Elektronische Postfächer Die „Besonderen“ im elektronischen Rechtsverkehr

Autor / Redakteur: Petra Waldmüller-Schantz / Manfred Klein

Zum Jahreswechsel treten neue Regelungen in Kraft, die den elektronischen Rechtsverkehr verbindlich regeln. Auf der Governikus-Jahrestagung wurde deutlich, dass bei den „besonderen Postfächern“, die das Gesetz vorsieht, noch Aufklärungsbedarf besteht.

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(© Governikus GmbH)

Bereits im Oktober 2013 wurde das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (eJustice-Gesetz) verabschiedet, dessen Regelungen 1.1.2018 verpflichtend in Kraft treten. Eine dieser Regelungen betrifft die sicheren Übermittlungswege, die gemäß eJustice-Gesetz in der Kommunikation mit den Gerichten festgelegt wurden.

Vor allem die sogenannten „besonderen Postfächer“ sind für verschiedene Berufsgruppen beziehungsweise Organisationen künftig in der Justizkommunikation zugelassen. Als weiterer sicherer Übermittlungsweg wurde die De-Mail gesetzlich verankert. Hinter den Akronymen beA, beBPo und beN verbergen sich die besonderen Postfächer: das besondere Anwaltspostfach, das besondere Behördenpostfach sowie das besondere Notarpostfach.

Die elektronische Kommunikation mit der Justiz erfordert jedoch ein Höchstmaß an Integrität und Authentizität, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit. Aus diesem Grund basiert der elektronische Rechtsverkehr hauptsächlich auf der etablierten EGVP-Infrastruktur, die sich vor allem durch eine starke Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auszeichnet. Des Weiteren werden die Anforderungen für das Schriftformerfordernis erfüllt, Sendeprotokolle und Signaturprüfungen ermöglichen die fristwahrende Einreichung. Durch Nutzung sicherer Verzeichnisdienste wird die Authentizität des Senders und des Empfängers gewährleistet.

Die EGVP-Infrastruktur beruht auf dem etablierten OSCI-Protokollstandard, auf dem nicht nur die Justizkommunikation, sondern auch die sichere Übermittlung von personenbezogenen und vertraulichen Daten in der Öffentlichen Verwaltung aufsetzt.

Im Gesetz zur Förderung im elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten (eJustice-Gesetz) wurde neben dem besonderen Anwaltspostfach (beA) das elektronische Behördenpostfach (beBPo) als ein zentraler Bestandteil der EGVP-Infrastruktur verankert und als ein „sicherer Übermittlungsweg“ für die Kommunikation mit der Justiz definiert.

beA für Rechtsanwälte

Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) hat auf Basis der justizspezifischen Anforderungen an die Kommunikation eine Software sowohl für die Kommunikation mit der Justiz als auch für die Kommunikation untereinander entwickelt und stellt diese sämtlichen BRAK-Mitgliedern zur Verfügung. Das beA ist eine Sende- und Empfangssoftware; ein entsprechender Verzeichnisdienst, in dem die Rechtsanwälte registriert werden, wird durch die BRAK betrieben.

beN für Notare

Für die Notare steht das besondere elektronische Notarpostfach zur Verfügung. Dieses stellt zwar bislang noch keinen sicheren Übermittlungsweg im Sinne der prozessrechtlichen Vorschriften dar, wurde aber von der Bundesnotarkammer bereits als eindeutiges Postfach für jeden Notar eingerichtet. Die Bereitstellung liegt dabei in der Verantwortung der Bundesnotarkammer.

beBPo für Behörden

Das als sicherer Übermittlungsweg im eJustice-Gesetz verankerte ­beBPo kann – anders als dies beim beA der Fall ist – unterschiedlich realisiert werden, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Näher spezifiziert wurden Teile der Neuregelungen ab 1.1.2018 in der am 24.11.2017 verabschiedeten elektronischen Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV). Im Wesentlichen handelt es sich bei den Neuregelungen um die

--> Verpflichtung zur Eröffnung eines sicheren Übermittlungsweges gemäß eJustice-Gesetz,

--> um die Zustellung gegen ein elektronisches Empfangsbekenntnis und

--> Übermittlung von strukturierten Daten.

Ab dem 1. Januar 2018 sind „Behörden“ aufgrund der gesetzlichen Neuregelungen verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Aufgrund der Regelungen zum eEB ist dazu die Eröffnung eines De-Mail-Kontos oder eines beBPo zwingend erforderlich! Die Justiz empfiehlt den Übermittlungsweg beBPo, da dieser allen Anforderungen im eRV entspricht und aufgrund der Integration im EGVP-Verbundsystem auch weitere Kommunikationspartner über diesen Kanal einbezogen werden können.

Betroffen sind von den Regelungen Behörden, Körperschaften und Anstalten öffentlichen Rechts sowie weitere Personen, Berufsgruppen und Organisationen, bei denen von einem erhöhten Zuverlässigkeitsbedarf ausgegangen werden kann. Zu nennen sind hier etwa Sparkassen, kassenärztliche Vereinigungen, Berufsgenossenschaften, Steuerberater etc.

Das elektronische Empfangsbekenntnis

Bei Schriftverkehr, für den die Justiz ein Empfangsbekenntnis fordert, muss ab dem 1. Januar von den Gerichten ein strukturierter elektronischer Datensatz im XML-Format zusätzlich zur Verfügung gestellt werden, der nur in strukturierter maschinenlesbarer Form an das Gericht übermittelt werden darf. Schriftverkehr mit elektronischem Empfangsbekenntnis (eEB) darf von den Gerichten dann nur über die Übermittlungswege ­beBPo oder De-Mail erfolgen. Sofern die Rücksendung nicht in der Sende- und Empfangssoftware umgesetzt ist, kann diese über eine von der Justiz zur Verfügung gestellte Web-Anwendung erfolgen.

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Gemäß ERVV sind ab dem 1. Januar bei der Übermittlung elektro­nischer Dokumente grundsätzlich bestimmte Metadaten als strukturierte Datensätze beizufügen. Auf www.justiz.de macht die Bundesregierung die Definitions- oder Schemadateien der strukturierten XML-Datensätze bekannt. Mindestens enthalten sein sollen:

--> Bezeichnung des Gerichts,

--> sofern bekannt, das Aktenzeichen des Verfahrens,

--> Bezeichnung der Parteien oder Verfahrensbeteiligte,

--> Angabe des Verfahrensgegenstandes,

--> sofern bekannt, das Aktenzeichen eines denselben Verfahrensgegenstand betreffenden Verfahrens und die Bezeichnung der die Akten führenden Stelle.

Sofern die Übermittlung der Strukturdaten im XML-Format nicht über die Sende- und Empfangssoftware erfolgt, können auch diese Daten über eine von der Justiz zur Verfügung gestellte Webanwendung bereitgestellt werden.

Besonderheiten

Aufgrund der Neuregelungen im eRV gibt es für Behörden Bereitstellungspflichten von Übermittlungswegen, wobei die Kommunikation mit Verfahrensbeteiligten in Straf- und Ordnungswidrigkeitsverfahren für Behörden zusätzlich Besonderheiten aufweist. Für den Empfang von Gerichtskommunikation, für die ein eEB gefordert wird, ist die Bereitstellung eines beBPo ODER De-Mail verpflichtend.

Sofern Behörden auch mit Verfahrensbeteiligten in Straf- und Ordnungswidrigkeiten kommunizieren, ist für Behörden die Bereitstellung eines beBPo UND De-Mail verpflichtend. Darüber hinaus sind weitere Kommunikationswege möglich.

Was heißt das für Behörden?

Die technischen Komponenten zur Realisierung eines beBPo sind in der Verwaltung vorhanden. Als Sende- und Empfangssoftware stehen unterschiedliche Möglichkeiten auf Basis von Anwendungen des IT-Planungsrates zur Verfügung. Eine OSCI-Infrastruktur wird von allen Bundesländern und vom Bund betrieben und kann von der Kernverwaltung natürlich auch für den elektronischen Rechtsverkehr genutzt werden.

Der Aufbau eines SAFE-konformen Verzeichnisdienstes, der für die eindeutige Identifizierung von Postfächern benötigt wird, aber auch dazu dient, dass Postfächer gefunden und adressiert werden können, ist ebenfalls über Anwendungen des IT-Planungsrates realisierbar.

Die Einbindung in die EGVP-Instruktur von beBPo-Verzeichnisdiensten wird von der AG IT-Standards der Bund-Länder-Kommission Justiz koordiniert. Es ist aber auch möglich, den Verzeichnisdienst der Justiz zu nutzen.

Organisatorische Voraussetzungen betreffen vor allem den eindeutigen Herkunftsnachweis, der über zwei Mittel herbeigeführt wird: Im Verzeichnisdienst wird ein beBPo als solches gekennzeichnet. Darüber hinaus benötigt ein beBPo eine Transportsignatur. Für diese reicht eine fortgeschrittene Systemsignatur, die allerdings von einem bestimmten Ausstellerzertifikat abstammen muss.

Last but not least erfolgt die Identifizierung und Registrierung durch eine beBPo-Prüfstelle, die dann auch das Postfach zur Verwendung freischaltet.

Aus EGVP mach beBPo

Behörden müssen kein neues Postfach einrichten, sofern sie bereits über ein EGVP-Postfach verfügen. Das EGVP-Postfach kann mit ­wenigen Schritten in ein beBPo umgewandelt werden:

--> Einbinden des fortgeschrittenen Signaturzertifikats für den ­beBPo-Herkunftsnachweis,

--> Prüfung der Identität und Zuordnung der EGVP-Rolle beBPo durch die zuständige Prüfstelle,

--> Dokumentation, wer zugangsberechtigt ist, wann das Zertifikat und das Zertifikatspasswort zur Verfügung gestellt wurden und wann die Zugangsberechtigung aufgehoben wurde.

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