Auch behördenübergreifende Kommunikation vereinfacht

Digitale Akten bei der Ausländerbehörde der Stadtverwaltung Freiburg

| Autor / Redakteur: Nicole Körber / Susanne Ehneß

Rathausplatz in Freiburg
Rathausplatz in Freiburg (Bild: Delphimages_Fotolia)

Die Stadtverwaltung Freiburg hat vor kurzem ihre Ausländerakten komplett digitalisiert. Anlass war unter anderem der bevorstehende Umzug in ein neues Gebäude. Durch die Maßnahme bleibt es der Stadt nicht nur erspart, die 2,3 Millionen Blatt zu transportieren, vielmehr profitieren die Mitarbeiter von einem schnelleren Zugriff auf die Dokumente bei der Fallbearbeitung.

Freiburg pflegt – begünstigt durch die Lage im Dreiländereck – eine lebendige Kultur des Austausches zwischen Menschen unterschiedlichster Herkunft. Hier leben Mitbürgerinnen und Mitbürger aus über 160 Nationen. Die damit zusammenhängenden Verwaltungsaufgaben werden von der Abteilung für Ausländer- und Staatsangehörigkeitsrecht des Amtes für Migration und Integration wahrgenommen.

Diese Abteilung kümmert sich unter anderem um Visumfragen, Fragen des Aufenthaltsrechts, der Arbeitserlaubnis und Einbürgerung. Außerdem vermittelt sie Antragstellende zu Kontaktstellen, bei denen die Migrationserstberatung stattfindet und die weitere Beratungen anbieten.

Dabei ist die Ausländerakte ein wesentlicher Informationslieferant, in der alle wichtigen Fakten enthalten sind. Mit diesen können die Mitarbeiter die zeitlichen Entwicklungen und die Vorgeschichte ihrer Kunden nachvollziehen. Die Beratungsgespräche erfolgen zum Großteil über vorherige Terminvereinbarungen. Dazu wurden die Akten der Kunden am Vortag herausgesucht und auf dem Schreibtisch des jeweiligen Sachbearbeiters bereitgelegt.

Akten-Umzug

Im Sommer 2016 steht ein Umzug in ein neues Gebäude an. Damit der Transport der rund laufenden 20.000 Ausländerakten mit einem Gesamtvolumen von etwa zwei Millionen Blatt entfällt, entschloss sich die Abteilung für Ausländer- und Staatsangehörigkeitsrecht, diesen Bestand zu digitalisieren.

Außerdem sollten im neuen Gebäude die Vorgaben hinsichtlich der Flächen- und Arbeitsplatzausstattung eingehalten werden. Diese lassen pro Arbeitsplatz lediglich vier laufende Aktenmeter zu, vor der Digitalisierung waren es in der Ausländer- und Staatsangehörigkeitsabteilung bis zu 25 Meter.

In den Akten befinden sich Aufenthaltsanträge und diverse Nachweise, beispielsweise zur Qualifikation oder zum Familienstand. Sie bestehen aus einem oder mehreren Aktenbänden. Die darin enthaltenen Dokumente sind entweder ein- oder beidseitig beschriftet. Sie haben zum Großteil ein DIN-A4-Format, teilweise kommen aber auch kleinere Papierformate vor, insbesondere DIN A5 und DIN A6. Es handelt sich jeweils um Kopien oder Durchschläge, in Pappheftern abgelegt, die außen mit Name, Vorname und Geburtsdatum beschriftet sind.

Neuland eAkte

„Die Digitalisierung von Akten war für uns Neuland“, sagt Burkhard Hermann, Projektleiter Einführung DMS/ECM bei der Stadt Freiburg. „Deshalb suchten wir für dieses Pilotprojekt einen Scandienstleister, der sich im kommunalen Umfeld und mit dem Dokumenten-Management-System auskennt, das bei dem Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung, kurz KIVBF, im Einsatz ist.“ Die KIVBF stellt ihren Kunden, den Gemeinden, Stadtkreisen und Landkreisen in Baden und Franken, IT-Fachlösungen sowie Komplettlösungen zur Führung elektronischer Akten zur Verfügung, so auch der Stadt Freiburg.

Als Dokumenten-Management-System ist die Software „enaio®“ der Optimal Systems GmbH im Einsatz. Optimal Systems pflegt eine enge Partnerschaft mit der Tropper Data Service AG und hat mit dem Scandienstleister zahlreiche Projekte bei öffentlichen Verwaltungen erfolgreich absolviert. Die Stadt Freiburg beauftragte Tropper mit der Digitalisierung der Ausländerakten. Im November 2015 fand das Kick-off statt, kurz danach eine erste probeweise Verarbeitung. Nachdem dieser Test erfolgreich verlaufen war, erfolgte Mitte Dezember der Projektstart.

Lesen Sie auf der nächsten Seite weiter.

Inhalt des Artikels:

  • Seite 1: Digitale Akten bei der Ausländerbehörde der Stadtverwaltung Freiburg
  • Seite 2: Inventur
Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung ...
(nicht registrierter User)

Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
Kommentar abschicken
copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 44176247 / Fachanwendungen)