Justizministerium Baden-Württemberg

Die Zukunft heißt „ELGA“

| Redakteur: Manfred Klein

„Alte“ und „neue“ Welt werden noch eine Weile nebeneinander existieren: Rund 182 Regalkilometer mit Papierakten füllen bis 2017 das Grundbuchzentralarchiv in Kornwestheim. Die Bestandsdokumente der papierbasierten Grundakten wurden und werden nicht nachdigitalisiert. Papierakten werden nur noch beigezogen, wenn auf alte Dokumente zurückgegriffen werden muss. Aber ihre Bedeutung schwindet, da die Papierakten mit zunehmender Dauer der elektronischen Antragseinreichung immer seltener benötigt werden.

Neue Unterlagen werden vollständig digital verarbeitet: Notare sind verpflichtet, den grundbuchführenden Amtsgerichten neue Dokumente in Grundbuchsachen ausschließlich elektronisch zu übermitteln. Papierpost, die von Bürgern eingereicht wird, wird ersetzend gescannt und in elGA als digitales Dokument eingestellt.

Die Grundbuchämter bearbeiten die neu hinzukommenden Vorgänge so vollelektronisch. „Wir arbeiten mit einer elektronischen Akte, die den Namen auch verdient“, erklärt Jan Martin Bornscheuer, Projektleiter im Organisationsreferat des Justizministeriums, zufrieden: „Anträge können elektronisch eingereicht werden, die Sachbearbeitung geschieht direkt am Computer, auch die Einsicht wird zukünftig digital, schnell und unkompliziert erfolgen.“

Seit Produktivsetzung von elGA am 1. Juli 2012 wurden bisher 558.126 Grundakten elektronisch angelegt. Sie enthalten zurzeit 1.044.486 Dokumente. Außerdem sind im System 297.717 Vorgangs-Mappen enthalten.

Vorreiter für eAkten in Baden-Württemberg

Im Zuge der Zentralisierung der Grundbuchämter kommen immer mehr Nutzer zu elGA hinzu. Jan Martin Bornscheuer gibt an, dass derzeit bereits circa 130 Anwender – Rechtspfleger und ihre Assistenzteams – in den Grundbuchämtern und im Grundbuchzentralarchiv elGA täglich nutzen. Bis Ende 2017 wird ihre Zahl auf 750 anwachsen. Darüber hinaus ist elGA bei ca. 120 Nutzern in den sogenannten Erfassungszentren installiert. Diese Nutzer greifen aber nur in geringem Umfang auf elGA zu.

In den Erfassungszentren werden Grundbücher, die noch in Papierform vorliegen, digitalisiert. Im Justizministerium ist man sehr zufrieden mit dem Verlauf des IT-Projektes und der eingesetzten Software, wie der Leiter des Organisationsreferates, Ministerialrat Thomas Ohlinger, berichtet: „elGA ist ein zentraler Baustein im Grundbuchamt. Auf allen Ebenen des Ministeriums wird elGA als Vorzeigeprojekt gesehen, das Vorbildcharakter für weitere eAktenprojekte hat. Die Ampel steht auf grün!“

Die Umstellung auf elektronische Akten wird als unverzichtbare Maßnahme angesehen, um das Grundbuchwesen zukunftssicher zu machen. Zudem konnten mit elGA wichtige praktische Erfahrungen mit einer elektronischen Akte im Bereich der Landesjustiz gesammelt werden.

Projektleiter Jan Martin Bornscheuer ergänzt: „Wir sind sicher, mit PRODEA das richtige Produkt für unser Grundbuchwesen ausgewählt zu haben. Der Umstieg auf eine vollelektronische Arbeitsweise ist gelungen. Damit sind wir ein Vorbild für weitere Projekte im Bereich elektronische Aktenführung. Das Projekt wurde in kurzer Frist realisiert, es verging kaum mehr als ein Jahr vom Beginn der Konzeptionsphase bis zur Produktivsetzung der Lösung 2012.“

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