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eGovernment in Sachsen

Die eAkte als zentraler eGovernment-Baustein

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Die praktische Umsetzung dieses Kabinettsbeschlusses erfordert große Anstrengungen bei allen Projektbeteiligten. Welchen Projektansatz hat der Freistaat gewählt, und weshalb wurden Produkt- und Einführungsdienstleistungen getrennt ausgeschrieben?

Sondermann: Die Umsetzungsverantwortung für die Einführung liegt bei den jeweiligen Behörden. Das im SMI angesiedelte Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung koordiniert und steuert den Rollout in den Behörden. Oberhalb der Ebene der Einzelprojekte ist es zuständig für ein übergreifendes Programmmanagement, nimmt Hinweise und Erfahrungen auf und gibt Empfehlungen weiter und sichert die Einhaltung von Vorgaben ab.

Die landesweite Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung kann der Freistaat mit eigenen Personalressourcen nicht allein leisten. Daher bedient er sich der Unterstützung mehrerer spezialisierter externer Partner, unter anderem der GISA:

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  • Bei der Einführung in den Behörden setzt Sachsen zum einen Fachberater für die organisatorisch-prozessuale Begleitung und Optimierung der behördlichen Abläufe ein.
  • Einrichtungsdienstleister richten die Software ein, schulen die Nutzer und übernehmen eine anfängliche Betreuung nach Produktivstart.
  • Da sich Wünsche und Anforderungen unabhängig von den konkreten Einführungsdienstleistungen in den Behörden beständig weiter entwickeln, muss auch die eingesetzte Verfahrenssoftware laufend bedarfsgerecht weiterentwickelt werden. Diese Aufgabe kann nur der Hersteller der Verfahrenssoftware leisten, weshalb diese Leistung ebenfalls separat beauftragt wurde.

Wie haben Sie sich personell und inhaltlich auf das Landesprojekt eingestellt, und mit welchen Methoden und Werkzeugen helfen Sie dem Freistaat, das ehrgeizige Ziel umzusetzen?

Walter: Die Herausforderung des Projektes besteht einerseits in der Komplexität des Zusammenwirkens strategischer, politischer, fachlicher, technischer und organisatorischer Fakten. Auf der anderen Seite werden die Mitarbeiter mit einer weitgehenden Veränderung bestehender und bisher bewährter Arbeitsweisen, Prozesse und Abläufe konfrontiert.

Bei dieser komplexen Aufgabe müssen die Beschäftigten der Öffentlichen Verwaltung „mitgenommen“ und begleitet werden. Nach diesen Anforderungen hat die GISA ihre methodische und fachliche Vorgehensweise im Projekt ausgerichtet.

Das Projektvorgehen der GISA ruht dabei auf drei Säulen: Dem professionellen Projektmanagement, der fachlichen Expertise und dem behördenindividuellen Akzeptanzmanagement. Dabei steht über den einzelnen Einführungsprojekten ein Gesamtprojekt- oder Programmmanagement, das als fester Ansprechpartner der Gesamtprojektsteuerung des Freistaates zur Verfügung steht und eine einheitliche Umsetzung innerhalb der vom Auftraggeber definierten Rahmenbedingungen sicherstellt.

Das Projektmanagement hat dabei die Aufgabe, innerhalb der einzelnen Behördenprojekte alle Projektbeteiligten der jeweiligen Behörde, der Landesdienstleister (SID) und der anderen externen Dienstleister zu koordinieren. Die fachliche Expertise gründet sich einerseits auf der exzellenten Kenntnis des eingesetzten Systems eVA.SAX (Basis VIS-Suite), andererseits auch auf dem Einsatz eigener spezialisierter Verfahren, die eine gleichbleibend hohe Qualität und Wiederholbarkeit der Ergebnisse sicherstellen.

Zu erwähnen wären hier insbesondere im Bereich der Konfiguration des Systems automatisierte Skript-Baukästen, mit denen die konzeptionierten Parameter schnell und identisch für alle Mandanten eingespielt werden können. Zudem wurden durch GISA im Bereich der Migration eigene Werkzeuge entwickelt, welche Daten aus unterschiedlichen Registratur- und Drittsystemen in das Landessystem einspielen und so in überschaubaren Zeiträumen auch umfangreiche Datenbestände in das Zielsystem migrieren können. Zusätzlich hat GISA ein eigenes Testvorgehen entwickelt, welches der jeweiligen Behörde vor Produktivsetzung belastbare und herstellerunabhängige Ergebnisse für das Last- und Performanceverhalten des jeweiligen Systems liefert.

Im Rahmen des Akzeptanzmanagements sorgen wir für die projektbegleitende Einbeziehung der Behördenmitarbeiter und stellen durch Schulungen sicher, dass eine effektive Nutzung des Systems erfolgen kann. Abgerundet wird die fachlich-technische Kompetenz durch die langjährige Erfahrung der eingesetzten Mitarbeiter in Umsetzungsprojekten verschiedenster Behörden, durch die bewährte Lösungen und Umsetzungen anderer Verwaltungen als Best Practice in die Einführungsprojekte einfließen.

Wer Interesse an einem praktischen Erfahrungsbericht hat, der kann sich gerne an die Landes­direktion Sachsen wenden. Diese arbeitet inzwischen mit nahezu 1.400 Beschäftigten vollständig mit der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung.

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