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Elektronische Einkaufsakte Die eAkte: Aufsatz für das Dokumentenmanagement

Für das Umsetzen ihrer Digitalisierungsstrategie benötigen Verwaltungen eine ganzheitliche Sicht auf Digitalisierung und Automatisierung. Dazu gehört es, Leitsysteme für Archivierung und Dokumentenmanagement einzurichten und ein Konzept zur Digitalisierung von Dokumenten zu erarbeiten.

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(© xSuite)

Die Begriffe Dokumentenmanagementsystem (DMS) und eAkte werden gerne miteinander verwechselt. Eine Aktenlösung geht jedoch über reines elektronisches Dokumentenmanagement hinaus. Sie setzt vielmehr auf dem DMS auf und fasst sachlich zusammengehörige oder verfahrensgleiche Dokumente und Vorgänge elektronisch zusammen. Diese können aus dem DMS stammen, ebenso aber auch aus dem ERP-System oder der E-Mail-Anwendung.

Vorgangsbezogene Informationen liegen meist in der jeweils zugehörigen Fachanwendung vor und stehen nur einem begrenzten Nutzerkreis zur Verfügung. Um sie herum bildet die Akte einen „Mantel“ und eröffnet damit einen ganzheitlichen Blick auf dedizierte Themenbereiche wie z. B. „Lieferanten“. Dadurch lassen sich viel bessere inhaltliche Rückschlüsse ziehen. Auch vorgangsbezogene Informationen aus unterschiedlichen Fachanwendungen werden so zentral verfügbar.

Eine solche eAkte für den Einkaufsbereich, die unter SAP ERP und SAP S/4HANA läuft, ist „xSuite Procurement File Cube“ der xSuite Group. Sie kann alleinstehend oder als Erweiterung zu den anderen Lösungen des Herstellers für Beschaffung, Auftragsbestätigungen und Rechnungsverarbeitung genutzt werden.

In der elektronischen Einkaufsakte werden alle für den P2P-Prozess (Bestellen und Bezahlen) relevanten Dokumente und SAP-Belege (Lieferantenverträge, Schriftverkehr, Rechnungen, …) an zentraler Stelle zusammengefasst, selbst wenn sie an verschiedenen Orten abgelegt wurden. Getreu dem Aktenprinzip sind somit alle wichtigen Informationen zu sämtlichen lieferanten- bzw. beschaffungsbezogenen Vorgängen nachvollziehbar dargestellt und jederzeit abrufbar. Wie bei Aktenlösungen üblich, gehören auch zu dieser Lösung umfassende Suchfunktionen, ein integriertes Berechtigungskonzept und die Möglichkeit, Workflows einzurichten. Ziel des Ganzen: Den Einkauf in seiner täglichen Arbeit entlasten.

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