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Werkzeugkasten zur Verwaltungskonsolidierung

Die Hebel der Macht

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Taktische Maßnahmen

Verwaltungen benötigen zur Operationalisierung ihrer strategischen Ziele taktische Instrumente, um Effektivität und Effizienz ihres Handelns zu steigern. Diese In­strumente richten sich nach der ­jeweiligen Strategie.

Der Maßnahmenklassiker, um den Ressourceneinsatz zu optimieren, sind Organisationsuntersuchungen. 60 Prozent der Behörden planen aktuell solche Projekte, hat die Studie Branchenkompass Public Sector von Sopra Steria ergeben. Die Instrumente und Methoden haben sich in den vergangenen Jahren deutlich weiterentwickelt.

Das BMI überarbeitet daher sein Organisationshandbuch. Spezia­lisierte, nutzerorientierte Softwareanwendungen zur Erhebung von Aufgaben, Mengen und Zeiten mit modernen Layouts haben die Stoppuhren abgelöst. Gerade in Großorganisationen haben diese datenbankgestützten Systeme den Aufwand für die Erfassung reduziert und damit Kapazitäten für inhaltliche Analysen freigemacht. Die Struktur der Aufgabenkritik hat sich ebenfalls verändert. Kombinierte Bottom-up- und Top-down-Ansätze führen standardmäßig zu einer besseren Einbindung der Beschäftigten bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung in den Maßnahmenbeschreibungen.

Derartige Entwicklungen lassen sich auch im Prozessmanagement erkennen. Noch vor wenigen Jahren wurden Abläufe unter dem Stichwort „Prozessorientierte Organisation“ eher fachlich-dokumentarisch betrachtet. Heute übernimmt die Disziplin eine wichtige Schnittstellenfunktion zur Harmonisierung von Fach- und IT-Seite. Prozess- und Anforderungsmanagement werden zunehmend gemeinsam gesteuert. Basis ist die Weiterentwicklung der Tools zur Prozessmodellierung. Diese Werkzeuge erlauben heute kombinierte Ansätze beim Prozess- und Anforderungsmanagement, bei Business-Impact-Analysen und bei internen Kontrollsystemen. Bund, Länder und Kommunen wissen um die Bedeutung: 87 Prozent der Behörden planen Projekte im Prozessmanagement, so die Studie.

Eine zentrale taktische Maßnahme ist die Digitalisierung der Prozesse. In Zeiten von Corona werden die „weißen Flecken“ auf der Digitalisierungslandkarte und ­Medienbrüche schonungslos deutlich. 17 Prozent der Verwaltungen setzen durchgehend Workflows und eAkte-Systeme ein. Weitere 58 Prozent arbeiten daran.

Automatisierte regelbasierte Berechnungen und das Erstellen von Bescheiden sind die Ausnahme, ebenso die Wiederverwendung von Daten und Ermessensunterstützung durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) – unter allen befragten Organisationen hat nur eine hier einen Piloten im Einsatz.

Zwei Gründe dafür fallen besonders ins Gewicht: Zum einen sind Prozesse innerhalb einer Organisation oft zu heterogen, um sie zu automatisieren. Zum anderen lohnt sich das Investment in föderale Strukturen nicht für die Einzelorganisation, sondern erst im Verbund – hier setzen die OZG-Gelder aus dem Konjunkturpaket neue Impulse. Prozessharmonisierung, behördenübergreifend abgestimmte Digitalisierungspläne und der Einsatz von niedrigschwelligen Automatisierungstools wie Robotic Process Automation (RPA) sind gangbare Lösungsansätze, aber kaum verbreitet. Und nur acht Prozent der befragten Behörden planen RPA-Projekte.

Engpass IT-Ressourcen

Gute Entscheidungen basieren auf validen, relevanten und aktuellen Daten. Die Qualität der Steuerungsinstrumente variiert zwischen den Verwaltungen erheblich. Erfassung, Aufbereitung und Analyse von Steuerungskennzahlen binden unabhängig vom Digitalisierungsgrad im Schnitt rund fünf Prozent der gesamten Personalkapazität einer Organisation. Nur wenige Behörden nutzen diese Daten allerdings tatsächlich zur kurzfristigen Steuerung. Die Empfehlung lautet, sich auf relevante KPIs, eine automatisierte Datenerhebung in Echtzeit beispielsweise mit Process Mining, angemessene Aufbereitungsformen unter Einhaltung von Anonymisierungs- und Pseudonymisierungsregelungen sowie die Festlegung von Normwerten je Steuerungskennzahl zu fokussieren. So lässt sich eine Organisation effizienter steuern.

Ein zentraler Engpass in der Öffentlichen Verwaltung sind die IT-Ressourcen. Zur Sicherung eines effektiven und effizienten Ressourceneinsatzes haben sich vier Steuerungsansätze in der IT-Governance etabliert:

  • 1. übergreifende strategische Steuerung der Aufnahme neuer IT-Projekte.
  • 2. Multi-Projektmanagement zur Feinabstimmung und Priorisierung der laufenden Projekte.
  • 3. Demand-Management zur Steuerung und Priorisierung neuer Anforderungen an bestehende Systeme.
  • 4. Steuerung der laufenden internen und externen Betriebskosten.

Viele Verwaltungen sind hier aktiv: 33 Prozent haben Projekte umgesetzt, 27 Prozent wollen Vorhaben in den kommenden 18 Monaten durchführen.

Dazu kommt: In den kommenden Jahren werden viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes in den Ruhestand gehen – und ihre oft über Jahrzehnte erworbenen Kenntnisse mitnehmen. 72 Prozent der Behörden haben heute schon Probleme bei der Verwaltungsmodernisierung, weil Expertise fehlt, zeigt die Studie. Durch ein systematisches Skill Management behalten Behördenmanager einen Überblick über aktuell vorhandene und künftig notwendige Fähigkeiten in der Organisation. Dieses ist die Voraussetzung, um Schlüsselfähigkeiten in der Organisation zu kennen und Demographie-unabhängig zu sichern.

Operative Maßnahmen

Die Arbeitsebene kann ebenfalls einen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung leisten. Der Wirkungsgrad ist in zwei Bereichen am größten:

  • 1. Durchführung von Workshops zur Prozessoptimierung. Durch die Visualisierung der Prozesse und Analyse von Aktivitäten mit geringer Wertschöpfung, Doppelarbeiten, fehlenden Regelungen (Vorlagen, Checklisten, Textbausteine), ungeordneten Ablagen, Automatisierungspotenzial oder Engpässen können in kurzer Zeit Maßnahmen zur Optimierung identifiziert werden. Je nach Fragestellung lassen sich Methoden wie Lean Six Sigma für Effizienz- und Qualitätsmanagement mit modernen Ansätzen für Customer-Journey-Analysen oder problemlösungsorientierten Design-Thinking-Workshops kombinieren.
  • 2. Die teuerste Zeit in der Woche ist die (Team-)Besprechung. Der Versand einer Agenda, die Nutzung von Live-Protokollen am Beamer, die Auslagerung von Einzelthemen in bilaterale Gespräche, die Visualisierung von laufenden Aktivitäten beispielsweise mit Kanban-Boards oder der Einsatz von Stoppuhren zur Begrenzung von Redebeiträgen sind einfache Mittel, um Besprechungszeiten und deren Nachbereitung zu verkürzen und die Kapazitäten für die Leistungserbringung frei zu halten.

Der Autor Malon Jung
Der Autor Malon Jung
(Bild: Sopra Steria)

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