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eGovernment in Sachsen

Die eAkte als zentraler eGovernment-Baustein

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Was sind nach Ihren bisherigen Erfahrungen die kritischen Erfolgsfaktoren für ein solches Landesprojekt, und welche Stolpersteine gilt es bei den Einführungsprojekten aus dem Weg zu räumen?

Walter: Neben einer professionellen Projektdurchführung und technischen Umsetzung steht und fällt der Erfolg eines jeden Einführungsprojektes mit der Akzeptanz des Systems und der neuen Arbeitsweise durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Nach unseren Erfahrungen müssen bereits in der Projektgruppe alle wesentlichen Bereiche des Hauses, von der Hausspitze und den Führungskräfte über die Organisation und die IT bis zu den Mitarbeitern in den Abteilungen und der Registratur einbezogen sein und das Projekt als Behördenprojekt aktiv begleiten und steuern.

Weiterhin ist es wichtig, die Vertreter des Hauptpersonalrats frühzeitig in die Projektplanungen einzubeziehen. Für die Akzeptanz des Systems werden an den konkreten Arbeitsabläufen orientierte Schulungen für die unterschiedlichen Zielgruppen in überschaubarer Gruppenstärke geplant. Wir empfehlen, dass direkt anschließend an die Schulungen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Arbeit mit dem neuen System und den geänderten Arbeitsabläufen aufnehmen.

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Nach unseren Erfahrungen ist dabei eine phasen­orientierte Anwenderbetreuung am Arbeitsplatz wichtig und für die Akzeptanz des Systems wesentlich. Zielgruppenorientierte Schulungsunterlagen und gegebenenfalls ein Anwenderleitfaden sind für die Beschäftigten auch nach der Phase der aktiven Anwenderbetreuung wichtige Hilfsmittel, um mit den neuen Werkzeugen die tägliche Arbeit effektiver zu gestalten.

Herr Sondermann, Herr Walter, wo steht der Freistaat Sachsen im Bereich der Verwaltungsmodernisierung im Jahr 2020, und welche Wünsche haben Sie diesbezüglich?

Sondermann: Die in der Strategie für IT und eGovernment des Freistaates Sachsen festgelegten Ziele sind umgesetzt und werden selbstverständlich gelebt: Verwaltung nutzt die Potenziale, die der Einsatz von IT bietet. Vorgänge werden medienbruchfrei und papierlos bearbeitet. Die Informationssicherheit ist gewährleistet. Um dies zu erreichen, muss das Bewusstsein für das Thema und für die Bedeutung von IT-Kompetenz zunehmend aus der Fachebene herausgelöst und stärker in der Management-Ebene präsent werden.

Walter: Die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft schreitet stetig voran. Sie durchdringt nicht nur alle gesellschaftlichen Bereiche, sondern führt auch zu einer klaren Erwartungshaltung bei den Bürgerinnen und Bürgern und der Wirtschaft. Die digitale Welt, die man im privaten Umfeld erlebt, erwartet man auch in der Interaktion mit den staatlichen Institutionen. Dies hat der Freistaat Sachsen erkannt und vorbildlich in seiner Strategie und entsprechenden Maßnahmen formuliert. Im Ergebnis von deren Umsetzung bis 2020 wird er positive Effekte erzielen und als Dienstleister für die Bürgerschaft und die Wirtschaft den digitalen Wandel aktiv gestalten.

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