Strategie bei der Beschaffung mobiler Endgeräte

Die sieben schlimmsten Patzer bei Projekten für mobile Arbeit

| Autor / Redakteur: Johannes Meisel* / Susanne Ehneß

Ein Drittel der Mitarbeiter in der Öffentlichen Verwaltung arbeitet ohne Erlaubnis mit privaten Geräten
Ein Drittel der Mitarbeiter in der Öffentlichen Verwaltung arbeitet ohne Erlaubnis mit privaten Geräten (Bild: © kaboompics/Pixabay.com / CC0)

Smartphone anschaffen und fertig? So leicht lässt sich mobiles Arbeiten leider nicht in der Öffentlichen Verwaltung einführen. Johannes Meisel von T-Systems stellt in diesem Gastbeitrag sieben Fehler vor, die Behörden unbedingt vermeiden sollten.

Zuhause, im Zug oder Hotel arbeiten – das können immer mehr Deutsche. Mit dem mobilen Arbeiten wollen Unternehmen Geschäftsprozesse beschleunigen, besseren Kundenservice bieten und den Mitarbeitern mehr Freiraum geben.

Ein Trend, der auch die Öffentliche Verwaltung trifft. „Der Arbeitsplatz der Zukunft ist digital“, schreibt die Bundesregierung in ihrem Programm „Digitale Verwaltung 2020“. „Elektronisches, zunehmend auch mobiles Arbeiten und neue Formen der Zusammenarbeit setzen sich durch.“

Die Digitalisierung und Mobilisierung des klassischen Verwaltungsarbeitsplatzes birgt enormes Potenzial. Die Digitalisierung hilft, effizienter, flexibler und besser im Team zu arbeiten. Behörden können zudem ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern: Laut des Sozioökonomischen Panels und Berechnungen des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung wäre Tele- oder Heimarbeit bei 60 Prozent der Arbeitsplätzen in der Öffentlichen Verwaltung möglich.

Mobiles Arbeiten ist aber nur dann möglich, wenn dem Mitarbeiter überall ein leistungsfähiger und sicherer Zugriff auf Dokumente, Daten und Applikationen zur Verfügung steht. Doch diese Anforderung zu erfüllen, ist nicht leicht. Behörden, die mobiles Arbeiten ohne Planung einführen, riskieren IT-Sicherheitslücken, eine umständlichere Vorgangsbearbeitung und höhere Kosten. Diese sieben Fehler sollten sie daher besser nicht machen:

1. Lösungen für grenzenloses Arbeiten außen vor lassen

Mobiles Arbeiten bedeutet heute, ganze Arbeitsprozesse unabhängig von Ort, Endgerät und Netzwerk auszuführen. Die Voraussetzung: Alle Dateien und Anwendungen stehen in derselben Version auf allen Endgeräten zur Verfügung. Diese Anforderung ist vielen Behörden noch nicht bewusst. Das Problem: Nur so lässt sich das Potenzial mobiler Arbeit ausschöpfen.

2. Ohne Mobilitätsstrategie loslegen

Oft setzt die Öffentliche Verwaltung auf Drängen einzelner Referate oder Abteilungen Projekte für mobiles Arbeiten um, ohne eine ganzheitliche Mobilisierungs-Strategie zu besitzen. Doch so entstehen Insellösungen, die aufwändig zu managen sind, keine einheitlichen Sicherheitsstandards nutzen und nicht die Bedürfnisse von allen Mitarbeitern berücksichtigt.

Zudem laufen Behörden Gefahr, das eigentliche Ziel – eine höhere Produktivität – zu verfehlen, weil die Lösungen nicht nahtlos zusammenarbeiten und Geschäftsprozesse nur teilweise mobilisiert sind. Vor der Umsetzung mobiler Arbeit sollten Behörden also ihre Prozesse und IT-Infrastruktur analysieren, die Ziele der Mobilisierung festlegen und in eine Strategie überführen.

3. Die Mitarbeiter vergessen

Mitarbeiter in Behörden nutzen mitunter Apps aus dem Consumer-Bereich, wenn ihr Arbeitgeber nichts Vergleichbares anbietet oder die offizielle App umständlich zu bedienen ist. Bereits heute arbeiten ein Drittel der Mitarbeiter in der Öffentlichen Verwaltung ohne Erlaubnis mit privaten Geräten, besagt eine Studie der Universität Siegen. Das kann zum Sicherheitsproblem werden und dazu führen, dass Daten ungeordnet abgespeichert werden.

Umso wichtiger ist es für den Erfolg mobiler Arbeit, diese „Schatten-IT“ zu erfassen, in ein ganzheitliches Konzept einzugliedern oder zu ersetzen. Das funktioniert natürlich nur, wenn die Lösungen die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllen. Daher sollten diese frühzeitig zu Wünschen und genutzten mobilen Lösungen befragt werden.

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Inhalt des Artikels:

  • Seite 1: Die sieben schlimmsten Patzer bei Projekten für mobile Arbeit
  • Seite 2: Tipps 4 bis 7
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