eGovernment aus Hessen Die elektronische Akte erobert den Bundesrat

Autor / Redakteur: Dr. Torsten Guthier, Dr. Holger Hünemohr / Manfred Klein

Ganz im Sinne des Ziels einer Standardisierung zentraler Dienste, ermöglicht es eBundesrat, das zentrale Modul der Anwendung eNORM-HESSEN, sämtliche Bundesratsangelegenheiten des Landes ressortübergreifend elektronisch abzubilden und eine zentral geführte elektronische Bundesratsakte auf Basis des landeseinheitlichen Dokumentenmanagementsystems DOMEA zur Verfügung zu stellen.

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Die hessische Landesregierung wird bei dem Geschäftsprozess der Bundesratsarbeit durch ein DMS unterstützt
Die hessische Landesregierung wird bei dem Geschäftsprozess der Bundesratsarbeit durch ein DMS unterstützt
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Erstellung von Gesetz- und Verordnungsentwürfen auf Landesebene sowie die Mitwirkung Hessens im Bundesrat bei der Gesetzgebung des Bundes und in Angelegenheiten der Europäischen Union sind zentrale Geschäftsprozesse der hessischen Landesregierung. eNORM-HESSEN dokumentiert diese Geschäftsprozesse in einer einheitlichen, zentral für alle Ressorts und die Staatskanzlei zur Verfügung stehenden elektronischen Akte. Diese enthält alle relevanten Dokumente sowie die erforderlichen Vorgangsinformationen.

eGesetz und eBundesrat

Grundsätzlich neu ist die Idee, Normsetzungstätigkeiten auf Basis ressortübergreifender Rechtsetzungsakten elektronisch zu dokumentieren, in Hessen nicht. Seit Oktober 2005 wird die auf dem Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA basierende Anwendung eGesetz in den Ministerien der Landesregierung verbindlich eingesetzt. eGesetz dokumentiert unter Einbeziehung des Landtages die Normsetzungstätigkeit, also den Erlass von Landesgesetzen und Verordnungen in einem elektronischen Workflow. Dem Nutzer stehen dazu grundsätzlich alle für die Normentstehung maßgeblichen Dokumente sowie die dazugehörigen Metadaten zur Verfügung. Elektronische Dokumente des Landtages, die das Landtagsinformationssystem (STAR) zur Verfügung stellt, werden automatisiert in eGesetz übernommen. Bei der Abstimmung von Normentwürfen erfolgt die Kommunikation zwischen den Ressorts und der Staatskanzlei ausschließlich elektronisch über eGesetz, wodurch Aktualität und Vollständigkeit der eAkte ressortübergreifend sichergestellt sind. eGesetz ist ein zentrales Modul von eNORM-HESSEN.

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Während eGesetz allein die Entstehung von Normen auf Landesebene zum Gegenstand hat, steht bei eBundesrat – als erste Ausbaustufe von eNORM-HESSEN – die elektronische Abbildung der Mitwirkung Hessens an der Normsetzung auch auf der Ebene des Bundes und in Angelegenheiten der Europäischen Union im Vordergrund.

eBundesrat ermöglicht auf Basis des landeseinheitlichen DMS eine ressortübergreifende elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in allen Bundesratsangelegenheiten. Die Entwicklung der Anwendung eBundesrat, die durch Kabinettsbeschluss am 1. Januar eingeführt wurde, erfolgte in enger Abstimmung mit der Leitung der Abteilung eGovernment und Verwaltungsinformatik im Hessischen Ministerium des Innern und für Sport, Friedrich Ebner, sowie mit der Gesamtprojektleitung DMS-Land, Dr. Anja Syring.

eBundesrat entwickelt den Ansatz von eGesetz konsequent weiter und bietet folgende Besonderheiten:

  • Existenz nur einer einzigen ressortübergreifenden elektronischen Akte oder eines einzigen Vorgangs im DMS mit zugehörigen Dokumenten und Metadaten zum jeweiligen Normsetzungsverfahren,
  • Übernahme elektronischer Dokumente und Metadaten aus dem Dokumenten-Webserver des Bundesrates,?
  • bernahme elektronischer Dokumente und Metadaten aus dem vom Bundestag administrierten Dokumentations- und Informationssystem für parlamentarische Vorgänge (DIP 21),?N
  • zung eines zentralen Importservices der auf Microsoft BizTalk Server basierenden zentralen Kommunikationsplattform in der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung (HZD).?

Die Daten in eBundesrat werden ergänzt durch die Daten der elektronischen Gesetzesregistratur des Hessischen Ministeriums der Justiz, die umfassend in eBundesrat migriert wurden, sodass die Anwendung eNORM-HESSEN alle Informationen über die Normsetzung auf EU-, Bundes- und Landesebene zentral für alle Nutzer zur Verfügung stellt.

eBundesrat in der Praxis

Bundesratsangelegenheiten sind vielschichtig und erschöpfen sich nicht in der nach dem Grundgesetz vorgesehenen Mitwirkung des Bundesrates an der Gesetzgebung des Bundes. Der Bundesrat wirkt auch in Angelegenheiten der europäischen Union nach den Vorschriften des Gesetzes über die Zusammenarbeit von Bund und Ländern in Angelegenheiten der Europäischen Union (EUZBLG) mit. Daneben werden Entscheidungen getroffen, die etwa die Besetzung von Gremien, Stellungnahmen, Entschließungen oder Verfahren vor dem Bundesverfassungsgericht betreffen.

Die Bundesratsarbeit ist gekennzeichnet von ressortinterner Abstimmung sowie interministerieller Koordination. Die Bundesratsausschüsse werden nach dem Beschluss der Landesregierung von den Ressorts beschickt. Sie votieren dort eigenständig und entsprechend dem Ressortprinzip in eigener Verantwortung. Eine zusammenfassende Empfehlung der Landesregierung verbunden mit einer etwaigen Schlichtung interministerieller Streitigkeiten ist Aufgabe der Bundesratskoordinierung, die unter der Verantwortung der Staatskanzlei und unter Mitwirkung der Ressorts und der Landesvertretung am Freitag vor der Bundesratssitzung durchgeführt wird. Der Woche, in der also die Plenarsitzung des Bundesrates stattfindet, geht eine Ausschusswoche sowie eine Koordinierungswoche voraus, sodass für die Behandlung eines Vorganges im Bundesratsverfahren meist nur ein kurzer Zeitraum zur Verfügung steht. Die Bundesratsarbeit ist daher von einer engen zeitlichen Abfolge in der Sachbehandlung und den zu treffenden Entscheidungen geprägt, was bei der Dokumentenverwaltung zu berücksichtigen ist. Eine zeitnahe aktuelle Aktenführung ist ebenso unerlässlich, wie die Möglichkeit für die Referenten, sich in kurzer Zeit einen Überblick über den betreffenden Vorgang zu verschaffen. Daneben setzt die politische Willensbildung die Berücksichtigung sämtlicher vorgebrachter Argumente und Meinungen voraus, sodass die Vollständigkeit der elektronischen Dokumentenführung unerlässlich ist.

Eine eBundesratsakte für alle

Zentraler Ausgangspunkt einer elektronischen Bundesratsakte ist das Vorliegen eines neuen Vorgangs auf dem Dokumentenwebserver des Bundesrates; in der Regel ein Dokument mit einer neuen Bundesrats-Drucksachennummer, der sogenannten Grunddrucksache. Bei Vorliegen eines neuen Vorganges wird durch einen automatisierten Import ein Vorgang mit den auf dem Bundesratsserver vorhandenen Metadaten und Dokumenten angelegt. Der Import erfolgt unter Verwendung von Webservices über das zwischenbehördliche TESTA-Netz (Trans-European Services for Telematics between Administrations), welches als geschlossene Teilnehmergruppe konzipiert ist und damit einen sicheren und effizienten Datenaustausch ermöglicht. Die zum Einsatz kommenden Webservices wurden durch den Bundesrat in enger Zusammenarbeit mit dem Projekt eNORM-HESSEN entwickelt und ermöglichen einen standardisierten und plattformunabhängigen Abruf von Daten und eine Nutzung auch durch andere Bundesländer. Diese Referenzservices zur Datenbereitstellung und zur automatisierten Datenübernahme ermöglichen erhebliche Synergieeffekte und Einsparpotenziale.

Der so neu angelegte Vorgang wird in einer elektronischen Postmappe in den Arbeitskorb der zentralen Bundesratsregistratur der Staatskanzlei gelegt, die über die Zuordnung zu einer bestehenden elektronischen Akte oder deren Neuanlage entscheidet. In der Folge werden alle zu diesem Vorgang gehörenden aktenrelevante Dokumente und Metadaten zur Bundesratsakte genommen und zwar – soweit möglich – mehrmals täglich automatisiert aus dem Dokumentenwebserver des Bundesrates und aus dem Dokumentations- und Informationssystem für Parlamentarische Vorgänge (DIP 21). Jedes Ressort hat zudem die Möglichkeit, Dokumente in einem eigenen, internen Bereich in der Akte abzulegen, auf den nur die Mitarbeiter des jeweiligen Ressorts Zugriff haben.

Der Nutzen von eBundesrat

Der Nutzen der zentral geführten elektronischen Bundesratsakte, deren Aufbau von den im DMS verfügbaren Objekten (Akten, Vorgänge, Dokumente sowie Postmappen) bestimmt wird, ist erheblich:

  • Durch die zu jeder Zeit und an jedem Ort bestehende Verfügbarkeit der im Zusammenhang mit dem Bereich der Normsetzung stehenden Dokumente können politische Entscheidungen schneller, effizienter und auf der Basis gesicherter und vollständiger Informationen vorbereitet werden. Dazu trägt insbesondere die automatisierte Übernahme elektronischer Dokumente aus externen Systemen auf Bundesebene bei, die dazu führt, dass die Informationen beim Empfänger noch zeitnaher zur Verfügung stehen und schneller weiterverarbeitet werden können.
  • Die zentrale Führung der elektronischen Akten ermöglicht, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem gleichen Informationsstand sind. Zudem ist die Möglichkeit eröffnet, den bisherigen Zustand verschiedenster Ablagesystematiken in den Ressorts, insbesondere die Bildung der Aktenzeichen, auf einen einheitlichen Standard für alle Ressorts und die Staatskanzlei zu bringen. ?
  • Durch die Integration der Gesetzesregistratur des Hessischen Ministeriums der Justiz stehen erstmals alle Informationen zu Normsetzungsvorgängen zentral für die gesamte Landesregierung elektronisch zur Verfügung.?

Zugriff über einen webbasierenden Kalender

eNORM-HESSEN verfügt über die Besonderheit, nicht auf den Datenzugriff aus DOMEA heraus beschränkt zu sein, sondern eine browsergestützte zusätzliche Kalender- und Recherchesicht auf die im DMS gespeicherten Informationen bereitzustellen. Zum Einsatz kommt hier die Technologie des Web 2.0 (AJAX). Konsequenterweise erfolgt der Zugriff auf das DMS auch hier über Webservices. Dieser Weg ermöglicht eine schnelle Information über aktuelle Vorgänge, indem Tagesordnungspunkte und zugehörige Dokumente nach Auswahl des Sitzungstages aus dem Kalender angezeigt werden.

Dieser – analog zur Internetnutzung – einfache Informationszugriff zeichnet eBundesrat, neben den genannten weiteren Vorteilen und Verbesserungen, besonders aus.

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