eInvoicing Die Grundlagen der eRechnung

Autor: Julia Mutzbauer

Seit 27. November 2020 lässt der Bund nur noch die elektronische Rechnungsstellung zu. Da trotz Ablauf dieses Stichtags noch viele Fragen offen bleiben, stellen wir in diesem Beitrag die wichtigsten Informationen zum Thema eRechnung zusammen.

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Der Standard XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der Öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen
Der Standard XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der Öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen
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Eine eRechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei – in einem strukturierten und maschinenlesbaren XML-Datenformat dar. So soll gewährleistet werden, dass Informationen, die vom Rechnungssteller eingegeben werden, elektronisch übermittelt und empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet werden können. Nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes müssen Rechnungen in Deutschland grundsätzlich als XRechnung eingereicht werden.

Bei diesem Format handelt es sich um eine nationale Ausgestaltung der europäischen eRechnungsnorm, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS). Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben.

Zudem können auch weitere eRechnungs-Standards wie ZUGFeRD verwendet werden, wenn diese den Anforderungen der europäischen eRechnungsnorm, der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE) entsprechen. Rechnungen im PDF-Format gelten hingegen nicht als eRechnung.

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) erarbeitet wurde. „Noch vor der Entwicklung der Europäischen Norm sollte ein Standard-Datenformat geschaffen werden, das es insbesondere auch kleinen und mittelständischen Unternehmen erlaubt, elektronische Rechnungen auszutauschen“, erläutert der eRechnungs-Experte Marcus Laube, Geschäftsführer des IT-Dienstleisters crossinx.

„Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein sogenanntes hybrides Datenformat, da es sowohl strukturierte Daten als auch ein Sichtformat beinhaltet. Eine PDF/A-3 Datei bildet das Sichtformat und ist gleichzeitig der Träger für die XML-Daten, die vom Empfänger automatisiert ausgelesen werden können“, ergänzt Marcus Laube.

Damit Rechnungssteller, wie Lieferanten oder Dienstleister, ihre eRechnungen an Bundesbehörden versenden können, stehen unter anderem zwei Plattformen zur Verfügung: Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für Lieferanten der unmittelbaren Bundesverwaltung und die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) für Lieferanten der mittelbaren Bundesverwaltung sowie der Bundesländer Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen.

Neben der reinen Übermittlung wird dabei auch ein Self-Service zur manuellen Erstellung angeboten. Öffentliche Auftraggeber der mittelbaren Bundesverwaltung sind nicht zur Nutzung der OZG-RE verpflichtet, weshalb es in Einzelfällen auch Eigenlösungen geben kann. Wie Marcus Laube jedoch erklärt, gibt es dazu derzeit unterschiedliche Regelungen in den Bundesländern.

Um sicherzustellen, dass eine elektronische Rechnung von der ZRE an den adressierten Rechnungsempfänger weitergeleitet werden kann, muss der Rechnungssender eine sogenannte Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers angeben.

Um eine eRechnung in andere europäische Länder zu versenden, kann das Peppol-Netzwerk genutzt werden. Dabei benötigen Sender und Empfänger einen sogenannten Access Point, um Zugriff auf das Netzwerk zu erhalten.

Die Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE sind hierbei an den Access Point des Empfängers (der Behörden) angeschlossen. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist aus einem internationalen Projekt zur Standardisierung der öffentlichen Beschaffungs- und Vergabeverfahren innerhalb der EU und weltweit entstanden.

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Redaktion, eGovernment Computing