Der Redaktionsbeirat diskutiert Die Verwaltung braucht den Mut zur Lücke

Autor: Manfred Klein

In seiner aktuellen Sitzung hat der Redaktionsbeirat der eGovernment Computing mit seinem neuen Mitglied, dem Bremer Staatsrat Henning Lühr, die Frage diskutiert, was eine moderne Verwaltung auszeichnet und wie sich der Wandel hin zu einer solchen Verwaltung beschleunigen lässt. Dazu berichtete ­Henning Lühr zunächst von den Erfahrungen der Hansestadt.

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Matthias Kammer (DIVSI) , Staatsrat Henning Lühr, Marc Monich(Mach AG), Holger Wosnitza (Materna) , Jochen Michels (Fujitsu Technology) und MArc Reinhardt (Capgemini) (v.l.)
Matthias Kammer (DIVSI) , Staatsrat Henning Lühr, Marc Monich(Mach AG), Holger Wosnitza (Materna) , Jochen Michels (Fujitsu Technology) und MArc Reinhardt (Capgemini) (v.l.)
(© mk)

Henning Lühr stellte dazu zunächst aktuelle Projekte sowie das Programm „Zukunftsorientierte Verwaltung (ZOV)“ der Hansestadt vor. Dazu Henning Lühr weiter: „Wir haben mittlerweile in Bremen mit der Zukunftsorientierten Verwaltung ein umfassendes Programm zur Verwaltungsmodernisierung etabliert.“

Vom Einzelprojekt zum Gesamtansatz

Als wesentlichen Aspekt des Projektes unterstrich Henning Lühr die Einbindung zahlreicher Mitwirkender. So sei an dem Projekt nicht nur der Bremer Senat beteiligt, sondern darüber hinaus eine ganze Reihe weiterer Institutionen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft, wie zum Beispiel Gewerkschaften und die Industrie- und Handwerkskammer.

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Aus den Ausführungen von Henning Lühr wurde schnell klar, dass eine wirklich umfassender Ansatz hin zu einer zeitgemäßen Verwaltung nicht nur aus einem Projekt bestehen kann. Lühr fasste diese Erkenntnis so zusammen: „Unser Ziel ist es, aus vielen Einzelprojekten einen Gesamtansatz formen. Das ist jedoch leichter gesagt als getan, weil man das natürlich entsprechend organisieren muss.“

So ist denn auch das im Juni 2016 vom Bremer Senat beschlossene und im August des vergangenen Jahres fortgeschriebene Programm „Zukunftsorientierte Verwaltung“ nicht nur die aktuelle Dachmarke der Bremer Verwaltungsentwicklung, das Programm soll darüber hinaus aus vielen Einzelprojekten einen entwicklungsoffenen „starken Gesamtansatz formen“.

Weitere Projektziele der Zukunftsorientierten Verwaltung sind:

--> Steigerung der Prozessorientierung und Leistungsfähigkeit der Verwaltung als Kernphilosophie.

--> Projekte sollen erfolgreich mit und in den Ressorts zu Ende gebracht sowie

--> neue Projekte und Vorhaben entwickelt werden.

Laut Henning Lühr ist der Kernbereich des Konzepts, dass eine übergreifende Organisation mit Weisungsbefugnis geschaffen wurde. Hinzu kommt eine Dienstleistungskonferenz, nicht mit Weisungsbefugnis, aber mit Entscheidungsbefugnissen, in dem alle Bürgerämter einem Staatsrat unterstellt werden, der zum Beispiel die Einführung von IT- und Organisationsprojekten voranbringen kann. Dazu Lühr lachend: „Da muss man dann mitunter schon gucken, dass man nicht auf dem dunklen Flur von Kollegen erwischt wird“.

Zur Umsetzung der genannten Ziele hat Bremen nun sieben Entwicklungsfelder definiert:

--> Integrierte Gesamtsteuerung,

--> Personalpolitik und Arbeit 4.0,

--> Digitale Verwaltung,

--> Transparenz und Bürgerservice verbessern,

--> kooperative Verwaltungsentwicklung im Stadtteil,

--> Optimierung der Organisation und der Prozesse und

--> eine länderübergreifende Kooperation.

Dabei kommt nach Lührs Meinung insbesondere der integrierten Gesamtsteuerung auch hinsichtlich der öffentlichen Unternehmen eine herausragende Bedeutung zu. Bremen habe derzeit eine Ausgliederungsrate im Kommunalbereich von fast 65 Prozent und im Landesbereich von 45 Prozent. Dazu Lühr: „Wenn man 80 Beteiligungen zu managen hat, von städtischen Gesellschaften über Eigenbetriebe bis in zu Stiftungen, dann geht das nur über ein übergreifendes Gesamtmanagement.“ Eine Absage erteilte Lühr in diesem Zusammenhang jedoch allen Modellen, die allein auf Dirigismus setzen.

Weitere wichtige Bausteine sind, laut Lühr, die kooperative Verwaltungsentwicklung im Stadtteil, die Steigerung der Transparenz und die Verbesserung der Bürgerservices. Lühr erinnerte bezugnehmend auf den ersten Punkt daran, dass in der Regel 30 Prozent der Aufwendungen in einer Verwaltung nur dafür gebraucht würden, die Verwaltung zu verwalten. Da gebe es bedeutende Einsparpotenziale. Aus diesem Grund plane Bremen auch die Einführung eines eHaushalts.

Wenn die Verwaltung zum Bürger kommt

Und auch beim Punkt Transparenz und Bürgerservices geht man in Bremen neue Wege. Zuerst, so Lühr, habe man untersucht, wo die Verwaltung am leichtesten mit den Bürgern in Kontakt komme. Eine skandinavische Untersuchung habe gezeigt, dass dies nicht immer unbedingt die Behörden selbst seien. Viel häufiger treffe der Bürger in Schulen, Bibliotheken und Beratungsstellen auf seine Verwaltung. So verzeichneten die Bremer Bibliotheken 1,5 Millionen Nutzer. Dies habe man sich zunutze gemacht und zum Beispiel in der Stadtteilbibliothek eines Problemviertels ein Bürgeramt angesiedelt. Es habe sich gezeigt, dass die Menschen hier eine sehr viel geringere Hemmschwelle hätten, um sich zum Beispiel über Sozialleistungen zu informieren.

Der neueste Coup der Bremer: Der Postbote sieht bei Senioren nach dem Rechten. Er bringt Formulare und Anträge vorbei oder klärt, ob jemand Pflegepersonal braucht. Da es sich für die Kassen rechnet, wenn die Aufnahme in ein Pflegeheim auch nur um ein Jahr verschoben werden kann, unterstützen diese das Projekt auch finanziell. Das wiederum ermöglicht es, dass die Touren der eingesetzten Postboten verkürzt werden können. Henning Lühr bezeichnet das Projekt in seiner humorvollen Art gerne in Anlehnung an den wohl berühmtesten Briefträger der deutschen Fernsehgeschichte als „Walter Spahrbier 4.0“.

Online-Finanzamt

Für Mitte Juli nun planen die Bremer ein Online-Finanzamt. Dazu Henning Lühr: „Die Online-Steuerklärungen wollen wir von jetzt 46 Prozent erheblich steigern. Mit der Zusammenlegung der Landeshauptkasse, der Finanzkassen und der Gerichtskassen wollen wir die Steuerung der Zahlungseingänge und das Forderungsmanagement für Außenstände verbessern. Wir versprechen uns vom Online-Finanzamt in Kombination mit dem Finanzdienstleistungszentrum Bremen eine verbessert Dienstleistung. Die Kundenbefragung in vier mehrstündigen Workshop dazu war sehr erfolgreich, wir setzen die Anregungen schrittweise um.“

Die Zusammenfassung dieser beiden Einheiten sei nur durch eine Gesetzesänderung durch den Bundesrat möglich geworden. Die neue Großkasse sei jetzt Behörde im Sinne des Finanzverwaltungsgesetzes und könne auch auf Schuldnerdaten zurückgreifen.

Matthias Kammer, Vorsitzender des Direktor des Deutschen Instituts für Vertrauen und Sicherheit im Internet (DIVSI), wollte an dieser Stelle nicht nur wissen, welche Rolle das Once-Only-Prinzip spielt, sondern fragte auch nach den rechtlichen Rahmenbedingungen. „Eigentlich scheitern Online-Verfahren zur Steuerdaten doch immer daran, dass das Bundesverfassungsgericht gesagt hat: Das geht nicht! Hat man das in Bremen jetzt dadurch gelöst, dass man alle Daten zu Finanzdaten gemacht hat?“

Dazu erklärte Hans-Henning Lühr: „Ja, die Gesetzesänderung durch den Bundesrat hat uns natürlich sehr geholfen. Ist aber nicht der einzige Punkt gewesen. Natürlich müsste man das Steuerrecht, um es wirklich eGovernment-tauglich zu machen, reformieren, aber im Augenblick müssen wir uns damit begnügen, mit den gegebenen Rahmenbedingungen die Prozesse zu optimieren. Dazu braucht es nicht nur einen ganzheitlichen Ansatz, sondern auch ein gewissenhaftes Risikomanagement.

Führungskräfte müssen Spielräume nutzen

Henning Lühr weiter: „Letztlich liegt es auch daran, dass viele Führungskräfte in den Verwaltungen sich nicht trauen, die gegebenen Spielräume auch auszunutzen. Zum Teil scheitert es aber auch daran, dass man in den Verwaltungen noch nicht gelernt hat, so vernetzt zu denken, wie ich es eben versucht habe zu skizzieren.“

„In Bremen versuchen wir unsere Spielräume auszunutzen“, so Lühr. Dennoch sei alles was man in Bremen tue, hinsichtlich der juristischen Zulässigkeit mehrfach überprüft worden.

Das Thema „Spielräume“eröffnete für alle Teilnehmer der Runde die Frage, wie der „Apparat“ in solche Projekte einzubinden sei. So wollte Philipp Müller von Gartner wissen, wir sich gegebene juristische Rahmenbedingungen ausschöpfen ließen, und Marc Monich von der MACH AG stellte die Frage, ob es für solche Projekte geschützter Räume bedürfe.

Marc Reinhardt von Capgemini ergänzte:„ Das Ausreizen der Möglichkeiten erfordert ja nicht nur Mut zur Lücke, mitunter kann einem das auch mal auf die Füße fallen. Und es gibt ja auch in der Verwaltung keine Kultur, die ein solches vernetztes Denken fördern würde“. Philipp Müller verwies an dieser Stelle zudem darauf, dass gerade in den Öffentlichen Verwaltungen das Scheitern mitunter extrem sanktioniert werde.

Henning Lühr verwies in diesem Zusammenhang auf die Notwendigkeit, die Verwaltungen auch personell zu erneuern: „Viele Dinge erkennt man selbst ja gar nicht. Wir haben deshalb ein internes Aufstiegssystem geschaffen und haben auch einen Pool mit potenziellen Nachwuchskräften geschaffen. Die durchlaufen auch alle Verwaltungsabteilungen, damit die nicht grundbuchmäßig gleich in der ersten Abteilung festgenagelt werden.“

Fazit

Zudem schreibe Bremen pro Jahr 15 Stipendien für einen gemischten Studiengang aus Rechtswissenschaft, Philosophie, Betriebswirtschaftslehre und Politikwissenschaft aus. „Unsere Absolventen sollen hier komplexe Entscheidungsvorgänge lernen“, so Lühr. „Wir suchen auch immer interessante Examensarbeiten. So hat zum Beispiel vor Kurzem einer dieser Studenten eine Arbeit zur Schriftformerfordernis eingereicht. Im Endeffekt haben wir so immer 20, 30 innovative Themen und Ansätze vorliegen, bei denen wir prüfen können, ob sie im Ganzen oder in Teilen umsetzbar sind.“

Von besonderer Wichtigkeit, so Henning Lühr abschließend, sei aber die Schaffung einer Vertrauenskultur für die Verwaltungs­modernisierung. „Nicht jede Fehlleistung ist ja eine Katastrophe. Wir brauchen eine Fehlerkultur in der Verwaltung, die es auch zulässt, dass Dinge einfach mal ausprobiert werden.“

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