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eGovernment in Sachsen Die eAkte als zentraler eGovernment-Baustein

Autor: Manfred Klein

Das eGovernment-Gesetz des Freistaats Sachsen schreibt den Einsatz der eAkte für die Landesverwaltung bis 2018 verbindlich vor. eGovernment Computing sprach mit dem Projektverantwortlichen bei der sächsischen Staatsverwaltung Peter Sondermann und Michael Walter von der Gisa GmbH.

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(Bild: maxsim_Fotolia.com)

Die Bundesrepublik befindet sich auf dem Weg hin zu einer digitalen Gesellschaft. Diese Entwicklung hat auch Konsequenzen für das Staatswesen. Welche Strategie zur Staats- und Verwaltungsmodernisierung verfolgt der Freistaat Sachsen? Was bedeutet das für eGovernment?

Sondermann: Die Auswirkungen der modernen Technik darauf, wie Bürger miteinander kommunizieren, wie Bürger und Unternehmen interagieren und wie Transaktionen zwischen Unternehmen ablaufen, sind so tiefgreifend, dass sich Politik, Staat und Verwaltung nicht entziehen können. Seit seiner Wiedergründung ist der Freistaat Sachsen daher ständig bestrebt, die neuen Potenziale für die Modernisierung von Strukturen und Arbeitsinstrumenten zu nutzen.

In der jüngeren Vergangenheit wurde ein Bündel an Aktivitäten zur Staatsmodernisierung angestoßen, das sich in den nächsten Jahren positiv auswirken wird. Hinsichtlich des Einsatzes der IT in der Verwaltung hat die Sächsische Staatsregierung im Jahr 2014 eine aktualisierte Strategie für IT und eGovernment beschlossen. Darin sind sieben strategische Ziele festgeschrieben. Ihnen zufolge soll der Einsatz der IT dazu beitragen:

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  • die Öffnung von Regierung und Verwaltung zu unterstützen,
  • moderne Kommunikationswege zur Verwaltung zu etablieren,
  • Abläufe durchgängig elektronisch zu bearbeiten,
  • örtlich flexibel arbeiten zu können,
  • Leistungen der IT bedarfsgerecht und wirtschaftlich zur Verfügung zu stellen,
  • Zentralisierung, Zusammenarbeit und Standardisierung im Bereich IT fortzuführen,
  • Informationssicherheit und Datenschutz zu gewährleisten.

Die strategischen Ziele sind mit Einzelmaßnahmen untersetzt und bilden die nachvollziehbare Grundlage für den Ausbau von IT und eGovernment in Sachsen.

Welche Rolle spielt dabei das eGovernment-Gesetz des Freistaates Sachsen, das Sachsen als erstes Bundesland verabschieden konnte?

Sondermann: Das sächsische eGovernment-Gesetz gibt den rechtlichen Rahmen für den Ausbau der elektronisch unterstützten Verwaltung der Behörden des Freistaates sowie der Träger der Selbstverwaltung vor. Damit schafft es Sicherheit bei der inhaltlichen Umsetzung. Das Gesetz dokumentiert aber auch den strategischen Anspruch, den der Freistaat beim Ausbau von eGovernment verfolgt.

Die sächsische Staatsregierung hat die Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung beschlossen. Welche Ziele gehen damit einher, und welche Folgen ent­stehen dadurch für die Staats­verwaltung?

Sondermann: Das Sächsische eGovernment-Gesetz von 2014 beinhaltet eine Soll-Vorschrift zur Anwendung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung für die Staatsbehörden bis 2018. Bereits jetzt wird die eAkte an mehreren tausend Arbeitsplätzen, beispielsweise in der Landesdirektion Sachsen, dem Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste und der Sächsischen Bildungsagentur eingesetzt. Weitere Behörden setzen die papierbasierte Aktenführung und Vorgangsbearbeitung gerade um.

Die Notwendigkeit zur Umstellung ergibt sich aber schon aus dem sächsischen Standortegesetz von 2011. Im Zuge der Umsetzung des Gesetzes wird die Anzahl der Behördenstandorte bis 2020 verkleinert. Damit trägt Sachsen dem demographischen Wandel und den finanziellen Herausforderungen durch das Auslaufen des Solidarpaktes II Rechnung. In der Folge wird die Staatsverwaltung von weniger, dafür großen Behörden geprägt, welche unter Umständen jedoch über mehrere Behördenstand­orte verfügen.

Die veränderte Struktur der Behördenlandschaft hat Folgen für den Außenkontakt mit Antragstellern, aber auch für die behördeninterne Ablauforganisation bei der Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen. Die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ermöglicht einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Akten und Datenbestände.

Damit unterstützt sie unter anderem standortübergreifende Abstimmungen. Transport- und Liegezeiten von Akten und Verfahren werden damit verkürzt, die G­esamtbearbeitungszeit von Vorgängen kann ebenfalls gestrafft werden. Schnellere Verwaltungsverfahren bedeuten nicht zuletzt einen Vorteil für den Wirtschaftsstandort Sachsen.

Bei vollständiger Umstellung aller Behörden wird die Verwaltung in der Lage sein, Verfahren medienbruchfrei, zügiger und auch transparenter zu erledigen. Das bedeutet mehr Bürgerfreundlichkeit für den Antragsteller, von wo und wann immer er an die Behörde herantritt, ob persönlich im Amt, telefonisch, per Brief oder per eMail.

In der Binnenperspektive eröffnet die elektronische Vorgangsbearbeitung zudem Chancen für eine Flexibilisierung der Arbeitsweisen. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf kann verbessert werden, indem Heimarbeit einfacher wird.

Die praktische Umsetzung dieses Kabinettsbeschlusses erfordert große Anstrengungen bei allen Projektbeteiligten. Welchen Projektansatz hat der Freistaat gewählt, und weshalb wurden Produkt- und Einführungsdienstleistungen getrennt ausgeschrieben?

Sondermann: Die Umsetzungsverantwortung für die Einführung liegt bei den jeweiligen Behörden. Das im SMI angesiedelte Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung koordiniert und steuert den Rollout in den Behörden. Oberhalb der Ebene der Einzelprojekte ist es zuständig für ein übergreifendes Programmmanagement, nimmt Hinweise und Erfahrungen auf und gibt Empfehlungen weiter und sichert die Einhaltung von Vorgaben ab.

Die landesweite Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung kann der Freistaat mit eigenen Personalressourcen nicht allein leisten. Daher bedient er sich der Unterstützung mehrerer spezialisierter externer Partner, unter anderem der GISA:

  • Bei der Einführung in den Behörden setzt Sachsen zum einen Fachberater für die organisatorisch-prozessuale Begleitung und Optimierung der behördlichen Abläufe ein.
  • Einrichtungsdienstleister richten die Software ein, schulen die Nutzer und übernehmen eine anfängliche Betreuung nach Produktivstart.
  • Da sich Wünsche und Anforderungen unabhängig von den konkreten Einführungsdienstleistungen in den Behörden beständig weiter entwickeln, muss auch die eingesetzte Verfahrenssoftware laufend bedarfsgerecht weiterentwickelt werden. Diese Aufgabe kann nur der Hersteller der Verfahrenssoftware leisten, weshalb diese Leistung ebenfalls separat beauftragt wurde.

Wie haben Sie sich personell und inhaltlich auf das Landesprojekt eingestellt, und mit welchen Methoden und Werkzeugen helfen Sie dem Freistaat, das ehrgeizige Ziel umzusetzen?

Walter: Die Herausforderung des Projektes besteht einerseits in der Komplexität des Zusammenwirkens strategischer, politischer, fachlicher, technischer und organisatorischer Fakten. Auf der anderen Seite werden die Mitarbeiter mit einer weitgehenden Veränderung bestehender und bisher bewährter Arbeitsweisen, Prozesse und Abläufe konfrontiert.

Bei dieser komplexen Aufgabe müssen die Beschäftigten der Öffentlichen Verwaltung „mitgenommen“ und begleitet werden. Nach diesen Anforderungen hat die GISA ihre methodische und fachliche Vorgehensweise im Projekt ausgerichtet.

Das Projektvorgehen der GISA ruht dabei auf drei Säulen: Dem professionellen Projektmanagement, der fachlichen Expertise und dem behördenindividuellen Akzeptanzmanagement. Dabei steht über den einzelnen Einführungsprojekten ein Gesamtprojekt- oder Programmmanagement, das als fester Ansprechpartner der Gesamtprojektsteuerung des Freistaates zur Verfügung steht und eine einheitliche Umsetzung innerhalb der vom Auftraggeber definierten Rahmenbedingungen sicherstellt.

Das Projektmanagement hat dabei die Aufgabe, innerhalb der einzelnen Behördenprojekte alle Projektbeteiligten der jeweiligen Behörde, der Landesdienstleister (SID) und der anderen externen Dienstleister zu koordinieren. Die fachliche Expertise gründet sich einerseits auf der exzellenten Kenntnis des eingesetzten Systems eVA.SAX (Basis VIS-Suite), andererseits auch auf dem Einsatz eigener spezialisierter Verfahren, die eine gleichbleibend hohe Qualität und Wiederholbarkeit der Ergebnisse sicherstellen.

Zu erwähnen wären hier insbesondere im Bereich der Konfiguration des Systems automatisierte Skript-Baukästen, mit denen die konzeptionierten Parameter schnell und identisch für alle Mandanten eingespielt werden können. Zudem wurden durch GISA im Bereich der Migration eigene Werkzeuge entwickelt, welche Daten aus unterschiedlichen Registratur- und Drittsystemen in das Landessystem einspielen und so in überschaubaren Zeiträumen auch umfangreiche Datenbestände in das Zielsystem migrieren können. Zusätzlich hat GISA ein eigenes Testvorgehen entwickelt, welches der jeweiligen Behörde vor Produktivsetzung belastbare und herstellerunabhängige Ergebnisse für das Last- und Performanceverhalten des jeweiligen Systems liefert.

Im Rahmen des Akzeptanzmanagements sorgen wir für die projektbegleitende Einbeziehung der Behördenmitarbeiter und stellen durch Schulungen sicher, dass eine effektive Nutzung des Systems erfolgen kann. Abgerundet wird die fachlich-technische Kompetenz durch die langjährige Erfahrung der eingesetzten Mitarbeiter in Umsetzungsprojekten verschiedenster Behörden, durch die bewährte Lösungen und Umsetzungen anderer Verwaltungen als Best Practice in die Einführungsprojekte einfließen.

Wer Interesse an einem praktischen Erfahrungsbericht hat, der kann sich gerne an die Landes­direktion Sachsen wenden. Diese arbeitet inzwischen mit nahezu 1.400 Beschäftigten vollständig mit der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung.

Was sind nach Ihren bisherigen Erfahrungen die kritischen Erfolgsfaktoren für ein solches Landesprojekt, und welche Stolpersteine gilt es bei den Einführungsprojekten aus dem Weg zu räumen?

Walter: Neben einer professionellen Projektdurchführung und technischen Umsetzung steht und fällt der Erfolg eines jeden Einführungsprojektes mit der Akzeptanz des Systems und der neuen Arbeitsweise durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Nach unseren Erfahrungen müssen bereits in der Projektgruppe alle wesentlichen Bereiche des Hauses, von der Hausspitze und den Führungskräfte über die Organisation und die IT bis zu den Mitarbeitern in den Abteilungen und der Registratur einbezogen sein und das Projekt als Behördenprojekt aktiv begleiten und steuern.

Weiterhin ist es wichtig, die Vertreter des Hauptpersonalrats frühzeitig in die Projektplanungen einzubeziehen. Für die Akzeptanz des Systems werden an den konkreten Arbeitsabläufen orientierte Schulungen für die unterschiedlichen Zielgruppen in überschaubarer Gruppenstärke geplant. Wir empfehlen, dass direkt anschließend an die Schulungen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Arbeit mit dem neuen System und den geänderten Arbeitsabläufen aufnehmen.

Nach unseren Erfahrungen ist dabei eine phasen­orientierte Anwenderbetreuung am Arbeitsplatz wichtig und für die Akzeptanz des Systems wesentlich. Zielgruppenorientierte Schulungsunterlagen und gegebenenfalls ein Anwenderleitfaden sind für die Beschäftigten auch nach der Phase der aktiven Anwenderbetreuung wichtige Hilfsmittel, um mit den neuen Werkzeugen die tägliche Arbeit effektiver zu gestalten.

Herr Sondermann, Herr Walter, wo steht der Freistaat Sachsen im Bereich der Verwaltungsmodernisierung im Jahr 2020, und welche Wünsche haben Sie diesbezüglich?

Sondermann: Die in der Strategie für IT und eGovernment des Freistaates Sachsen festgelegten Ziele sind umgesetzt und werden selbstverständlich gelebt: Verwaltung nutzt die Potenziale, die der Einsatz von IT bietet. Vorgänge werden medienbruchfrei und papierlos bearbeitet. Die Informationssicherheit ist gewährleistet. Um dies zu erreichen, muss das Bewusstsein für das Thema und für die Bedeutung von IT-Kompetenz zunehmend aus der Fachebene herausgelöst und stärker in der Management-Ebene präsent werden.

Walter: Die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft schreitet stetig voran. Sie durchdringt nicht nur alle gesellschaftlichen Bereiche, sondern führt auch zu einer klaren Erwartungshaltung bei den Bürgerinnen und Bürgern und der Wirtschaft. Die digitale Welt, die man im privaten Umfeld erlebt, erwartet man auch in der Interaktion mit den staatlichen Institutionen. Dies hat der Freistaat Sachsen erkannt und vorbildlich in seiner Strategie und entsprechenden Maßnahmen formuliert. Im Ergebnis von deren Umsetzung bis 2020 wird er positive Effekte erzielen und als Dienstleister für die Bürgerschaft und die Wirtschaft den digitalen Wandel aktiv gestalten.

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