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eGovernment in Sachsen

Die eAkte als zentraler eGovernment-Baustein

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Die sächsische Staatsregierung hat die Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung beschlossen. Welche Ziele gehen damit einher, und welche Folgen ent­stehen dadurch für die Staats­verwaltung?

Sondermann: Das Sächsische eGovernment-Gesetz von 2014 beinhaltet eine Soll-Vorschrift zur Anwendung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung für die Staatsbehörden bis 2018. Bereits jetzt wird die eAkte an mehreren tausend Arbeitsplätzen, beispielsweise in der Landesdirektion Sachsen, dem Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste und der Sächsischen Bildungsagentur eingesetzt. Weitere Behörden setzen die papierbasierte Aktenführung und Vorgangsbearbeitung gerade um.

Die Notwendigkeit zur Umstellung ergibt sich aber schon aus dem sächsischen Standortegesetz von 2011. Im Zuge der Umsetzung des Gesetzes wird die Anzahl der Behördenstandorte bis 2020 verkleinert. Damit trägt Sachsen dem demographischen Wandel und den finanziellen Herausforderungen durch das Auslaufen des Solidarpaktes II Rechnung. In der Folge wird die Staatsverwaltung von weniger, dafür großen Behörden geprägt, welche unter Umständen jedoch über mehrere Behördenstand­orte verfügen.

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Die veränderte Struktur der Behördenlandschaft hat Folgen für den Außenkontakt mit Antragstellern, aber auch für die behördeninterne Ablauforganisation bei der Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen. Die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ermöglicht einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Akten und Datenbestände.

Damit unterstützt sie unter anderem standortübergreifende Abstimmungen. Transport- und Liegezeiten von Akten und Verfahren werden damit verkürzt, die G­esamtbearbeitungszeit von Vorgängen kann ebenfalls gestrafft werden. Schnellere Verwaltungsverfahren bedeuten nicht zuletzt einen Vorteil für den Wirtschaftsstandort Sachsen.

Bei vollständiger Umstellung aller Behörden wird die Verwaltung in der Lage sein, Verfahren medienbruchfrei, zügiger und auch transparenter zu erledigen. Das bedeutet mehr Bürgerfreundlichkeit für den Antragsteller, von wo und wann immer er an die Behörde herantritt, ob persönlich im Amt, telefonisch, per Brief oder per eMail.

In der Binnenperspektive eröffnet die elektronische Vorgangsbearbeitung zudem Chancen für eine Flexibilisierung der Arbeitsweisen. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf kann verbessert werden, indem Heimarbeit einfacher wird.

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