Digitale Transformation Die öffentliche Verwaltung mit dem digitalen Reifegrad-Modell retten

Autor / Redakteur: Peter Fuhrmann / Ira Zahorsky

Wie ein Gutachten des Wissenschaftlichen Beirats beim BMWi zeigt, hat Deutschland in mehreren Bereichen Nachholbedarf bei der digitalen Transformation, darunter die Verwaltung. Grund dafür ist vor allem das Versagen verschiedener Organisationsformen.

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Digitale Reife erfordert mehrere Schritte, die aufeinander folgen.
Digitale Reife erfordert mehrere Schritte, die aufeinander folgen.
(Bild: studio v-zwoelf - stock.adobe.com)

Um die öffentliche Verwaltung umzugestalten, müssen die Behörden offen bewerten, wo ihre Organisation in Bezug auf ihre Ziele steht, und strategische Schritte unternehmen. Nur eine solche nachhaltige Strategie wird die öffentlichen Dienste und Abläufe systematisch anpassungsfähiger, erschwinglicher und nachhaltiger machen. Die Antwort liegt im digitalen Reifegrad-Modell.

Digitalisierungsinitiativen im öffentlichen Sektor überprüfen

Viele Politiker setzen auf Technologie oder Innovationen, statt eine klar definierte Strategie zu entwickeln, und setzen daher die falschen digitalen Lösungen ein. Tatsächlich zeigt eine aktuelle Studie von Gartner (pdf), dass viele IT-Verantwortliche in Behörden den Fortschritt digitaler Initiativen mit dem Reifegrad verwechseln. Nur weil die umgesetzten Initiativen gut laufen, bedeutet das nicht, dass die digitalen Initiativen der Organisation ausgereift sind. Diese Fehleinschätzung könnte die langfristigen Investitionen in die digitale Reife untergraben.

Das Einmaleins des digitalen Reifegrads

Das Reifegrad-Modell schreibt kein lineares Transformationsprogramm vor, bei dem jede Organisation an der gleichen Stelle beginnt und die gleichen Schritte zur digitalen Reife durchläuft. Jede Stufe muss bewertet werden, bevor eine Veränderung umgesetzt wird, um die geeigneten nächsten Schritte zu bestimmen. So kann die Behörde einen klaren Überblick über den aktuellen Stand der Organisation gewinnen und herausfinden, wie sie den nächsten Reifegrad erreichen kann.

Bei der digitalen Reife geht es darum, den Zusammenhang zwischen Menschen, Prozessen und Daten neu zu überdenken. Es empfiehlt sich, Transformationsprogramme vor ihrer Umsetzung abteilungsübergreifend zu diskutieren. Schließlich sind den Führungskräften die derzeitigen Verfahren oder Ineffizienzen möglicherweise nicht bekannt. Die Mitarbeiter können wertvolle Hinweise darauf geben, wie Datenzyklen oder die Kommunikation zwischen Teams verbessert werden könnten. Deshalb muss das Personal von Anfang an mit an Bord sein.

Schritte zum Erreichen der digitalen Reife

Vor der Transformation neigen Organisationen dazu, in einem reaktiven Zustand zu arbeiten. Die folgenden Schritte des digitalen Reifegrad-Modells dienen als Leitfaden zur Bewältigung der wichtigsten Phasen der Transformation:

  • 1. Eine Datengrundlage schaffen: In dieser Phase geht es darum, die betriebliche Kernlogik einer Einrichtung zu verstehen, z. B. die Komplexität der angebotenen Dienste und wie und wo die Dateien gespeichert werden. Ziel ist es, ein einziges Datenmodell zu erstellen, das als einzige Quelle dient.
  • 2. Die Nutzer an das System heranführen: Die in der Gründungsphase etablierte betriebliche Kernlogik kann nun in Verbindung mit Dokumentenvorlagen verwendet werden. So wird sichergestellt, dass Formulare wie die Wohnsitzanmeldung, die Steuererklärung und die Erneuerung von Personalausweisen und Reisepässen auf Knopfdruck sofort und korrekt zur Verfügung stehen.
  • 3. Automatisierung: Ziel ist es nun, manuelle Prozesse wie komplexe Genehmigungen und das Unterschreiben und Versenden aller internen und externen Dokumente zu automatisieren. Dadurch können sich die Beamten stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.
  • 4. Integration: Bei der Integration müssen die Prozesse für die gesamte Behörde gestrafft werden, nicht nur für einzelne Abteilungen. Wie im deutschen Onlinezugangsgesetz (OZG) vorgesehen, sollen bis 2022 alle Verwaltungsvorgänge digital angeboten werden. Damit dies funktioniert, müssen die Datenbausteine in der gesamten Kommune einheitlich und durchgängig verstanden werden. So müssen beispielsweise Systeme wie Configuration, Price and Quote (CPQ), Enterprise Resource Planning (ERP) bis hin zur Service-orientierten Architektur (SOA) in dieser Phase nahtlos integriert werden.
  • 5. Intelligenz: Mithilfe der Informationen, die eine Behörde aus durchgehenden End-to-End-Prozessen gewinnt, können schneller effektive neue Entscheidungen getroffen und neue Schwachstellen im Prozess aufgedeckt werden.

Fazit

Die Transformation der Verwaltung stellt zweifellos eine enorme Herausforderung dar. Jede Behörde wird diese Stufen der digitalen Reife in unterschiedlichem Tempo durchlaufen, je nach Komplexität ihrer Strukturen. Einige werden wahrscheinlich mehrere Schritte zurückgehen müssen, um Ineffizienzen zu beseitigen. Nur durch eine schrittweise Überprüfung des aktuellen Betriebsmodells und durch die Beseitigung von Schwachstellen kann der öffentliche Sektor ein klares Verständnis dafür entwickeln, wie und wo Veränderungen stattfinden müssen und wie die nächste Phase der digitalen Transformation aussehen sollte. Durch die Festlegung eindeutiger Ziele werden die jeweiligen Behörden in die Lage versetzt, die richtige Technologie einzusetzen, um diese zu erreichen.

Der Autor
Peter Fuhrmann ist Regional Vice President South Europe & DACH bei Conga, Anbieter für die digitale Transformation von Geschäftsprozessen.

Bildquelle: Conga

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