Business Intelligence in der Verwaltung

Die langsame Auflösung der Silos

| Autor / Redakteur: Wolfgang Kobek / Susanne Ehneß

Allein bei verwaltungsinternem Einsatz lässt sich mit BI sehr viel erreichen. So findet die Frage nach wirtschaftlich effizientem Handeln in der Verwaltung eine Antwort: Eine laufende Überwachung der Ein- und Auszahlungen liefert Hinweise auf die Wirksamkeit des Liquiditätsmanagements einer Behörde und Wirtschaftlichkeit im Ressourceneinsatz. Dabei ermöglicht der intensive Blick auf die Daten eine Vielfalt neuer Erkenntnisse.

Praxisbeispiele

Über die Liquiditäts- oder Einsatzplanung der Fahrzeuge und Mitarbeiter hinaus hat beispielsweise der Deutsche Rote Kreuz Rettungsdienst Bodensee-Oberschwaben sein gesamtes Berichtswesen mit Data Discovery von Qlik erheblich vereinfacht.

Auch der Landeswohlfahrtsverband Hessen verschaffte sich auf diesem Wege mehr Transparenz rund um Kosten und Erlöse: Die Anwender haben jetzt den kompletten Überblick über Daten und Geschäftsprozesse. Sie überwachen damit die Budgets, die Performance der Leistungserbringer beziehungsweise Organisationseinheiten und haben Einblick in die durchschnittlichen Kosten und Finanzströme. Durch eine automatische Überwachung haushaltsrechtlicher Vorschriften oder von Vergaberichtlinien schafft man auch höhere Compliance.

Auch die infrastrukturelle Planung wird einfacher: Wie viele Kindergartenplätze werden gebraucht? Wie groß muss die neue Schule werden? Wie ausgelastet sind die Mitarbeiter einer Kommune, und mit welchen Bürgeranfragen ist zu welchem Thema zu rechnen? Nötige Budgets und Mitarbeiterressourcen können für öffentliche Projekte exakter geplant und Fehlkalkulationen reduziert werden.

Eine zuverlässige und aussagekräftige Auswertung der vorhandenen Daten hilft, diese Entscheidungen zu beschleunigen und zu erleichtern. Die Informationen dafür liegen vor – nur eben in verschiedenen Ämtern (etwa demografische oder Raumdaten oder Erfahrungen aus anderen Kommunen).

Bei Großereignissen ist etwa zur Steuerung der Polizei die Auswertung unterschiedlichster Massendaten wie Meldungen aus Überwachung, Mobilfunk oder sozialen Medien in Echtzeit denkbar. In den USA wurden Daten über Straßendelikte ausgewertet, so dass die Polizei heute mit hoher Wahrscheinlichkeit sagen kann, zu welcher Zeit an welchem Ort das Risiko besonders hoch ist und die Kapazitäten entsprechend verteilen können.

In Schweden wurde ein Serienkiller mithilfe des BI-Tools „QlikView“ schneller gefasst – die Datenauswertung nahm nur ein paar Minuten in Anspruch. Die Feuerwehr von Amsterdam erstellt Risikoprofile für mehr als 600.000 Plätze innerhalb der Stadt und verbindet diese mit bestimmten Gefahren wie Feuer oder Unfällen sowie mit den Berichten über bisherige Vorfälle. Das Ergebnis: Zwölf Millionen mögliche Einsätze werden sehr genau vorausgesagt.

Der Autor: Wolfgang Kobek ist als Geschäftsführer für Qliktech in Deutschland, Österreich und der Schweiz verantwortlich
Der Autor: Wolfgang Kobek ist als Geschäftsführer für Qliktech in Deutschland, Österreich und der Schweiz verantwortlich (Bild: Qlik)

Fazit

Diese Beispiele zeigen, dass das hohe Potenzial gehoben werden kann und sich die Silos auflösen lassen. BI-Tools sind ein einfacher und gangbarer Weg, dies zu tun – Compliance vorausgesetzt. Doch noch ist der Öffentliche Sektor gekennzeichnet durch einen hohen Grad an Formalität und standardisierten Abläufen. Es gilt also, zuerst starre Prozesse aufzubrechen und Datenquellen zugänglich zu machen.

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