Anwenderfreundlich und leistungsfähig

Die VIS-Akte bildet das Herz der eVerwaltung

| Redakteur: Manfred Klein

PDV stellte eAkte-Lösung im Rahmen unseres eGovernment Awards vor
PDV stellte eAkte-Lösung im Rahmen unseres eGovernment Awards vor (Bild: © vege - Fotolia)

Mit der elektronischen Akte wird die Aktenführung auf Papierbasis in der Öffentlichen Verwaltung elektronisch nachgebildet und gemäß den rechtlichen Vorgaben ersetzt. Der Hersteller PDV-Systeme bietet dazu mit der VIS-Akte ein umfassendes Portfolio und präsentiert seine Lösung auch im Rahmen unseres eGovernment Awards 2016.

Die aus der Papierwelt bekannte mehrstufige Objekthierarchie wird in VIS-Akte übersichtlich elektronisch visualisiert. Ihre Akte zum Geschäftsvorfall enthält sämtliche entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte, die für Dritte nachvollziehbar dokumentiert werden.

Eine MS-Office-Anbindung, gute Recherchemöglichkeiten und eine fristgemäße Aufbewahrung vereinfachen dabei die Arbeit der Verwaltungsmitarbeiter. So liegen die Vorteile klar auf der Hand: Kein endloses Managen von Dokumenten, kein stundenlanges Abheften von Berichten, kein Suchen in dicken, verstaubten Aktenordnern. Die Verwaltungsmitarbeiter haben so mit der VIS-Akte effektiv mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit und Aufgabenerledigung.

Der Hersteller passt auf Wunsch seine eAkte-Lösung an den speziellen Bedarf der jeweiligen Organisation an. Ganz gleich, ob für eine Verwaltung eine separate eAkte-Lösung sucht oder die VIS-Akte noch um die Bausteine eVorgangsbearbeitung oder um Tools der elektronischen Zusammenarbeit ergänzen beziehungsweise Fachverfahren anbinden möchten – VIS-Akte bildet die optimale Grundlage für eine nachhaltige und durchgängige Digitalisierung der Verwaltung.

Aktenaufgaben effizient erledigen

Die VIS-Akte deckt nicht nur das gesamte Spektrum der behördenspezifischen Anforderungen ab, sondern vereint in einer homogen integrierten Lösung sämtliche Dienste, welche zur effizienten und sicheren Verwaltung, Bearbeitung und Speicherung von Akten, Vorgängen und Dokumenten notwendig sind.

Durch die innovative und schlanke Benutzeroberfläche wird allen Anwendern ein leicht verständliches Bedienkonzept angeboten. Was für den Anwender bedeutet: einfacheres elektronisches Verwalten, Archivieren, Recherchieren und Bereitstellen von Dokumenten und zugehörigen Daten.

Individuelle Konfigurationsmöglichkeiten bewirken klar gestaltete Ansichten. Eingeblendet werden nur die Elemente, welche auch tatsächlich für die Aufgabenlösung benötigt werden. VIS-Akte ist dabei besonders einfach in der Handhabung und ergebnisorientiert.

Die Arbeit mit VIS-Akte macht einfach Spaß!

Die VIS-Akte basiert auf einem effizienten und schlanken Backend, welches insbesondere für die Belange eines Dokumentenmanagementsystems optimiert wurde. Hierzu zählen ein integriertes, hoch performantes Rechtesystem, eine flexible Dateiablage, welche eine Anbindung an marktrelevante Speichersysteme ermöglicht sowie eine hohe Plattformunabhängigkeit.

Dokumente immer und überall griffbereit

Verwaltungsmitarbeitern, die viel unterwegs sind und medienbruchfrei die wichtigsten Dokumente mitnehmen möchten, kommt das Produkt ebenfalls entgegen. Zur VIS-Akte wird das Produkt „MobileClient“ zur Mitnahme von Schriftgut auf Tablet-PCs angeboten. Über seine persönliche Aktenmappe kann der Mitarbeiter entscheiden, welche Objekte er jederzeit mobil verfügbar haben möchte. Das können einzelne Dokumente, ausgewählte Vorgänge oder gesamte Akten sein.

Über die Synchronisation steht das Schriftgut auf dem mobilen Endgerät zur Verfügung. Dort kann es nicht nur jederzeit und überall eingesehen werden, sondern auch beliebig weiterbearbeitet und sogar neue Dateien erstellt werden.

Stets auf dem aktuellen Stand

Die Synchronisation mit der zentralen VIS-Akte ist mit einem einzigen Mausklick erledigt. Dabei werden Änderungen vom mobilen Gerät in die eAkte übertragen und gleichzeitig Aktualisierungen aus der eAkte auf Ihrem Tablet-PC vorgenommen.

Damit verfügen die mobil arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit über vollständige und aktuelle Informationen.

Der Effekt ist schnell spürbar: Alle Daten sind in einem kleinen Gerät komfortabel verfügbar. Papierausdrucke werden damit überflüssig. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern verringert auch Ihr Gepäck auf Dienstreisen und die Aktenberge in den Sitzungen.

Mehr Infos zur Lösung finden Sie hier.

Ihr Votum ist ebenfalls gefragt. Wenn Sie PDV-Systeme auf dem Siegertreppchen beim eGovernment Award 2016 sehen möchten, dann können Sie hier abstimmen.

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