eGovernment aus Hessen

Die elektronische Akte erobert den Bundesrat

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eBundesrat in der Praxis

Bundesratsangelegenheiten sind vielschichtig und erschöpfen sich nicht in der nach dem Grundgesetz vorgesehenen Mitwirkung des Bundesrates an der Gesetzgebung des Bundes. Der Bundesrat wirkt auch in Angelegenheiten der europäischen Union nach den Vorschriften des Gesetzes über die Zusammenarbeit von Bund und Ländern in Angelegenheiten der Europäischen Union (EUZBLG) mit. Daneben werden Entscheidungen getroffen, die etwa die Besetzung von Gremien, Stellungnahmen, Entschließungen oder Verfahren vor dem Bundesverfassungsgericht betreffen.

Die Bundesratsarbeit ist gekennzeichnet von ressortinterner Abstimmung sowie interministerieller Koordination. Die Bundesratsausschüsse werden nach dem Beschluss der Landesregierung von den Ressorts beschickt. Sie votieren dort eigenständig und entsprechend dem Ressortprinzip in eigener Verantwortung. Eine zusammenfassende Empfehlung der Landesregierung verbunden mit einer etwaigen Schlichtung interministerieller Streitigkeiten ist Aufgabe der Bundesratskoordinierung, die unter der Verantwortung der Staatskanzlei und unter Mitwirkung der Ressorts und der Landesvertretung am Freitag vor der Bundesratssitzung durchgeführt wird. Der Woche, in der also die Plenarsitzung des Bundesrates stattfindet, geht eine Ausschusswoche sowie eine Koordinierungswoche voraus, sodass für die Behandlung eines Vorganges im Bundesratsverfahren meist nur ein kurzer Zeitraum zur Verfügung steht. Die Bundesratsarbeit ist daher von einer engen zeitlichen Abfolge in der Sachbehandlung und den zu treffenden Entscheidungen geprägt, was bei der Dokumentenverwaltung zu berücksichtigen ist. Eine zeitnahe aktuelle Aktenführung ist ebenso unerlässlich, wie die Möglichkeit für die Referenten, sich in kurzer Zeit einen Überblick über den betreffenden Vorgang zu verschaffen. Daneben setzt die politische Willensbildung die Berücksichtigung sämtlicher vorgebrachter Argumente und Meinungen voraus, sodass die Vollständigkeit der elektronischen Dokumentenführung unerlässlich ist.

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Eine eBundesratsakte für alle

Zentraler Ausgangspunkt einer elektronischen Bundesratsakte ist das Vorliegen eines neuen Vorgangs auf dem Dokumentenwebserver des Bundesrates; in der Regel ein Dokument mit einer neuen Bundesrats-Drucksachennummer, der sogenannten Grunddrucksache. Bei Vorliegen eines neuen Vorganges wird durch einen automatisierten Import ein Vorgang mit den auf dem Bundesratsserver vorhandenen Metadaten und Dokumenten angelegt. Der Import erfolgt unter Verwendung von Webservices über das zwischenbehördliche TESTA-Netz (Trans-European Services for Telematics between Administrations), welches als geschlossene Teilnehmergruppe konzipiert ist und damit einen sicheren und effizienten Datenaustausch ermöglicht. Die zum Einsatz kommenden Webservices wurden durch den Bundesrat in enger Zusammenarbeit mit dem Projekt eNORM-HESSEN entwickelt und ermöglichen einen standardisierten und plattformunabhängigen Abruf von Daten und eine Nutzung auch durch andere Bundesländer. Diese Referenzservices zur Datenbereitstellung und zur automatisierten Datenübernahme ermöglichen erhebliche Synergieeffekte und Einsparpotenziale.

Der so neu angelegte Vorgang wird in einer elektronischen Postmappe in den Arbeitskorb der zentralen Bundesratsregistratur der Staatskanzlei gelegt, die über die Zuordnung zu einer bestehenden elektronischen Akte oder deren Neuanlage entscheidet. In der Folge werden alle zu diesem Vorgang gehörenden aktenrelevante Dokumente und Metadaten zur Bundesratsakte genommen und zwar – soweit möglich – mehrmals täglich automatisiert aus dem Dokumentenwebserver des Bundesrates und aus dem Dokumentations- und Informationssystem für Parlamentarische Vorgänge (DIP 21). Jedes Ressort hat zudem die Möglichkeit, Dokumente in einem eigenen, internen Bereich in der Akte abzulegen, auf den nur die Mitarbeiter des jeweiligen Ressorts Zugriff haben.

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