Die Entscheider müssen ausführlich testen Die eVergabe kommt – so sicher wie das Amen in der Kirche!

Autor / Redakteur: Stefan Friebis / Gerald Viola

Es wird ernst, denn es ist jetzt nur noch eine Frage der Zeit. Die EU-Kommission will mit einer neuen Richtline dafür sorgen, dass die eVergabe auch auf Länder- und kommunaler Ebene gelingt. Im Grunde dürfte dies kein Problem sein, denn der Nutzen der elektronischen Vergabe ist unbestritten.

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Dass die eVergabe ein erfolgreiches eGovernment-Instrument darstellt, ist unbestritten
Dass die eVergabe ein erfolgreiches eGovernment-Instrument darstellt, ist unbestritten
(Foto: Gina Sanders - Fotolia.com)

Nachdem die Ziele der EU-Kommission mit ihrer i2010-Initiative und der daraufhin entwickelte Stufenplan des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) im Jahr 2010, der die branchenweise Umstellung auf die elektronische Vergabe (eVergabe) auf Bundesebene vorsah, Wirkung zeigte, soll nun eine weitere Richtlinie der EU-Kommission bis Mitte 2016 dafür Sorge t­ragen, dass die bislang auf Länder-und kommunaler Ebene nur zögerliche Umsetzung der eVergabe gelingt.

Denn die öffentliche Auftragsvergabe stellt nach wie vor mit einer Summe von 19 Milliarden Euro einen sehr großen Kostenfaktor in Deutschland dar, der vor dem Hintergrund der aktuellen Haushaltszwänge mithilfe der ganzheitlichen Umstellung auf eVergabe deutlich reduziert werden könnte. Dass die eVergabe ein erfolgreiches eGovernment-Instrument darstellt, ist unbestritten.

Dies belegen bereits zahlreiche Studien in der Vergangenheit, wie beispielsweise die des Strategie­unternehmens Booz & Company („Zum Entwicklungsstand des öffentlichen Einkaufs“, Februar 2011), in dem von einem Einsparungspotenzial im zweistelligem Milliardenbereich pro Jahr die Rede ist.

Neben der eigentlichen Kosteneinsparung könnten jedoch noch viele weitere Vorteile zum Tragen kommen, die sich beispielsweise in Form

» von beschleunigten Vergabeverfahren,

» erhöhter Transparenz,

» einer besseren Dokumentation im Vergabeprozess sowie

» einer Erweiterung des Bieterkreises und

» einer Verstärkung des Wettbewerbs

niederschlagen würden.

Die geeignete eVergabe-Plattform wählen

Doch welcher elektronischen Vergabeplattform soll nun Vertrauen g­eschenkt werden? Anlässlich des enormen Auftragspotenzials hat sich mittlerweile eine Vielzahl von Unternehmen etabliert, welche die unterschiedlichsten Software-Produkte im Portfolio anbieten. Eine Auswahl des richtigen Systems erscheint auf den ersten Blick schwie­rig, zumal einige Anbieter kein ganzheitliches Konzept, sondern lediglich die Online-Publikation von Bekanntmachungen und den Bezug der Vergabeunterlagen auf elektronischem Weg als „eVergabe“ definieren.

Der Ausweg aus dem scheinbaren Dilemma führt zunächst über eine einfache interne Bestandsaufnahme und der Frage, welchen Anforderungen das System für die ausschreibende Stelle genügen muss. Hierbei kann es hilfreich sein, die Anzahl sowie die Art der Vergaben pro Jahr zu prüfen und die bestehenden IT-Infrastrukturen, inklusive der Interoperabilität mit bestehenden Systemen, wie beispielsweise des internen Dokumentenmanagements oder der Warenwirtschaftssysteme, abzuklären. Neben allen technischen Aspekten sollten auch die Benutzerfreundlichkeit der Software sowie die Interessen der Bieter berücksichtigt werden. Letzteres kann mithilfe der Einbeziehung der ortsansässigen Kreishandwerkerschaften, der IHK, HWK sowie Wirtschaftsförderern erfolgen. Die zuständigen Projektverantwortlichen sollten sich vor der endgültigen Entscheidung Zeit für eine ausgiebige Testphase nehmen, die bei einigen Vergabeplattform-Anbietern durchgeführt werden kann.

eVergabe-Plattformen in der Übersicht

Die folgenden Abschnitte zeigen eine komprimierte Übersicht privatwirtschaftlicher eVergabe-Anbieter und ihrer Partner, die von der Veröffentlichung der Bekanntmachung bis hin zur Zuschlagserteilung ein ganzheitliches Konzept sowie ausgewählte Funktionalitäten anbieten, die für ausschreibende Stellen wichtig sind.

Deutsche eVergabe

Bei diesem Anbieter (www.deutsche-evergabe.de) handelt es sich um eine webbasierte Plattform, die ohne zusätzliche Softwareinstallationen aufseiten der Bieter und Vergabestellen auskommt. Der Einsatz der Software ist für Vergabestellen kostenfrei.

Die ausschreibende Stelle wird mit verschiedenen Funktionalitäten unterstützt, die eine schnellere und übersichtlichere Bearbeitung der Vergabeverfahren ermöglichen sollen. So gibt beispielsweise der sogenannte „Vergabe-Desktop“ schnell Auskunft über bereits angelegte Verfahren, Fristen und Bieterbeteiligungen, vordefinierte Textfelder beschleunigen die Erfassung von Bekanntmachungen und mit dem sogenannten Kostennavigator kann jede Vergabestelle selbst festlegen, ab welchem Zeitpunkt anfallende Kosten übernommen werden sollen.

Bereits 30.000 Bieter und Vergabestellen arbeiten mit dieser Plattform.

Deutscher Auftragsdienst

Der Deutsche Auftragsdienst (www.dtad.de) ist mit über 25.000 tagesaktuellen Aufträgen und einem Netzwerk von 30.000 Vergabestellen und Bietern ein führender Informationsdienst für öffentliche und gewerbliche Aufträge und Vertriebsinformationen.

Das kostenpflichtige Produkt F&V bietet für Vergabestellen neben einer Archivierung der eigenen Ausschreibungsverfahren, auch ein umfassendes Bieter- und Vergabestellennetzwerk an, mit dem sowohl B­ieterrecherchen als auch ein Erfahrungsaustausch zu Verfahren mit benachbarten ausschreibenden Stellen erfolgen kann.

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Das Tochterunternehmen xSolut (www.xsolut.de) bietet mit der „e­vergabe+“ darüber hinaus eine f­lexible Workflowmanagement-Lösun­g an, die vor allem in den Bereichen Öffentliche Hand, Sektorenauftraggeber und privatwirtschaft­liche Untenehmen Anwendung findet und alle nationalen und EU-weiten Vergabeverfahren rechtskonform abdeckt.

RIB Software AG

Bei dem kostenpflichtigen Produkt ARRIBA net aus dem Hause RIB (www.rib-software.com) handelt es sich um ein elektronischen Auschreibungs- und Workflow-Managementsystem für Bau- und Lieferleistungen. Als klassische ASP-Lösung ist sie zudem voll mandantenfähig.

Eine integrierte rollenbasierte Vorgangssteuerung mit Nachrichtendienst und Aufgabenlisten sorgt für eine genaue Termin- und Fristenüberwachung. Neben einem leistungsfähigen Formularmanagement mit umfangreichen Bibliotheken und Plausibilitätsprüfungen, besitzt die Software auch GAEB-Schnittstellen, mit der Leistungsverzeichnisse leicht importiert und exportiert werden können. Auch die direkte Anbindung an das System HHV-Bau ist integriert.

Damit die Sichtung und Auswertung der eingegangenen Angebote schneller vonstatten geht, können vorab Zuschlagskriterien festgelegt werden, die in Form von Bewertungskennziffern (wie Noten, Punkten, Prozente) klassifiziert werden können. Die Angebotsauswertung und Zuschlagserteilung erfolgt mithilfe der Online-Submission. Es haben sich bereits über 50.000 Bieter auf dieser Plattform registriert.

Vergabe24

Vergabe24 (www.vergabe24.de) ist ein Zusammenschluss von acht Ausschreibungsdiensten, die Angebote rund um das öffentliche Auftragswesen bündeln. Dabei können, je nach Wunsch der zuständigen Vergabestelle, alle Verfahrensschritte in Papier, teilweise elektronisch oder gänzlich in elektronischer Form (komplette elektronische Vergabe) durchgeführt werden.

Neben dem Staatsanzeiger und der Ausschreibungsblätter Bayerns, Baden-Württembergs, Hessens, Sachsens, Sachsen-Anhalts und Thüringens, zählen auch das Deutsche Ausschreibungsblatt und bi medien zu Vergabe24.

Der Bereich „elektronisches Vergabemanagement" wird durch die Technologiepartnerschaft mit der Administration Intelligence AG abgedeckt. Mehr als 15.000 Vergabestellen und 70.000 Bieter machen von der Dienstleistung der Vergabe24 GmbH bereits Gebrauch.

Administration Intelligence AG

Der AI Vergabemanager (www.ai-ag.de) ist eine Vergabemanagement-Lösung, die den Vergabeprozess medienbruchfrei und rechtskonform abbildet. Die datenbankbasierte Mehrplatzlösung ist beliebig skalierbar, berücksichtigt individuelle Bedürfnisse (wie Rolle- & Rechtesystem, Formulare etc.) und kann in verschiedenen technischen Konfigurationen betrieben werden.

Ein umfangreiches Terminman­agement berücksichtigt jegliche gesetzliche Fristen; Drittsysteme, wie beispielsweise MS Outlook und Lotus Notes können leicht eingebunden werden.

Die Tochtergesellschaft „AI Institut“ (www.ai-institut.de) hat sich darüber hinaus zum Ziel gesetzt, Kunden bei der Erstellung und Durchführung komplexer Leistungsverzeichnisse sowie Vergabeverfahren beratend zu unterstützen.

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