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Rechnungsverarbeitung Die verteilte digitale Kommune

Einkaufs- und Buchhaltungsprozesse sind nicht an die ­Amtsstube gebunden. Durch Digitalisierung und passende Software lassen sich Verwaltungsarbeiten vom Home Office aus ebenso wie im Büro erledigen. So bleiben öffentliche ­Einrichtungen auch in diesen komplexen Bereichen weiterhin arbeitsfähig – und dies ortsungebunden.

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Die Rechnungsbearbeitungslösung von xSuite ermöglicht die automatische Annahme und Verarbeitung eingehender Rechnungen in allen gängigen Formaten
Die Rechnungsbearbeitungslösung von xSuite ermöglicht die automatische Annahme und Verarbeitung eingehender Rechnungen in allen gängigen Formaten
(© xSuite)

Die Universität Siegen brachte es kürzlich – noch vor den Kontakteinschränkungen – auf den Punkt. Dort ist seit März 2020 eine Lösung zur SAP-integrierten Eingangsrechnungsverarbeitung der xSuite im Einsatz. „Unsere Arbeitsfähigkeit ist dadurch sichergestellt“, erklärte ein Mitarbeiter. „Alle Buchhalter, Prüfer, Freigeber sind im Home Office und es läuft gut!“ Damit zusammenhängende Verwaltungsvorgänge durchgängig und ortsunabhängig ablaufen können, müssen sie digital miteinander verbunden sein.

Finanzprozesse in Einkauf und Buchhaltung sind ein Paradebeispiel dafür. Viele Verwaltungen haben inzwischen Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung im Einsatz; auch elektronisches Bestellwesen wird bereits praktiziert. Für ein integriertes „Procure to Pay“ (Bestellen & Bezahlen) müssen die einzelnen, vormals separaten Arbeitsschritte jedoch als abteilungsübergreifende Prozesse zur Verfügung stehen. Für Verwaltungen mit SAP im Einsatz bieten die SAP-zertifizierten, integrierten Fachanwendungen der xSuite Group ein geeignetes Instru­mentarium.

Mit xSuite lassen sich Bestell­anforderungen und Bestellungen erstellen, prüfen und freigeben. Die Softwareplattform bietet eine zentrale Übersicht über Bestellungen und rollenbasierte Freigabetabellen. An die Beschaffungslösung (mit Anbindung an Beschaffungsplattformen) schließt sich ein Modul für Auftragsbestätigungen an, das eingehende Auftragsbestätigungen und Bestellungen in SAP automatisch miteinander vergleicht.

Die Rechnungsbearbeitungslösung für den öffentlichen Sektor ermöglicht die automatische Annahme und Verarbeitung eingehender Rechnungen in allen gängigen Formaten (auch XRechnung) unter Berücksichtigung der SAP Module FI/MM, PSM und PSCD. Auch vorhandene E-Akten und Archivsoftware lassen sich einbinden. Mit dem aktuellen Release der Eingangsrechnungslösung „xSuite Public Sector Cube“ sind Kommunen und öffentliche Auftraggeber zudem ready for SAP S/4HANA.

Weitere Informationen

Mehr zur Public-Sector-Lösung im Praxisbericht der itk Rheinland.

*Die Autorin: Dina Haack, Produktmarketing Manager, xSuite Group

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