Wie IT kommunale Ämter und Behörden leistungsfähiger macht

Die Basis bürgerfreundlicher Kommunen

| Autor / Redakteur: Tim Austermann & Reinhard Barton / Susanne Ehneß

Unsichtbare Investition

Das Problem dabei: Die dafür nötigen IT-Anwendungen sind nicht sichtbar. Im Unterschied zu Zebrastreifen vor Altenheimen oder Haltestellen für Schulbusse und Sportplätzen lassen sich entsprechende Investitionen kaum im Wahlkampf nutzen. Das macht sie für Entscheidungsträger im politischen Raum häufig schwer vermittelbar.

Allerdings setzt sich auch in der Kommunalpolitik zunehmend die Erkenntnis durch, dass eine Effizienzsteigerung in den Kernprozessen der Verwaltung Voraussetzung für bessere Leistungen kommunaler Behörden ist.

Möglich wird dies durch den strategischen Einsatz von Informationstechnologie: Wer die Prozesse in der Kernverwaltung vereinfachen und beschleunigen will, braucht dafür eine einheitliche Plattform. Das Fundament dafür ist vielerorts bereits gelegt: Die kommunale Doppik beinhaltet großes Potenzial für die anstehende Prozessoptimierung.

Bislang werden die Möglichkeiten einer integrierten ERP-Software jedoch kaum ausgeschöpft. Statt eines Bürgerkontos führen viele Kommunen eine unterschiedliche Anzahl von Konten pro Bürger – je nachdem, wie viele Geschäftsvorfälle er auf Debitoren- und Kreditoren-Seite verursacht. Grund dafür sind die heterogenen IT-Infrastrukturen mit einer Vielzahl von Insellösungen für einzelne Fachverfahren. Bei der Umstellung auf die kommunale Doppik und der damit verbundenen Einführung betriebswirtschaftlicher Standardsoftware wurde auf eine durchgängige Integration der Systeme zumeist verzichtet, da entsprechende Lösungen für die spezifischen Anforderungen des öffentlichen Sektors nicht vorlagen.

Bürgerkonto

Heute jedoch lässt sich das Problem einer fehlenden Gesamtsicht auf den Kunden beispielsweise durch den Einsatz der Geschäftspartnerbuchhaltung von SAP in Verbindung mit dem „DZ-Kommunalmaster Doppik“ der Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) für Einnahmen und Ausgaben beseitigen. Egal ob wiederkehrende Einnahmen, Einzeleinnahmen oder Auszahlungen – mit der Geschäftspartnerbuchhaltung läuft der komplette Buchungsverkehr auf einer Plattform, über ein Bürgerkonto.

Der Vorteil: Die Stammdaten liegen nicht an zig verschiedenen Stellen in unterschiedlicher Form vor, sondern nur einmal. Das senkt den Aufwand schon bei der Erfassung und in der Folge bei jeder Änderung. Alle beteiligten Mitarbeiter haben eine zentrale und vollständige Sicht auf offene Posten des Geschäftspartners, gleich ob Bürger oder Firma. Aufrechnungsmöglichkeiten lassen sich mit wenigen Klicks prüfen und umsetzen.

Außerdem sinken das Fehlerrisiko und damit der Aufwand für Fehlbuchungen und Korrekturen. Auch die Bürger profitieren. Denn wenn sie eine Frage zu einem Bescheid haben, werden sie nicht von einem Sachbearbeiter an den nächsten verwiesen, sondern erhalten von einer Stelle kompetente Auskunft.

Um die Vorteile eines integrierten Finanzmanagements noch besser zu nutzen, steht mit dem „DZ-Kommunalmaster SteuernAbgaben (KM-StA)“ eine vollintegrierte Lösung für die Veranlagung bereit. Damit lassen sich in einer „Zen-tralen Abrechnungsgesellschaft“ Steuern, Gebühren und Abgaben aller Art abrechnen – auch über unterschiedliche Buchungskreise wie Kernverwaltung, Entwässerungsbetrieb und Müllabfuhr hinweg. Innerhalb des „Konzerns Kommune“ kommunizieren die verschiedenen Fachverfahren mit der Geschäftspartnerbuchhaltung und übertragen ihre Abrechnungsrohdaten an den KM-StA. Mit dieser Komplettintegration sind Kommunen dann auch in der Lage, entsprechend dem eGovernment-Gesetz Prozesse zum Nutzen des Bürgers zu digitalisieren.

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