Videokonferenztechnik für Behördengänge Digitale Bürgersprechstunde im Landkreis Regensburg

Vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie hat der Landkreis Regensburg im Sommer 2020 das Projekt Virtuelles Bürgerbüro gestartet. Dabei wurde eine neue Plattform installiert, die den Bürgern ermöglicht Behördengänge per Videokonferenz zu erledigen.

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Als technische Basis des digitalen Bürgerbüros dient die Collaboration-Plattform Cisco Webex der SWS Computersysteme AG. Die Plattform wurde in die Webseite des Landratsamtes eingebunden. Wie Christian Schreiner, Vorstandsvorsitzende der SWS AG betont, handle es sich dabei nicht nur um eine einfache Videokonferenztechnologie. Mit dieser Lösung sei es vielmehr möglich, eine virtuelle Bürgersprechstunde zu besuchen: „So, als wäre man direkt vor Ort.“

Über die Homepage des Landratsamtes gelangen die Bürger direkt zu den virtuellen Büros. Dort können sie auch direkt erkennen, ob ein Büro geöffnet hat oder ob sich der zuständige Bedienstete gerade in einem Termin befindet. Wenn der Besucher einen bestimmten Bereich ausgewählt hat, kann er sich in einen virtuellen Wartebereich einwählen. Ähnlich, als würde er vor Ort eine Nummer ziehen und sich in den Warteraum setzen. Im virtuellen Wartebereich angekommen, kann der Bürger sehen, wie viele Personen sich noch vor ihm in der Warteschlange befinden. „Sobald der zuständige Bedienstete frei ist, wird der Bürger in die virtuelle Sprechstunde hinzugeholt und das Gespräch kann sofort beginnen“, ergänzt Schreiner.

Sind die virtuellen Wartebereiche überfüllt oder die virtuellen Büros geschlossen, können auch Online-Termine vereinbart werden. „Viele, gerade vorbereitende Schritte lassen sich digital über das virtuelle Bürgerbüro abwickeln. Das entlastet behördliche Prozesse und ermöglicht vor allem auch Homeoffice-Arbeit für die Mitarbeiter“, erklärt Emanuel Graf, Product Manager und Collaboration Consultant bei der SWS Computersysteme AG.

„Das Virtuelle Bürgerbüro ist ein sehr gutes Beispiel für die Chancen, die in der Digitalisierung stecken. Sowohl für die Bürgerinnen und Bürger als auch für unser Haus entsteht ein Mehrwert an Effizienz und Bürgerservice. Weil aus Infektionsschutzgründen die Öffnungszeiten des Landratsamtes derzeit etwas eingeschränkt sind, kommt dieses Angebot zur richtigen Zeit“, so Landrätin Tanja Schweiger. Auch wenn man bei den Öffnungszeiten wieder zum Normalmodus zurückkehren könne, werde das Zusatzangebot des Virtuellen Bürgerbüros beibehalten.

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