Suchen

Papier ist geduldig und teuer

Die elektronische Vergabe: ein Mehrwert, der sich auszahlt!

Seite: 2/2

Firmen zum Thema

Dokumentensafe oder Vergabemanagementsystem

Eine weitere Besonderheit dieser Vergabeplattform liegt seitens der Vergabestellen in ihrer Modularität. So steht es der Öffentlichen Hand offen, ob sie den Einstieg in die elektronische Vergabe mit dem sogenannten Dokumentensafe oder mit einem umfassenden Vergabemanagementsystem umsetzt.

Der Dokumentensafe, der für alle Vergabestellen kostenfrei zur Verfügung gestellt wird, ist ein speziell geschützter Portalbereich, auf dem Bekanntmachungen publiziert oder Verdingungsunterlagen für den Bieter zum Download bereitgestellt werden. Zusätzlich bietet ein Fragen- und Antworten-Forum eine komfortable Bieter-Vergabestellen-Kommunikation.

Das Vergabemanagement stellt schließlich den größten Leistungsumfang dar, mit dem Vergabeprozesse vollständig und rechtskonform durchgeführt werden können. Ein Formular- und Vorlagenmanagement sowie Plausibilitätsprüfungen nach jedem Eingabeschritt stellen sicher, dass von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag nichts dem Zufall überlassen wird oder Fristen versäumt werden.

Durch den hohen Grad der Standardisierung ist es überdies möglich, weitere ausschreibende Stellen innerhalb kürzester Zeit in bestehende Portale zu integrieren. Mit der Bildung regionaler Vergabeverbände kann die Deutsche eVergabe noch effizienter eingesetzt werden. Sie leistet damit einen aktiven Beitrag zur regionalen Wirtschaftsförderung.

Auch aufseiten der Bieter überwiegen die Vorteile. So ist die Registrierung und Recherche nach regionalen oder bundesweiten Ausschreibungen komplett kostenfrei. Damit dem potenziellen Interessenten auch keine Ausschreibung entgeht, kann er ein individuelles, kostenloses Suchprofil auf dem Portal hinterlegen, das ihn automatisch per eMail unterrichtet, sobald neue, auf sein Profil zutreffende Ausschreibungen eingestellt werden.

Erst wenn sich ein potenzieller Bieter für eine Ausschreibung näher interessiert und die Verdingungsunterlagen aus dem Dokumentensafe herunterladen möchte, wird ein geringes Entgelt pro Download fällig. Jedoch liegen die Kosten weit unter denen, die normalerweise für den Postversand anfallen würden. Der Bieter spart aber nicht nur Geld und kostbare Zeit, sondern auch das Fristenmanagement wird zum Kinderspiel. Voraussetzung hierfür ist die Verwendung des Vergabemanagement-systems aufseiten der Vergabestelle.

Formfehler gehören der Vergangenheit an

Ein spezieller Softwareassistent sorgt dann auf Bieterseite dafür, dass der Angebotsabgabeprozess reibungslos vonstatten gehen kann. Auch Formfehler gehören somit der Vergangenheit an. Um schließlich ein rechtsgültiges Angebot abzugeben, steht bei der Deutschen eVergabe neben der eigentlichen digitalen Signatur auch das von der elektronischen Steuererklärung bekannte Mantelbogenverfahren zur Auswahl.

Dass elektronische Vergabesysteme tatsächlich die erhofften haushaltswirksamen Effekte erzielen, zeigten in der Vergangenheit mehrere Praxisberichte. Danach konnte zum Beispiel die Stadt Sundern im Sauerland bereits mit der ersten elektronischen Ausschreibung über die Plattform Deutsche eVergabe die Anzahl der Angebote gegenüber früheren vergleichbaren Ausschreibungen verdoppeln und gegenüber der vorläufigen Kostenschätzung über 23.000 Euro bei den Beschaffungskosten einsparen.

Beispiele für eine erfolgreiche Einführung und Nutzung von Deutsche eVergabe gibt es viele. Neben den Portalen Ostwestfalen-Lippe profitieren auch der Hochsauerlandkreis und der Märkische Kreis sowie die Wirtschaftsregion Freiburg von der Lösung Deutsche eVergabe.

(ID:2044395)