Business Intelligence in der Verwaltung Die langsame Auflösung der Silos

Autor / Redakteur: Wolfgang Kobek / Susanne Ehneß

Big Data ist in der Verwaltung und im Öffentlichen Dienst angekommen. Die großen Datenmengen bringen jedoch bislang kaum positive Impulse, da die umfassende Auswertung der Daten in den Verwaltungen weitgehend auf sich warten lässt.

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Auf die Frage, wie viele Kindergartenplätze gebraucht werden, kann BI eine Antwort liefern
Auf die Frage, wie viele Kindergartenplätze gebraucht werden, kann BI eine Antwort liefern
(Bild: ChiccoDodiFC_Fotolia.com)

Im Jahr 2013 berichtete eine Studie von Steria Mummert Consulting, dass Mitarbeiter in jeder dritten Einrichtung der Öffentlichen Verwaltung in Deutschland Analysen und Berichte überwiegend manuell und über Excel-Tabellen erstellen. Das Problem ist erkannt; die Öffentlichen Verwaltungen in Deutschland wollen bis 2016 mehr in die umfassende Datenanalyse und das Berichtswesen investieren, so die Umfrage.

Das Ziel ist klar: Informationen sollen stärker vernetzt und geteilt werden – auf allen Verwaltungsebenen. Mehr als jeder zweite Entscheider (55 Prozent) verspricht sich vom Einsatz von Business-Intelligence (BI) -Lösungen einen deutlichen Mehrwert, auch auf kommunaler Ebene.

Sparpotenzial

Kostendruck, Personaleinsparungen und immer komplexere Anforderungen treiben die Umsetzung voran. Das McKinsey Global Institute sieht das Einsparungspotenzial durch die intensive Analyse von Daten vor allem in drei Bereichen:

  • Mehr Effizienz durch fundiertere Entscheidungen (vor allem rund um Organisation und Priorisierung der Arbeit),
  • niedrigeres Fehlerrisiko und weniger Betrug (etwa im Sozialsystem) sowie
  • Verbesserungen im Steuersystem.

Doch der Weg dahin ist steinig. Hemmende Faktoren sind die Kosten für die Anschaffung von BI-Lösungen oder die Angst vor mehr administrativem Aufwand.

Starre Prozesse

Vor allem aber bremsen die starren Prozesse im Öffentlichen Dienst: Das vorherrschende traditionelle Berichtswesen ist beschränkt auf einzelne, auf einen Zweck fokussierte Applikationen (die sogenannten Verfahren) mit meist integrierten Reporting-Funktionen. Derzeit sind diese Daten noch selten „Verfahrens“-übergreifend verfügbar – auch wenn sich das auf eine Optimierung der Abläufe und vor allem auf die Kostenstrukturen positiv auswirken würde.

Business Intelligence, also das Sammeln und die umfassende Auswertung interner sowie externer Daten, bietet hier einen schnellen Ausweg und wird teilweise bereits eingesetzt. Oftmals konzentrieren sich die öffentlichen Stellen jedoch darauf, für eine übergreifende Datenanalyse zunächst mit hohem Aufwand die Schnittstellen der Verfahren und die Metadaten zu definieren, anstatt sich auf professionelle Lösungen zu verlassen. Nur in wenigen Fällen wird dann die ganze Leistungsfähigkeit der Tools ausgeschöpft.

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Allein bei verwaltungsinternem Einsatz lässt sich mit BI sehr viel erreichen. So findet die Frage nach wirtschaftlich effizientem Handeln in der Verwaltung eine Antwort: Eine laufende Überwachung der Ein- und Auszahlungen liefert Hinweise auf die Wirksamkeit des Liquiditätsmanagements einer Behörde und Wirtschaftlichkeit im Ressourceneinsatz. Dabei ermöglicht der intensive Blick auf die Daten eine Vielfalt neuer Erkenntnisse.

Praxisbeispiele

Über die Liquiditäts- oder Einsatzplanung der Fahrzeuge und Mitarbeiter hinaus hat beispielsweise der Deutsche Rote Kreuz Rettungsdienst Bodensee-Oberschwaben sein gesamtes Berichtswesen mit Data Discovery von Qlik erheblich vereinfacht.

Auch der Landeswohlfahrtsverband Hessen verschaffte sich auf diesem Wege mehr Transparenz rund um Kosten und Erlöse: Die Anwender haben jetzt den kompletten Überblick über Daten und Geschäftsprozesse. Sie überwachen damit die Budgets, die Performance der Leistungserbringer beziehungsweise Organisationseinheiten und haben Einblick in die durchschnittlichen Kosten und Finanzströme. Durch eine automatische Überwachung haushaltsrechtlicher Vorschriften oder von Vergaberichtlinien schafft man auch höhere Compliance.

Auch die infrastrukturelle Planung wird einfacher: Wie viele Kindergartenplätze werden gebraucht? Wie groß muss die neue Schule werden? Wie ausgelastet sind die Mitarbeiter einer Kommune, und mit welchen Bürgeranfragen ist zu welchem Thema zu rechnen? Nötige Budgets und Mitarbeiterressourcen können für öffentliche Projekte exakter geplant und Fehlkalkulationen reduziert werden.

Eine zuverlässige und aussagekräftige Auswertung der vorhandenen Daten hilft, diese Entscheidungen zu beschleunigen und zu erleichtern. Die Informationen dafür liegen vor – nur eben in verschiedenen Ämtern (etwa demografische oder Raumdaten oder Erfahrungen aus anderen Kommunen).

Bei Großereignissen ist etwa zur Steuerung der Polizei die Auswertung unterschiedlichster Massendaten wie Meldungen aus Überwachung, Mobilfunk oder sozialen Medien in Echtzeit denkbar. In den USA wurden Daten über Straßendelikte ausgewertet, so dass die Polizei heute mit hoher Wahrscheinlichkeit sagen kann, zu welcher Zeit an welchem Ort das Risiko besonders hoch ist und die Kapazitäten entsprechend verteilen können.

In Schweden wurde ein Serienkiller mithilfe des BI-Tools „QlikView“ schneller gefasst – die Datenauswertung nahm nur ein paar Minuten in Anspruch. Die Feuerwehr von Amsterdam erstellt Risikoprofile für mehr als 600.000 Plätze innerhalb der Stadt und verbindet diese mit bestimmten Gefahren wie Feuer oder Unfällen sowie mit den Berichten über bisherige Vorfälle. Das Ergebnis: Zwölf Millionen mögliche Einsätze werden sehr genau vorausgesagt.

Der Autor: Wolfgang Kobek ist als Geschäftsführer für Qliktech in Deutschland, Österreich und der Schweiz verantwortlich
Der Autor: Wolfgang Kobek ist als Geschäftsführer für Qliktech in Deutschland, Österreich und der Schweiz verantwortlich
(Bild: Qlik)

Fazit

Diese Beispiele zeigen, dass das hohe Potenzial gehoben werden kann und sich die Silos auflösen lassen. BI-Tools sind ein einfacher und gangbarer Weg, dies zu tun – Compliance vorausgesetzt. Doch noch ist der Öffentliche Sektor gekennzeichnet durch einen hohen Grad an Formalität und standardisierten Abläufen. Es gilt also, zuerst starre Prozesse aufzubrechen und Datenquellen zugänglich zu machen.

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