem. Das Gutschriftverfahren wurde zunächst mit einem Lieferanten gestartet, in der Folge sollen weitere hinzukommen“, meint Rebmann-Schmelzer mit Blick auf die Zukunft. Erste Ergebnisse und eine spürbare Entlastung bei der Rechnungsbearbeitung sind ab dem Frühsommer zu erwarten.

„Rückblickend waren diese beiden Projekte für TEK spannend. Galt es doch folgende Parameter unter einen Hut zu bringen: Zwei Kunden, ein identischer Prozess, ein identisches Finanzsystem (SAP) zwei jeweils unterschiedliche Schnittstellen und Formate (XML und Text), zwei unterschiedliche Rechenzentren (KIRU und Baden-Franken) sowie zwei Lieferanten. Umso erfreulicher, wenn Effekte kundenseitig spürbar werden“, resümiert Schmidt.

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