ECM-Lösungen

Digitale Ordnung statt analoges Datenchaos

| Autor / Redakteur: Jörg Huesmann | Advertorial / Susanne Ehneß

Ein moderner Staat braucht moderne Softwarelösungen, um schnell, effizient und bürgernah zu agieren. Vor diesem Hintergrund gewinnt die elektronische Dokumentenverwaltung immer mehr an Bedeutung.

Viele Einrichtungen sind von den Empfehlungen und Vorgaben des E-Government-Gesetzes noch weit entfernt. Grund dafür ist, dass oft ein innovatives, ganzheitliches IT-System fehlt, welches alle Prozesse optimal abbildet und die bereits genutzten Fachanwendungen einbinden kann.

Das Enterprise Content Management-System enaio® von OPTIMAL SYSTEMS wurde genau für diese Anforderungen entwickelt. Die für die Öffentliche Verwaltung spezialisierte ECM-Software schafft mit der E-Akte ideale ­Voraussetzungen für eine bessere Zusammenarbeit, kürzere Bearbeitungszeiten und mehr Bürgernähe.

Das Grundprinzip der elektronischen Akte von OPTIMAL SYSTEMS ist so einfach wie effizient: Sämtliche Dokumente werden digital erfasst, ausgewertet und für alle berechtigten Mitarbeiter bereitgestellt. Egal, wann und wo die Daten entstehen: Integrierte Schnittstellen sorgen für einen direkten Datentransfer aus den unterschiedlichen Fachapplikationen in das ECM-System – und zurück. Daten werden Teil einer verwaltungsweiten Informationsplattform.

Die E-Akten auf Basis von enaio® verbinden das effiziente Verwalten von Daten und Dokumenten mit der Abbildung von Prozessen. OPTIMAL SYSTEMS setzt auf Technologiestandards, um sämtliche Dokumente nachvollziehbar und unveränderbar zu archivieren – unter Einhaltung sämtlicher Vorgaben des Gesetzgebers.

Die Verwaltung der Stadt Witten, wie auch zahlreiche weitere kreisfreie Städte und Landkreise haben es vorgemacht: Sie verfolgen seit Jahren eine konsequente Strategie, um Papierberge abzubauen und Prozesse zu digitalisieren. Ein wesentliches Anliegen der Projektverantwortlichen in der Stadt Witten war von Anfang an, eine Informationsmanagementplattform einzuführen, die verwaltungsweit eingesetzt werden kann. Mit der Einführung der Software von OPTIMAL SYSTEMS wurde der Grundstein für den digitalen Wandel gelegt. Dieser versetzt die Stadtverwaltung in die Lage, den Herausforderungen der heutigen Zeit gerecht zu werden.

Der Autor: Jörg Huesmann, Geschäftsführer der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover

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