Papier ist geduldig und teuer

Die elektronische Vergabe: ein Mehrwert, der sich auszahlt!

05.05.2010 | Autor / Redakteur: Stefan Friebis / Gerald Viola

Deutsche eVergabe mit Internetzugang und Browser
Deutsche eVergabe mit Internetzugang und Browser

Papier ist nicht nur geduldig, sondern auch teuer! Zu dieser Erkenntnis kam das Bundesministerium des Inneren (BMI), das im Zusammenhang mit der elektronischen Vergabe ein zentrales Signal setzen wollte. Seit Beginn des Jahres 2010 werden öffentliche Ausschreibungen nur noch elektronisch angenommen und verarbeitet. In großen Teilen Deutschlands ist stattdessen das papierorientierte Ausschreibungsverfahren weiterhin gang und gäbe.

Dabei wäre ein Umdenken gerade für die kommunale Ebene lohnenswert, da der größte Teil des bundesweiten Vergabevolumens auf Städte und Gemeinden entfällt.

Mehrere, unabhängig voneinander durchgeführte Untersuchungen – wie beispielsweise die des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) – ergaben, dass im Zusammenhang mit der konventionellen öffentlichen Auftragsvergabe jährliche Bürokratiekosten in Höhe von 19 Milliarden Euro entstehen. Davon entfallen auf die öffentlichen Auftraggeber 46 Prozent (8,8 Milliarden) und auf die Bieter 54 Prozent (10,2 Milliarden).

Milliarden Euro sparen

Um diesem Kostenfaktor entgegenzuwirken und die so oft beklagte Papierflut in deutschen Verwaltungen zu beenden, hat die EU-Kommission bereits 2006 mit ihrer Initiative i2010 einen Aktionsplan auf den Weg gebracht, um Verwaltungsstrukturen sowie -abläufe zu modernisieren. Nach offiziellen Einschätzungen würde eine Umstellung auf elektronische Vergabe dem öffentlichen Haushalt helfen, rund 4 Milliarden Euro pro Jahr einzusparen.

Damit aber noch nicht genug. Die Digitalisierung der Verwaltungsabläufe würde nicht nur dafür sorgen, dass finanzieller Spielraum zurückgewonnen wird, der für andere Projekte der Öffentlichen Hand so dringend notwendig wäre, sondern die verkürzten Bearbeitungszeiten, hervorgerufen durch den medienbruchfreien Vergabeablauf, würden auch unweigerlich zu einer schnelleren Durchführung von Ausschreibungen beitragen.

Die Einführung der eVergabe hätte jedoch nicht nur Auswirkungen in puncto Effizienz und Haushalt. Elektronische Vergabeverfahren führen durch ihre festgelegten Verfahrensfolgen zu mehr Transparenz und dienen so der Korruptionsprävention. Dank der durchgängig elektronischen Abbildung der Vergabeprozesse besteht jederzeit die Möglichkeit, Abläufe zu kontrollieren und Unregelmäßigkeiten innerhalb kürzester Zeit zu überprüfen.

Einen weiteren Vorteil stellen die günstigeren Beschaffungskonditionen dar: Aufgrund des automatisierten Vergabeverfahrens kann die Vergabestelle einen breiteren Anbietermarkt ansprechen und über den gesteigerten Wettbewerb, günstigere Einkaufspreise erzielen.

Der Markt der elektronischen Vergabeportale in Deutschland hat sich mittlerweile allerdings sehr stark differenziert, sodass bei Interesse an einer Lösung genau geprüft werden sollte, welches Modell den Anforderungen der Vergabestelle am besten gerecht wird.

Hierbei ist es hilfreich, die Anzahl sowie die Art der Vergaben pro Jahr sowie die organisatorischen Gegebenheiten der Behörde vor Ort näher zu analysieren. Neben allen internen Aspekten darf jedoch auch die Funktionalität der Software nicht aus dem Auge verloren werden – wie beispielsweise die leichte, komfortable Bedienung oder die Vermeidung unnötiger technischer Hürden, um Synergieeffekte im Vergabeprozess mit angrenzenden Kommunen nutzen zu können.

Die modular aufgebaute Software Deutsche eVergabe des hessischen Softwareherstellers Healy Hudson ist ein Beispiel, das aus der Masse der Anbieter hervorsticht. Ausgezeichnet mit dem Good Practice Label der EU-Kommission 2009 gilt sie als vorbildliche Lösung auf dem deutschen und europäischen Markt der elektronischen Vergabeportale. Im Gegensatz zu den übrigen Wettbewerberprodukten benötigt die Deutsche eVergabe zur Inbetriebnahme lediglich einen Internetzugang und einen gängigen Browser. Sie wurde ganz bewusst als webbasierende Anwendung entwickelt, um die Einstiegshürden so niedrig wie möglich zu gestalten.

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