Grundlagen eines erfolgreichen Projektes

Die Wirtschaftlichkeit der eVergabe

08.05.2009 | Autor / Redakteur: Carsten Klipstein / Gerald Viola

An den bekannten Ausspruch des englischen Ökonomen John Maynard Keynes: „In the long run we are all dead“, muss bisweilen der kundige eGovernment-Beobachter denken, wenn er die vielerorts geführten Diskussionen um Sinn und Unsinn, Wirtschaftlichkeit und Refinanzierung von eGovernment-Vorhaben betrachtet. Dem Aspekt des Nutzens, mithin der Wirtschaftlichkeit von eGovernment-Anwendungen im weiteren Sinne, wird auch heute in vielen Projektteams noch zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt.

Auch eGovernment und insbesondere die eVergabe muss Nutzen stiften und zwar kurz- und mittelfristig. Politische Prestige- und Leuchtturmprojekte mit langfristigen Effekten können wichtige Signale setzen und Vorreiterrollen einnehmen, müssen aber die Ausnahme bleiben.

Eine gewisse Sensibilität für das Thema ist bereits vorhanden: Eine Reihe von Methoden und Tools zur Wirtschaftlichkeitsermittlung wurden entwickelt, einige Beratungshäuser haben Kompetenz-Teams in diesem Bereich aufgebaut. In der Praxis scheint sich ihr Nutzen jedoch vielfach auf eine Betrachtung im Vorfeld der Realisierung von Projekten zu beschränken. Hier leisten sie gute Dienste – zur Bestätigung, dass das geplante Vorhaben den Anforderungen an Wirtschaftlichkeit genügt; doch am Controlling oder vielmehr der ex-post-Betrachtung von Projekten mangelt es zuweilen.

Dies wird deutlich, wenn solche Kompetenz-Teams im Vorfeld von Reorganisations- oder eVergabeprojekten zum Einsatz kommen und Wirtschaftlichkeitsprognosen aufstellen. Zu selten werden sie dann jedoch auch zur Erfolgsmessung eingesetzt. Doch gerade wenn Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen zur Rechtfertigung für Haushälter degradiert und nicht vollumfänglich mit einem nachträglichen Projektcontrolling versehen werden, wird es nicht schnell genug zu einer Fokussierung auf die wirklich wirtschaftlich wie prozessual sinnvollen Prozesse kommen.

Dabei gilt auch im Bereich der eVergabe die alte 80:20-Regelung: In den meisten Fällen sind 80 Prozent Nutzen mit 20 Prozent des Aufwands erreichbar. Erst wenn dies geschafft ist, lohnt der weitere Ausbau eines Dienstes zur Abbildung aller Prozesse oder auch die Integration in bestehende Drittsysteme um händische Datenübergaben zu vermeiden.

Um es auf den Punkt zu formulieren: Medienbrüche können wirtschaftlich sein! Dieser differenzierteren Betrachtung hat sich auch die Verwaltungsinformatik angeschlossen, wenn sie nicht nur im Hinblick auf Entscheidungsautomaten von der „Medienbruchfreiheit als heiligen Kuh“ spricht.

Gute Beispiele für eben auch wirtschaftliche, nutzenstiftende eVergabe-Anwendungen gibt es genug: Wenn im Bereich des öffentlichen Auftragswesens regionale – oder noch besser landesweite – Anlaufstellen im Internet geschaffen werden, an denen Unternehmen sich umfassend informieren können und auch die Vergabestellen in ihrer Arbeit unterstützt werden, wird dies oftmals als wirtschaftlicher einzustufen sein, als die Realisierung umfassender Prozessunterstützung bei einer einzelnen oder wenigen Vergabestellen, bezogen auf deren spezifischen Bedarf.

Wenn Nutzen nachgewiesen werden kann, werden die nächsten Schritte zu umfassenderen, stärker integrierten Angeboten leichter vermittelbar. Wenn Anwender bereits mit Teilprozessen erheblichen Aufwand in ihren Vergabestellen abbauen konnten, wird der Schritt zur vollintegrierten eVergabe und Vergabemanagementsystemen mit umso größerer Akzeptanz versehen. Projektverantwortliche können darüber hinaus bei der schrittweisen Einführung auch von einem deutlich geringeren Projektrisiko ausgehen.

Diesem Anspruch folgend, wurde durch die cosinex GmbH, als privatem Partner von d-NRW und des Landes Nordrhein-Westfalen im Bereich der Umsetzung des Portals „vergabe.NRW“, im März 2009 erstmals eine umfassende Nutzerzufriedenheitsumfrage zum Modul Vergabemarktplatz NRW durchgeführt.

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