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Voice over IP in der Stadtverwaltung Kevelaer Die Betriebskosten fürs Telefonieren gingen in den Keller

Redakteur: Gerald Viola

Die Stadt Kevelaer hat ihr klassisches Telefonsystem durch eine moderne IP-Telefonielösung ersetzt. Dank der Beratung und Realisierung durch Computacenter können ihre Mitarbeiter heute auf sämtliche Ausstattungsmerkmale einer modernen Telefonanlage zugreifen – bei gleichzeitiger Reduktion der Kosten.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Die Stadt Kevelaer wollte ihr Telefonsystem erneuern: Neue Funktionen sollten die Mitarbeiter entlasten und die Servicequalität für die Bürger erhöhen. Eine IP-Telefonielösung würde diese Anforderungen weitaus besser erfüllen als ein klassisches Telefonsystem. Aber würden sich die Anschaffungskosten für die neue Technologie in einem angemessenen Zeitraum amortisieren?

Vor einer Entscheidung wollte sich die Stadt Klarheit über alle Funktionalitäten und Kosten verschaffen. Daher wünschte man fachkundige Beratung durch einen erfahrenen Dienstleister, der in der Lage sein würde, die relevanten Gesichtspunkte darzustellen und angemessen zu gewichten. Zur Wahl stand die IP-Telefonie auf der einen und eine weitere Nutzung der vorhandenen, klassischen Telefonie auf der anderen Seite.

Lösung

Die Stadt Kevelaer hatte auf dem Gebiet der IT über Jahre hinweg mit Computacenter positive Erfahrungen gemacht. Daher lag es nahe, den Serviceprovider auch für die Telekommunikation heranzuziehen. Vor allem, weil das Unternehmen bereits für viele Kunden erfolgreich Telekommunikationslösungen realisiert hat – sowohl in der klassischen als auch in der IP-Telefonie.

Die Experten von Computacenter erstellten zunächst ein genaues Profil der Anforderungen. Auf dieser Grundlage wurde eine IP-Telefonielösung definiert und hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Funktion mit dem klassischen Telefonsystem verglichen. Dabei wurde deutlich, wie stark vor allem die niedrigeren Betriebskosten der IP-Telefonie zu Buche schlagen.

Auch die Vorteile der IP-Telefonie für Kunden und Mitarbeiter traten offen zutage. So würde die Zusammenführung der Daten aus dem IT- und dem TK-System die Administration deutlich vereinfachen. Aktualisierungen von Benutzerdaten ließen sich mit der neuen Technologie erheblich schneller und kostengünstiger durchführen. Dazu zählt beispielsweise eine Namensänderung nach einer Heirat oder ein Umzug mit Telefonendgerät, Telefonnummer und allen individuell konfigurierten Merkmalen. Und die erweiterten Funktionalitäten der IP-Telefonie – intelligente Anrufverteilung, Vernetzung von Telefon, Fax, eMail – würden die Mitarbeiter bald nicht mehr missen wollen.

Geregelte Übergabe

Nachdem auf der Grundlage solider Daten die Entscheidung für IP gefallen war, übernahm Computacenter die Realisierung der neuen Lösung und unterstützte die Stadt Kevelaer als Partner für alle IP-Telefoniethemen. Die Leistungen reichten von der Konzeption und Planung über die Implementierung bis zur geregelten Übergabe des fertigen Systems an das EDV-Team der Stadtverwaltung.

Die Basis der Telefonielösung bilden Server, Endgeräte und andere Technologien von Cisco. Vom Hersteller Aurenz kam die Gebührenerfassung. Voicemail und Faxsystem sind von TE Systems.

Nutzen

„Seit Computacenter die IP-Telefonielösung bei uns eingeführt hat, sind die Betriebskosten deutlich gesunken“, freut sich Werner Barz, IT-Systemverantwortlicher. Da die intelligente Anrufweiterleitung die Verfügbarkeit und die Fachkompetenzen der Sachbearbeiter berücksichtigt, werden die Anrufer schneller an den Mitarbeiter weitergeleitet, der ihnen wirklich weiterhelfen kann. Sprach- und Faxnachrichten werden den Mitarbeitern jetzt automatisch per eMail zugestellt. Umgekehrt können die Mitarbeiter Faxe direkt aus ihrer Textverarbeitungs- oder Kalkulationsanwendung heraus verschicken. „All das hat sich sehr vorteilhaft auf die Zufriedenheit unserer Kunden und Mitarbeiter ausgewirkt“, stellt Barz fest.

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