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Stand und Entwicklungsperspektiven des IT-Controllings Die Behörden wollen jetzt mehr Kostentransparenz

Autor / Redakteur: Claudia Deimer, Prof. Dr. Walter Gora / Manfred Klein

Im Rahmen einer Masterarbeit im Studiengang „Leadership in Digitaler Kommunikation“ wurde am Institute of Electronic Business (IEB) in Berlin eine Untersuchung zum Stand und den Entwicklungsperspektiven des IT-Controllings im Öffentlichen Bereich durchgeführt.

( Archiv: Vogel Business Media )

Im Fokus der Befragung standen Öffentliche Verwaltungen, Behörden und öffentlich-rechtliche Unternehmen. Dabei werden unter öffentlichen Unternehmen solche Unternehmen verstanden, bei denen die Öffentliche Hand die Kapital- oder Stimmrechtsmehrheit besitzt.

Um herauszufinden, ob es Unterschiede zwischen Verwaltungen und Behörden auf der einen Seite und öffentlich-rechtlichen Unternehmen auf der anderen Seite in Bezug auf den Einführungsgrad des IT-Controllings und der eingesetzten Controlling-Instrumente gibt, sollten beide Organisationsformen bei der Befragung in ungefähr dem gleichen Umfang beteiligt werden.

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Um sicherzustellen, dass die Relevanz der IT und damit des IT-Controllings bei den befragten Unternehmen annähernd vergleichbar ist, wurden nur die größeren Öffentlichen Unternehmen und Behörden in die Befragung einbezogen. Dabei handelt es sich um Organisationen, deren IT-Dienstleistungen ähnliche Leistungsportfolios abdecken.

Representativer Durchschnitt

Die Gruppe der Behörden und Verwaltungen wurde in der Studie durch die zwölf IT-Dienstleister der einzelnen Bundesländer abgedeckt. Ministerien, kommunale Verwaltungen, Stadtwerke, Wohnungsbaugesellschaften oder ähnliche Organisationen konnten aufgrund der verfügbaren Zeit nicht mit in die Studie einbezogen werden.

Bei der Auswahl einer Gruppe von vergleichbaren öffentlich-rechtlichen Unternehmen fiel die Entscheidung für die größeren Flughäfen in Deutschland. Diese sind zum überwiegenden Teil in der Bundesrepublik Deutschland noch in öffentlichem Besitz. Und in der Regel gibt es nur einen großen Flughäfen in jedem Bundesland. Damit erhält man eine ähnliche flächenmäßige Abdeckung wie bei den IT-Dienstleistern der Bundesländer. Konkret fiel die Wahl auf die neun deutschen Flughäfen, die in der Arbeitsgemeinschaft Deutscher Verkehrsflughäfen in der Arbeitsgruppe ICTPS (Information- and Communication Technology – Process Support) organisiert sind und an denen der Bund und/oder die Länder gemeinsam mit hundert Prozent beteiligt sind.

Ergänzt wurde diese Gruppe durch sechs große öffentlich-rechtliche Unternehmen Berlins, deren IT-Verantwortliche sich regelmäßig austauschen. Diese haben nicht nur an der Befragung teilgenommen, sie wollen darüber hinaus auch die Ergebnisse einsehen.

Kernaussagen

Von den befragten Unternehmen hat die überwiegende Mehrheit bereits mit dem Aufbau eines IT-Controllings begonnen. Im Durchschnitt begannen die befragten Unternehmen Ende des letzten Jahrzehnts mit dem Aufbau ihres IT-Controllings. Wobei es aber in der Gruppe der befragten Unternehmen durchaus einige gibt, die aktuell kein IT-Controlling etabliert haben und teilweise auch keine Einführung in den nächsten Jahren geplant haben.

Der entscheidende Anlass, ein IT-Controlling aufzubauen, bestand für die befragten Unternehmen in der Notwendigkeit, Kostentransparenz zu schaffen. Fast die gleiche Wertigkeit hatte jedoch das Eigeninteresse der IT-Verantwortlichen, selbst mehr über ihre eigene IT zu erfahren.

Diese beiden Gründe wurden von 75 Prozent der antwortenden Unternehmen genannt und dabei in der Regel mit den höchsten Prioritäten versehen. Mit deutlichem Abstand bei der Anzahl der Nennungen und bei der Priorität folgten dann externe Anforderungen aus dem Risiko- oder Qualitätsmanagement, von vorgesetzten Stellen oder wegen der Auslagerung beziehungsweise einer Fusion des IT-Bereichs. Die mit der Einführung des IT-Controllings verfolgte Zielstellung liegt in der Verbesserung der Steuerungsmöglichkeiten des IT-Bereichs.

Dieser Grund wurde von 75 Prozent der befragten Unternehmen angeführt und liegt mit deutlichem Abstand vor anderen genannten Gründen. Dieses Ergebnis fällt umso mehr ins Gewicht, weil man die ebenfalls häufig genannten Ziele „Verbesserung der Termintreue von Projekten“, „verbesserte Budgeteinhaltung“ und „Effizienzsteigerung“ auch als Steuerungsinstrumente betrachten und diesem Komplex zuordnen kann.

Entscheidungsgrundlage gesucht

Mit fast gleich großer Relevanz wird bei der Einführung des IT-Contollings das Ziel verfolgt, eine Vergleichbarkeit mit dem Markt herzustellen und eine Entscheidungsgrundlage für die Beurteilung des sinnvollen Eigenleistungsanteils zu schaffen.

Diese beiden Gründe wurden ebenfalls von 75 Prozent der antwortenden Unternehmen genannt und dabei in der Regel mit den höchsten Prioritäten versehen. Mit deutlichem Abstand bei der Anzahl der Nennungen und bei der Priorität folgten dann externe Anforderungen aus dem Risiko- oder Qualitätsmanagement, von vorgesetzten Stellen oder wegen Auslagerung oder Fusion des IT-Bereichs.

Die befragten Unternehmen setzen als IT-Controlling-Instrumente mehrheitlich die Kostenrechnung, IT-Kennzahlen, das Projektcontrolling, die interne Leistungsverrechnung und Service Level Agreements ein. Drei Viertel der befragten Unternehmen griffen auf dieses breite Spektrum an IT-Controlling-Instrumenten zurück.

Methoden der Wirtschaftlichkeitsrechnung wie Kosten-Nutzenanalysen, Deckungsbeitragsrechnung, Rentabilitätsrechnung oder Prozesskostencontrolling werden nicht so häufig genannt, kommen aber auch bei der Hälfte der Unternehmen zum Einsatz. Dieser Unterschied zu den zuerst genannten IT-Controlling-Instrumenten verstärkt sich, wenn man eine Detailanalyse der Prioritäten vornimmt, mit denen die Unternehmen die IT-Controlling-Instrumenten versehen haben.

Keine Standardkennzahlen

In der Anzahl der genutzten Module und im Nutzungsgrad unterscheiden sich die Unternehmen. Aber als kaufmännisches Trägersystem setzen alle SAP R/3 in. Für Teilaspekte des IT-Controllings wurden teilweise Excel-Lösungen aufgeführt. Ein Drittel der Unternehmen verwies dabei auch auf SAP Business Warehouse als Auswertungsinstrument, das aktiv genutzt wird.

Aussagen über schlechte Erfahrungen wurden nur selten getroffen. Die Umsetzung der internen Leistungsverrechnung wurde einige Male als schwierig erwähnt. In einem Fall wurde auf die Einführung wegen des damit verbundenen Aufwandes verzichtet.

Bei den genutzten IT-Kennzahlen lassen sich keine Standard-Kennzahlen identifizieren. Jedes Unternehmen hat sich seine eigenen Kennzahlen erarbeitet und nutzt diese mit unterschiedlichen Zielstellungen. Teilweise handelt es sich um rein technische Kennzahlen wie Systemverfügbarkeiten oder Reaktionszeiten. Diese werden manchmal mit Unternehmenskennzahlen verbunden (Clients pro Mitarbeiter, IT-Durchdringungsgrad). Aber auch finanzielle Kennzahlen kommen zum Einsatz, wobei das Verhältnis von IT-Kosten zu Unternehmens-Umsatz am häufigsten genannt wurde.

Keine der von den Unternehmen genutzten IT-Kennzahlen wurde allerdings mehr als dreimal genannt. Somit lassen sich daraus keine allgemeinen Aussagen ableiten. Das Haupthindernis bei der Einführung des IT-Controllings waren die zu geringen verfügbaren Ressourcen. Als weitere gewichtige Hindernisse wurden unklare oder fehlende Zielvorgaben und aufwendige Abstimmungsprozesse angeführt. Von den Unternehmen, die mit der Umsetzung des IT-Controllings begonnen haben, haben fast alle einen großen Teil bereits realisiert, einige sehen sich schon am Ziel.

Die Ziele, die sich die einzelnen Unternehmen für die Umsetzung des IT-Controllings gesetzt hatten, wurden bei der Befragung allerdings nicht normiert, sodass der Zielerrei-chungsgrad subjektive Einschätzungen beinhaltet.

Bewertung der Ergebnisse

Die Ergebnisse zeigen, dass für die Mehrheit der befragten Unternehmen IT-Controlling seit vielen Jahren ein Thema ist und dass diese vor mehreren Jahren mit dem Aufbau eines IT-Controllings begonnen haben. Damit bestätigt sich in der Gruppe der befragten Unternehmen die These, dass IT-Controlling zunehmend auch in öffentlich-rechtlichen Unternehmen, Behörden und Verwaltungen Einzug hält und Bestandteil der Unternehmenskultur wird.

Bei den Unternehmen, die noch kein IT-Controlling eingeführt haben, handelt es sich überwiegend um Unternehmen mit einer kleinen IT-Abteilung von weniger als zehn Mitarbeitern. Hier ist zu vermuten, dass entweder die für den Aufbau eines IT-Controllings notwendigen Ressourcen nicht zur Verfügung stehen oder der Bedarf für die Einführung eines IT-Controllings im Gesamtunternehmen nicht besteht, weil die notwendigen Informationen und Entscheidungen ohne eine entsprechende Systematik generiert werden. Diese Vermutung lässt sich mit den vorliegenden Daten nicht untermauern, deshalb wird sie in Form von Feststellungen formuliert, die einer näheren Untersuchung und Untersetzung bedarf.

Bei den Unternehmen, die mit dem Aufbau eines IT-Controllings begonnen haben, bestand der Hauptgrund in der Erhöhung der Transparenz. Konsequenterweise wurde deshalb zunächst das operative Controlling und dort speziell das Betriebscontrolling eingeführt, auch wenn die Zielsetzung zum strategischen Controlling verfolgt wurde. Nach ihrer eigenen Einschätzung haben diese Unternehmen inzwischen mehr als die Hälfte des geplanten IT-Controlling-Konzeptes umgesetzt. Die Verfahren des Betriebscontrollings sind etabliert und der Fokus verlagert sich nun zunehmend zu den Fragestellungen des strategischen Controllings. Dabei werden aber keine einheitlichen Ansätze verfolgt, was man zum Beispiel an den vollkommen unterschiedlich strukturierten Kennzahlensystemen ablesen kann. Ein Grund dafür könnte die in folgender Hypothese formulierte Vermutung sein, die im Rahmen dieser Masterabeit aber nicht näher untersucht wurde: Die Instrumente des operativen IT-Controllings (Betriebscontrolling, Projektcontrolling) sind länger etabliert und mehr standardisiert als die Instrumente des strategischen IT-Controllings (Portfoliomanagement, Kennzahlen).

Fazit

Damit ist für Unternehmen auch leichter, sich bei der Einführung des operativen Controllings an den Erfahrungen anderer zu orientieren und deren Lösungen zu adaptieren, als dies beim strategischen Controlling möglich ist.

Wenn man sich ansieht, seit wann sich die befragten Unternehmen mit dem IT-Controlling beschäftigen, so fällt auf, dass einige Behörden und Verwaltungen damit bereits vor 20 Jahren begonnen haben, im Ergebnis aber nicht weiter sind als die öffentlich-rechtlichen Unternehmen, die erst deutlich später solche Projekte begannen.

Die Gespräche, die im Rahmen der Studie und während der Auswertung der Fragebögen geführt wurden, legen folgende Hypothese nahe, die aber ebenfalls nicht untersetzt ist: Bei öffentlich-rechtlichen Unternehmen ist der Druck zur Einführung eines IT-Controllings höher und die Geschwindigkeit bei der Umsetzung schneller als bei Behörden und Verwaltungen.

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(ID:2017317)